Vorteile und Einsatzgebiete der digitalen Archivierung von Dokumenten

Was ist digitale Archivierung?

Als digitale Archivierung bezeichnet man die elektronische Speicherung, Verwaltung und langfristige Sicherung von Dokumenten und Daten. Die Basis sind moderne Technologien wie Dokumentenscannern, Datenbanken und Cloud-Dienste.

Grundprinzipien der digitalen Archivierung:

• Sicherheit: Sie bietet Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust durch Verschlüsselung und regelmäßige Backups.
• Effizienz: Man hat einen schnellen Zugriff auf archivierte Informationen dank leistungsfähiger Suchfunktionen.
• Langfristigkeit: Sie ermöglicht die Lesbarkeit über viele Jahre durch Standardformate wie PDF/A.

Vorteile der digitalen Archivierung

Im Vergleich zur physischen Archivierung hat die digitale Archivierung viele Vorteile:

• Durch die Automatisierung von Archivierungsprozessen wird der Verwaltungsaufwand minimiert, sodass Dokumente schnell und einfach gefunden werden können. Dadurch sparen Sie Zeit und auch Kosten.
• Sensible Daten werden durch Verschlüsselung und Zugriffssteuerung geschützt. Dadurch sind die Dokumente sicherer. Da die Dokumente revisionssicher gespeichert werden, können Sie gesetzliche Vorschriften wie der GoBD und DSGVO einhalten.
• Ein weiterer Vorteil ist die Platzersparnis. Digitale Archive benötigen keinen physischen Stauraum. Das spart Kosten und setzt Büroflächen frei. Zudem trägt die digitale Archivierung zur Umweltfreundlichkeit bei, da Sie Ihren Papierverbrauch reduzieren können.
• Schließlich bietet sie eine bessere Zugänglichkeit und Flexibilität. Durch die Cloud-Integration können Mitarbeiter jederzeit und von überall auf Dokumente zugreifen. Dadurch wir die Zusammenarbeit bei den Beschäftigten gefördert.

Einsatzgebiete der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung hat sich in vielen Unternehmensbereichen bewährt und vereinfacht alltägliche Prozesse grundlegend.
Im Rechnungswesen und der Buchhaltung wird sie eingesetzt, um Belege automatisch zu erfassen, strukturiert abzulegen und revisionssicher zu speichern. Das erspart Zeit. Gerade für die Vorbereitung von Jahresabschlüssen ist dies vorteilhaft, da alle Unterlagen einfach und schnell zugänglich sind.

Auch im Personalmanagement spielt die digitale Archivierung eine wichtige Rolle. Personalakten, Arbeitsverträge und Bewerbungen können digital verwaltet und bei Bedarf direkt abgerufen werden. Das beschleunigt Abläufe wie das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen.

In der Logistik und Supply Chain optimiert sie die Nachverfolgbarkeit. Lieferscheine, Bestellungen und Verträge werden zentral gespeichert und stehen jederzeit zur Verfügung. Dies erleichtert den Überblick und erfüllt rechtliche Anforderungen.

Im Gesundheitswesen nutzt man die digitale Archivierung für die sichere Speicherung von Patientenakten. Sie erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen und sorgt dafür, dass sensible Daten DSGVO-konform verarbeitet werden.

Worauf sollte man bei der Auswahl einer digitalen Archivierungslösung achten?

Die Wahl der richtigen Archivierungslösung ist unumgänglich. Hierbei sollten Unternehmen vor allem auf einige zentrale Aspekte achten.
Ein wesentlicher Punkt ist die Technologie. Ein Dokumentenscanner mit einer zuverlässigen OCR-Funktion (Optical Character Recognition) ist unverzichtbar, um Papierdokumente präzise zu digitalisieren, um sie später problemlos durchsuchen zu können. Dies ist die Grundlage für ein effizientes digitales Archiv.

Auch die Integration spielt eine wichtige Rolle. Die Archivierungslösung sollte sich problemlos in bestehende Systeme wie ERP- oder DMS-Software integrieren lassen. Dadurch werden Arbeitsabläufe nicht unterbrochen, sondern optimal ergänzt.

Ein weiteres Kriterium ist die Skalierbarkeit. Unternehmen wachsen und damit steigen auch die Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Eine gute Archivierungslösung sollten Sie flexibel erweitern können, damit man auch die zukünftigen Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen kann. Nicht zuletzt sind Sicherheitsstandards entscheidend. Verschlüsselung, Benutzerrechte-Management und regelmäßige Backups sorgen dafür, dass sensible Daten geschützt bleiben und unbefugter Zugriff vermieden wird.

Fazit

Die digitale Archivierung bietet Unternehmen die Möglichkeit, effizienter, sicherer und nachhaltiger zu arbeiten. Von der Kostenreduktion bis zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bietet sie viele Vorteile.

Ihr nächster Schritt: Analysieren Sie Ihre aktuellen Archivierungsprozesse und prüfen Sie, wie digitale Lösungen Ihre Abläufe optimieren können. Der Einstieg in die digitale Archivierung ist nicht nur eine Investition in Effizienz, sondern auch in die Zukunft Ihres Unternehmens.

^{Bildnachweis: istockphoto.com/NanoStockk}