ALPEN-Methode

Definition: Was ist die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode wird im Arbeitsalltag für das Zeitmanagement genutzt. Der Name ergibt sich aus folgenden Punkten:

• A = Anfallende Aufgabe und Aktivitäten notieren.
• L= Länge der voraussichtlich dafür benötigten Zeit abschätzen.
• P= Pufferzeiten für unerwartete Ereignisse einkalkulieren
• E= Entscheidungen treffen, welche Aufgaben wichtig oder dringend sind.
• N= Nachkontrolle, inwiefern der Plan eingehalten wurde.

Zu Beginn eines Tages werden die anstehenden Aufgaben in einem Tagesplan festgehalten. Im nächsten Schritt findet eine Zeiteinteilung für die jeweiligen Aktivitäten statt. Durch die Planung des Zeitaufwandes lassen sich gegebenenfalls Aufgaben sinnvoll delegieren. Bei der Zeitplanung sind Pufferzeiten zu beachten. Diese sind wichtig, damit der Plan nicht durcheinander kommt, wenn es zu unerwarteten Anrufen oder Aufträgen kommt. Die ALPEN-Methode sieht daher vor nur 60 Prozent des Tages effektiv zu verplanen. 20 Prozent sollten als Pufferzeit eingeplant werden und weitere 20 Prozent für soziale Aktivitäten, wie Gespräche mit den Kollegen.

Mit der erfolgreichen Umsetzung der ALPEN-Methode kann die Produktivität gesteigert und die Zeit effektiver genutzt werden.

Beispiel

Der Tagesplan sieht ein Meeting von 20 Minuten vor. Sind die 20 Minuten verstrichen, wird versucht das Meeting zu verkürzen und die wichtigen noch offenen Punkte so schnell wie möglich zu klären. Das Gespräch wird so effektiver und durch die Einhaltung des Zeitrahmens bleibt genügend Zeit für die anderen anstehenden Aufgaben. Sollte dies nicht möglich sein, fällt die mehr genutzte Zeit in den eingeplanten Zeitpuffer.

Erklärvideo

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