Effizientere Meetings erfolgreich durchführen

Daniela ist spät dran. Ihr Kleiner musste in den Kindergarten und hat gequengelt. Das Meeting beginnt während der Fahrt ins Büro. Sie schaltet sich via Handy zu, versucht, sich zu zeigen und diskutiert mit. Während des Fahrens! Jeder Tag ist voll mit Besprechungen aller Art. Ihre Arbeit kann sie nur schaffen, wenn sie während eines Meetings E-Mails beantwortet und Powerpoints vorbereitet. Sie trägt Videocalls, die es gar nicht gibt, in ihren Kalender ein, um wenigstens ab und an Luft zu bekommen.

Den anderen im Unternehmen geht es genauso. Höchste Zeit, die internen Meetings zu optimieren und effizienter zu machen. Aber wie? Im ersten Schritt wird das Bestehende hinterfragt: Anzahl, Form, Inhalt, Ort, Teilnehmende, Dauer, alles kommt auf den Prüfstand. Meeting-Marathons, Geschwafel, Plänkeleien, Endlosdebatten und Ergebnisarmut sind reinste Verschwendung. Dafür hat niemand noch länger Zeit.

Das Ziel ist klar: Meetings müssen Ergebnisse bringen, vor allem schnelle, gute Entscheidungen, damit der Sprung in die Zukunft gelingt. Ergo: Die Zeit wird gestrafft. Ins Meeting darf nur, wer zum Thema einen Beitrag leisten kann. Unnötiges wird rigoros ausgemistet. Und der Ablauf für ein optimales Meeting wird definiert.

Die Grundregeln für eine hohe Meetingeffizienz

Die Grundregel bei einem Meeting lautet: Jeder Teilnehmende handelt zu jedem Zeitpunkt nach bestem Wissen, Gewissen und Kenntnisstand. Zudem ist jeder Anwesende verantwortlich dafür und trägt mit seinem Verhalten dazu bei, dass das Meeting gelingt. Basis dafür sind die folgenden Meeting-Grundsätze:

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• Wir pflegen einen wertschätzenden Umgang miteinander.
• Jeder hat die Pflicht und das Recht, seine Meinung zu sagen.
•  Wir fassen uns kurz und hören einander respektvoll zu.
•  Jeder spricht nur dann, wenn er Relevantes/Substanzielles vorbringen kann.
•  Jeder kommt bei Diskussion und Entscheidungen gleichwertig zu Wort.

Ein effizientes Meeting, egal ob physisch oder remote, dauert maximal 50 Minuten, damit die Teilnehmenden zwischen zwei Meetings, die am besten zur vollen Stunde beginnen, eine Verschnaufpause haben.

Bausteine und Circa-Zeiten für ein optimales Meeting. Grafik: Anne M. Schüller

So kommen Sie immer pünktlich zum nächsten Meeting. Zudem bleibt Zeit für den Gang zur Kaffeeküche oder anderswohin, für das Beantworten eiliger Mails oder die Einstimmung auf das neue Meeting.

Zwei besondere Rollen, damit Meetings gelingen

Im Meeting selbst gibt es zwei besondere Rollen: Die des Moderators und die des guten Gewissens. Beide Rollen rollieren, sie werden in jedem Meeting von einer anderen Person eingenommen, damit jeder das mal übt.

Die Moderation

Der Moderator, manchmal auch Facilitator oder Head of Meeting genannt, kümmert sich um die inhaltlichen Aspekte und – unterstützt durch automatisierte Prozesse – um einen zielführenden Ablauf:

• Er erfragt von den Teilnehmenden die Tagesordnungspunkte mit Zeitangaben.
• Er stellt diese im Vorfeld in Form einer Agenda für alle Teilnehmenden bereit.
•  Er beschafft bei physischen Meetings den Raum, Bestuhlung und Verpflegung.
•  Er organisiert die notwendige Technik, bei Bedarf auch Moderationsmaterial.
•  Er moderiert den Ablauf laut Agenda und achtet auf die Einhaltung der Zeit.
•  Er erstellt eine Dokumentation der Ergebnisse/Entscheidungen/Beschlüsse.

Das gute Gewissen

Das Gewissen sorgt sich um die emotionale Hygiene im Meeting. Wer als Gewissen spricht, signalisiert das als Teilnehmer zum Beispiel so: „In meiner Rolle als Gewissen möchte ich an die Kommunikationsregeln erinnern, auf die wir uns im Rahmen des letzten Klärungsmeetings geeinigt haben.“ Läuft eine Diskussion aus dem Ruder, stellt das Gewissen Fragen wie diese:

• War das die kürzeste Form, in der du das Thema ansprechen konntest?
• War das jetzt wertvoll und würdigend gedacht?
• War das ein Beitrag, der zur Effizienz des Meetings beitragen konnte?

Die vereinbarten Regeln kann man auf Schilder schreiben und sie liegen für das Gewissen zum Hochhalten parat: Kurzfassen, zuhören, wertschätzen, ausreden lassen. Zudem hat das Gewissen eine Zimbel, d.h. ein kleines, glockenähnliches Instrument, zur Hand. Wird viel gejammert, eine Idee zerfleddert, wird es zynisch oder ein Angriff „persönlich“, kann sie erklingen. Für die Dauer des zarten Nachhalls überlegt jeder still, wie man es besser machen kann.

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Fünf Bausteine für den optimalen Meetingverlauf

Der Ablauf eines effizienten Meetings kann sich in fünf Bausteine gliedern:

Baustein 1: Check-in

Er dient der Begrüßung und dem Ankommen im Meeting. Jeder kann, muss aber nicht, ganz kurz sagen, wie es ihm geht, was ihn umtreibt, erfreut oder belastet. Vor allem bei virtuellen Meetings kann dies helfen, das Befinden der einzelnen Teilnehmenden situativ zu erfassen. Alle Aussagen werden akzeptiert, jedoch nicht diskutiert oder kommentiert, auch nicht mit „Späßchen“.

Baustein 2: Emotion

Man beginnt ein Meeting niemals mit Misserfolgen (unerreichte Planzahlen usw.), sondern mit einer frohen Botschaft, das heißt man kommuniziert Erfolge. Dazu zählen etwa die „High-Five der Woche“. Das kann ein besonderes Team-Erlebnis, ein Lernerfolg, eine Spitzenbewertung im Web, ein toller Pressebericht, eine Ehrung, ein kennzahlenmäßig gutes Ergebnis sein. Oder unter dem Motto „Der Kunde spricht“ erzählt man sich Erfolgsgeschichten, in denen es um gelungenes Kundenbeziehungsmanagement geht. Weshalb das? Kein Sportler führt sich sein Misslingen vor Augen, wenn er zum nächsten Sieg eilen will. Er visualisiert seine größten Erfolge.

Baustein 3: Interaktion

Dies ist der zeitintensivste Baustein. Nun werden die anstehenden Punkte aus der vorab erstellten und mit Zeitfenstern versehenen Agenda diskutiert, entschieden und in ein To-do-Protokoll überführt. Punkte, die sich erst im Verlauf des Meetings aufgetan haben, stellen Sie in eine Pufferzone ans Ende des Meetings oder Sie übertragen sie – je nach Priorität und Umfang  – in die Agenda des Folgemeetings.

Um den Ablauf zu beschleunigen, stellt der Einreicher hinter seinen Tagesordnungspunkt ein I, ein B oder ein E, damit klar ist, welches Ziel er angehen will.

• I bedeutet Information und bildet die Ausnahme, weil Informationen normalerweise auf andere Weise fließen können und sollen als in einem Meeting.
• B bedeutet Beratung. Hier geht es darum, möglichst viele verschiedene Blickwinkel zu einem Thema zu beleuchten oder eine größere Bandbreite an Meinungen einzuholen. Wird hingegen nur eine zweite Meinung benötigt, wird diese außerhalb des Meetings vorab eingeholt und dann vorgetragen.
• E bedeutet Entscheidung. Hierzu werden im Vorfeld alle notwendigen Infos verteilt, so dass die Teilnehmenden vorbereitet sind und Entscheidungen zügig treffen können. Statt langer Diskussionsrunden wählt man schnelle Entscheidungsverfahren, bei Online-Meetings z. B. Mentimeter.

Baustein 4: Reflexion

Jedes Meeting verdient eine Kurzreflexion. Ziel ist die fortlaufende Optimierung der Meeting-Performance. Wer etwas dazu sagen will, sollte seinen wichtigsten Punkt in einem Satz benennen. Nimmt man sich mehr Zeit, weil das Verbessern eine hohe Priorität hat, wird das Feedback schriftlich in Spalten festgehalten. Spalte 1: Was war heute gut? Spalte 2: Was sollten wir beim nächsten Meeting anders machen? Bei mehreren Punkten in der Verbesserungsspalte priorisiert man gemeinsam einen Punkt. Dieser wird in die Agenda des Folgemeetings aufgenommen. Bei dessen Beginn wird daran erinnert. Die Umsetzung wird in einer Erledigt-Spalte notiert.

Baustein 5: Check-out

Am Ende des Meetings gibt jeder, der möchte, ein kurzes Abschluss-Statement. Dabei kann man etwas zum eigenen Befinden sagen, wichtige Geschehnisse im Meeting benennen oder einem Kollegen für etwas danken. Eine solche Wertschätzungskultur kommt allen Beteiligten und dem gesamten Betriebsklima zugute. Sie hebt die Stimmung der Gruppe und bringt Lebensqualität an den Arbeitsplatz.

^{Bildnachweis: Jakob Wackerhausen}