Arbeitsablaufplan

Definition: Was ist der Arbeitsablaufplan?

Ein Arbeitsablaufplan ist ein Hilfsmittel aus dem Projektmanagement. Der Arbeitsablaufplan beinhaltet alle Elemente eines Prozesses. Zum einen sind die einzelnen Meilensteine beschrieben. Hinzu kommen die Projektschritte, die von einem Meilenstein zum nächsten und schließlich bis zum Ziel führen. Die einzelnen Projektschritte wiederum sind im Detail beispielsweise hinsichtlich ihrer Tätigkeiten, Personalbedarf, Kostenschlüssel und Entscheidungsbefugnissen definiert. Je nach Vorhaben kommen weitere spezifische Einzelheiten hinzu. Der Arbeitsablaufplan ist wie das Handbuch, das die Beteiligten vom Ausgangspunkt bis zum Ziel führt. Checklisten, Diagramme, Zeitstrahle und Kapazitätenplanungstools sind hilfreiche Bestandteile, die einen Arbeitsablauf erfüllbar machen.

Vorteile des Arbeitsablaufplan

Wo immer es geht, nutzen erfahrene Projektmanager vordefinierte Arbeitsabläufe, vorausgesetzt, sie haben sich in der Vergangenheit bewährt. Das hilft dabei, Zeit, Ressourcen und damit letztlich Geld zu sparen. Der Arbeitsablaufplan ist die Grundlage für die meisten Tätigkeiten eines Projektmanagers. Er organisiert mit seiner Hilfe die anstehenden Arbeitsschritte, trägt Fortschritte ein, vervollständigt Angaben und ergänzt Informationen. Projektmanagement ist eine Tätigkeit, die sich ohne den Arbeitsablaufplan zu einem wahren Chaos entwickeln kann. Andererseits dürfen die Arbeitsschritte im Arbeitsablaufplan auch nicht zu detailliert beschrieben sein. Das ist einerseits zu zeitintensiv und andererseits schränkt es die betroffenen Personen in ihrem Handlungsspielraum ein.

Beispiel: Eine E-Mail zu schreiben ist kein Arbeitsablauf. Die schriftliche Abstimmung eines Termins mit einem Kunden hingegen lässt sich sehr wohl standardmäßig als Arbeitsablauf definieren. Dieser könnte zum Beispiel so aussehen:

• E-Mail mit Mustertext A an den Kunden schicken und auf Wiedervorlage legen (2 Tage)
• Nach 2 Tagen nachfassen und Mustertext B hinterher mailen. Wiedervorlage (2 Tage)
• Falls keine Reaktion erfolgt, den Kunden anrufen (Nutze Arbeitsanweisung C)
• Abgesprochenen Termin in den Kalender eintragen und Kollege D mit Muster-E-Mail E in Kenntnis setzen

Anwendung von Tools in der Praxis

Wird ein Arbeitsablauf wie im Beispiel beschrieben, handelt es sich um eine konkrete Arbeitsanweisung. Projektmanager nutzen verschiedene professionelle Tools, um die Arbeitsabläufe zu organisieren, zu dokumentieren, zu kontrollieren und zu verbessern. Dabei haben sich unterschiedliche Oberflächen bewährt. Welche Software die passende ist, hängt zum einen vom Projekt und zum anderen vom Projektleiter ab.

Anbieter gibt es viele, auch für spezielle Branchen. So greifen Architekten, Informatiker oder Ärzte auf sehr spezielle Projektmanagementsoftware zurück. Diese sind in erster Linie auf ihre typischen beruflichen Belange ausgerichtet. Kleine Firmen mit überschaubaren Projekten können ihren Arbeitsablaufplan auch vollständig in Eigenregie über ein Tabellenkalkulationsprogramm in Kombination mit einem Kalendertool erledigen. Das erfordert ein wenig Geschick und Initiative, spart aber viel Geld. Allerdings ist es ratsam auf professionelle Software zurückgreifen, wenn die Ressourcenplanung mehrere Personen und Einzel-Arbeitspakete umfasst.

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