Jour fixe: Ablauf, Regeln und hilfreiche Tipps
Wie heisst dieser wöchentliche Termin doch nochmal? Achja, der Jour fixe. Wir erklären worum es hierbei geht, was die Zielsetzung eines regelmäßigen Zusammenkommens sind und welche Regeln unbedingt einzuhalten sind, um einen effizienten Ablauf sicherzustellen.
Inhaltsverzeichnis
Definition und Erklärung: Was ist ein Jour fixe?
Der Jour fixe (kurz: JF) ist ein fester Tag, an dem sich Menschen regelmäßig treffen. Der Begriff stammt aus dem Französischen (jour = Tag, fixe = fest) und wird nur im Deutschen in diesem Zusammenhang genutzt. Im Französischen spricht man von „réunion de travail régulière“, auf Englisch von „regular meeting“.
Herkunft des Begriffs
Der JF hat sich im Geschäftsalltag und dort vor allem im Projektmanagement als Synonym für einen festen Zeitpunkt, für ein Treffen oder auch ein Meeting etabliert. Der Tag ist nicht nur ein Termin, sondern es handelt sich dabei um einen wiederkehrenden, sich in regelmäßigem Turnus wiederholenden Termin, der in der Regel auch am gleichen Wochentag und zum gleichen Zeitpunkt stattfindet.
Schon im 18. Jahrhundert gab es bereits den Begriff. Damals handelte es sich um einen Tag, an dem sich Haushalte von Rang und Namen sich über Besuch – zum Beispiel von renommierten Künstlern – freuten, auch ohne diesen vorher ganz offiziell geladen zu haben, wie es damals sonst Brauch war.
Was wird am Jour fixe gemacht?
Entsprechende Termine sind in der Geschäftswelt sehr beliebt, da sie einen verlässlichen Ablauf ermöglichen. So werden zum Beispiel regelmäßige Status-Meetings von Arbeitsgruppen immer gerne an einem Jour fixe abgehalten. Durch die Regelmäßigkeit kann ein entsprechender Termin mehr ins Bewusstsein aller Teilnehmer gelangen, weswegen Termine an einem Jour fixe auch seltener vergessen werden. Termin-Erinnerungen oder auch Termin-Knappheit kann so vorgebeugt werden.
Idealerweise schaffen es so am JF immer alle wichtigen Teilnehmer, pünktlich und vorbereitet zum regelmäßigen Meeting zu erscheinen. In größeren Teams treffen sich die Projektleiter, in kleineren Teams alle Teammitglieder insgesamt. Man kann gemeinsam über den Status vereinzelter Projekt sprechen, Ergebnisse präsentieren, Kenntnisse angleichen oder auch Änderungen vorschlagen und verabschieden. Als feste Bestandteile gelten eine Protokollführung, die Protokollnachlese der letzten Zusammenkunft, die Besprechung aller wichtiger Punkte und die Vorbereitung der nächsten Projektphasen. Der Jour fixe ist somit ein ganz entscheidender Fixpunkt im Projektmanagement für die nachfolgenden Tage, die dann wiederum als Vorbereitung für den nächsten fixen Termin angesehen werden können.
Effizienter Ablauf eines Jour fixe
1. Vorbereitung
Der JF sollte gut vorbereitet sein, so dass es für alle Teilnehmer als zielführend und interessant empfunden wird. Erstellen Sie eine Agenda mit den Themen, die besprochen werden sollen. Drucken Sie ggf. weiterführende Informationen aus, die zur Klärung von Sachverhalten führen und Ihnen als Argumentationsgrundlage weiterhelfen.
2. Begrüßung
Der Jour fixe sollte mit einer kurzen freundlichen Begrüßung bzw. mit einem Small-Talk beginnen. Fragen Sie z.B. Ihren Chef wie der Messebesuch verlaufen ist, oder ob er sich gut im Urlaub erholt hat.
3. Hauptteil
Im Hauptteil des JF gehen Sie Punkt für Punkt Ihre Agenda, die als roter Leitfaden dienen soll, durch. Die Agenda sollte dabei grundsätzlich so strukturiert sein, dass sie mit den unkomplizierten Themen beginnen, die oftmals nur reinen Informationscharakter haben.
Die schwierigen Themen sollten Sie sich für den mittleren Teil der Agenda aufheben. Abschließend bietet es sich wiederum an, den Jour fixe mit “seichten” Themen ausklingen zu lassen, um in angenehmer Atmosphäre das Jour fixe zu beenden Hierbei könnte es z.B. um Themen gehen, bei welchen Sie wissen, dass Sie mit Ihrem Chef wahrscheinlich derselben Meinung sind.
Machen Sie abschließend im Hauptteil darauf aufmerksam, dass Sie nun soweit mit Ihre Themen fertig sind. Fragen Sie, ob es von Seiten anderer Teilnehmer noch weitere Punkte gibt, die besprochen werden müssen.
4.Verabschiedung
Am Ende sollten Sie sich kurz für den informativen, konstruktiven Austausch bedanken. Bedenken Sie jedoch, dass der Ablauf der beschriebene Ablauf nicht in Stein gemeißelt ist, sondern auch situatives Handeln erfordert.
Grundsatz-Regeln beim Jour fixe
Es gibt einige grundsätzliche Regeln für den Jour fixe, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Auf Pünktlichkeit achten
Wie bei jedem anderen Business-Termin auch, gilt es pünktlich zu erscheinen. Kommt es zu einer Verspätung, so kann es passieren, dass JF-Teilnehmer anschließenden Verpflichtungen nicht mehr nachkommen können. Es kann zu weiteren terminlichen Verzögerungen kommen.
2. Rechtzeitig Termin verschieben
Sobald Sie wissen, dass es Ihnen nicht möglich ist, einen Jour fixe wahrzunehmen,sagen Sie diesen ab oder verschieben Sie ihn.
3. Am selben Ort treffen
Der JF findet nicht nur zum selben Termin, sondern auch immer am selben Ort statt. So lässt sich weiterer Abstimmungsbedarf reduzieren.
4. Den grundsätzlichen Inhalt und Ablauf abstimmen
Definieren Sie mit den Teilnehmern den grundsätzlichen Inhalt und den Ablauf zukünftiger Jour fixe ab. Mögliche Themen können sein: Wie ist der Projektstatus? Welche Probleme gibt es? Welche neuen Fragestellungen und Probleme tauchen auf? Wie entwickelt sich der Umsatz und wie die Kosten? Klären Sie zudem ab, ob vorab eine Agenda verschickt werden soll und ob ein Protokoll erforderlich ist und wer dieses erstellen soll. Ob Gäste am Jour fixe teilnehmen können, gilt es ebenfalls zu klären.
Häufig gestellte Fragen
1. Wie lange sollte ein Jour fixe dauern?
Hierfür gibt es keine feste Regelung. Grundsätzlich gilt: So kurz wie möglich, so lange wie nötig. Alles wichtige sollte besprochen werden. In der Praxis kommt es jedoch oftmals vor, dass der rote Faden verloren geht und somit das Jour fixe wenig effizient gestaltet wird.
2. Wann sollte es stattfinden?
Das Meeting sollte in regelmäßigen Abständen stattfinden. Zum Beispiel wöchentlich, monatlich oder quartalsweise.
3. Ist der Versand einer Agenda erforderlich?
Eine Agenda kann vorab verschickt werden. Es bietet sich an in einem Dokument, auf das jeder Teilnehmer zugreifen kann und Schreibrechte hat, als editierbare Agenda zu hinterlegen. Jeder Teilnehmer sollte jedoch für sich eine Liste mit allen für ihn relevanten Themen erstellen.
4. Ist ein Protokoll erforderlich?
Nach jedem Jour fixe sollte ein Protokoll verschickt werden. So lässt sich sicherstellen, dass zu jedem Zeitpunkt nachvollzogen werden kann, was, wann und mit wem vereinbart wurde.
5. Heisst es „das“ oder „der“ Jour fixe?
Die korrekte grammatikalische Bezeichnung ist laut Duden der Jour fixe.
6. Welcher Personenkreis sollte teilnehmen?
Bevor der erste JF stattfindet, sollte der teilnehmende Personenkreis definiert werden. Hierzu gehört meist der Vorgesetzte und mindestens ein Mitarbeiter, die sich im Rahmen ihrer Zusammenarbeit austauschen.
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