Digitale Transformation im Personalwesen: Erfolgsstrategien für KMUs

In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt haben KMUs oft nicht die Ressourcen, um mit großen Unternehmen bei der Rekrutierung von Talenten mitzuhalten. Damit Personaler ihre Aufgaben dort auch künftig gewinnbringend erfüllen können, ist die Digitalisierung von HR-Prozessen längst mehr als nur ein „Nice-to-have“ – sie ist zur Notwendigkeit geworden.

Die Digitalisierung von den vielfältigen Unterlagen in diesem Bereich – von Verträgen bis hin zu Akten von Mitarbeitenden – und HR-Prozessen steigert die Effizienz, verringert den administrativen Aufwand und ermöglicht es HR-Profis, sich auf strategische und kreative Aufgaben zu konzentrieren. Für Mitarbeitende bedeutet das im Umkehrschluss schnellere, transparentere Prozesse und eine verbesserte Employee Experience. Eine Studie des Personalmagazins aus dem Jahr 2024 schätzte, dass rund 90 % ein hohes bis sehr hohes Potential darin sehen, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren. Die Relevanz einer Digitalisierung der HR hat demnach grade für KMU erkennbar zugenommen.

Es gilt folglich – je digitaler die HR-Arbeit, desto erfolgreicher das Unternehmen. Doch wie gelingt der Schritt in die digitale Zukunft des Personalwesens, ohne sich in der Komplexität neuer Technologien zu verlieren?

Eine bedarfsgerechte Digitalstrategie erleichtert die HR-Arbeit

Eine auf die konkreten Anforderungen und Bedarfe der HR-Abteilungen zugeschnittene Digitalstrategie ist essenziell. Sie muss die Integration bestehender Systeme berücksichtigen, denn oftmals sind HR-Anwendungen nicht miteinander kompatibel und können keine Daten austauschen. Ein weiterer Punkt: Die Sicherheit der Daten und Systeme, denn Personaldaten sind besonders sensibel. Grundsätzlich muss bei den Mitarbeitenden auch für Verständnis für die Transformation geworben werden.

Dies gilt es bei der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen im HR-Bereich zu bedenken. Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie umfasst daher nicht nur die Digitalisierung von Personalakten, sondern auch die Automatisierung von HR-Prozessen, eingebettet in eine sichere und aktuelle IT-Infrastruktur.

Dokumente Schritt für Schritt digitalisieren

Vom physischen Dokument zur automatisierten Datei sind vier Schritte zu gehen. Der erste Schritt ist das Sortieren der physischen Dokumente. Hierbei geht es darum, die Unterlagen nach Relevanz und Themengebieten zu ordnen, um den späteren Digitalisierungsprozess zu optimieren.

Im nächsten Schritt folgt das Kategorisieren der Unterlagen. Diese Kategorisierung ist entscheidend für eine spätere einfache Auffindbarkeit der digitalen Daten. Die Dokumente werden in vordefinierte Kategorien eingeordnet, etwa nach Themen, Abteilungen oder Dokumentarten.
Nach der Kategorisierung beginnt der Prozess des Scannens. Dabei werden die physischen Dokumente in digitale Formate wie PDF oder TIFF umgewandelt.

Der abschließende Schritt ist die Automatisierung der Daten. Mithilfe von Softwarelösungen können die erfassten und kategorisierten Daten automatisch verarbeitet, gespeichert und in Datenbanken integriert werden. Zudem können durch Automatisierung Workflows optimiert und der manuelle Aufwand verringert werden.

Ein sicherer Rahmen für digitale Daten und Prozesse

Für die digitalisierten Daten, aber auch die physischen Altbestände sind eine Aufbewahrung entlang der geltenden Datenschutz- und Compliance-Richtlinien essenziell, denn Personaler verarbeiten täglich sensible Daten der Mitarbeitenden. Die digitale Transformation muss die sichere Speicherung und Verwaltung sensibler Personendaten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gewährleisten und höchste Sicherheitsstandards einhalten. Hier sind regelmäßige Audits notwendig, um die DSGVO-Konformität dauerhaft sicherzustellen. So schaffen Unternehmen Vertrauen der Mitarbeitenden in digitale Prozesse.

Darüber hinaus ist eine aktuelle IT-Infrastruktur von entscheidender Bedeutung. Eine moderne, skalierbare Infrastruktur bildet die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung digitaler HR-Prozesse. Sie schützt nicht nur die Daten, sondern stellt sicher, dass neue Technologien problemlos integriert werden können, ohne die Effizienz oder Sicherheit der Systeme zu gefährden.

Die Zukunft des Personalwesens ist digital

Eine bedarfsgerechte Digitalstrategie ist entscheidend, um die HR-Abteilung als zukunftsfähigen Bestandteil des Unternehmens zu positionieren. So können HR-Abteilungen sicher und effizient die digitale Transformation vorantreiben und ihre Mitarbeitenden besser betreuen. Mit einer solchen Strategie wird die HR-Abteilung nicht nur effizienter, sondern trägt auch aktiv dazu bei, eine positive Employee Experience zu schaffen und Unternehmen für die Herausforderungen der Zukunft zu wappnen.

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