Weihnachtsfeiern steuerlich optimieren

2024 erweist sich als ein wirtschaftlich herausforderndes Jahr. Egal ob Produktion, Investitionen, Beschäftigung oder die allgemeine Stimmung, für zahlreiche Betriebe lief es eher schleppend. Selbst große Unternehmen setzen den Rotstift an, was sich auch in diesem Jahr wieder negativ auf die Budgets für Weihnachtsfeiern auswirken dürfte. Schon 2023 kam es hier zu massiven Kürzungen bei Weihnachtsfeiern. In einigen Firmen fiel das vorweihnachtliche Get-together sogar komplett aus. Ein potenziell fatales Signal an die Belegschaft, die nach einem anstrengenden Jahr mit ihrem Team ein paar Stunden dem stressigen Arbeitsalltag entfliehen will.

Schließlich dienen solche Feste in erster Linie dem Zweck, das Betriebsklima zu verbessern, und sind damit auch im Interesse des Arbeitgebers. Wer sich dabei nicht mit Glühwein und Plätzchen begnügen will, sollte jedoch darauf achten, einen Mittelweg zwischen Sparkurs und Opulenz zu finden. Letzteres erregt schnell das Interesse des Finanzamts: Sind die Kosten zu hoch, steht schnell das Thema „geldwerter Vorteil“ im Raum und der Staat fordert Abgaben von den fröhlich feiernden Mitarbeitern. Entsprechend wichtig ist es, auf die Details zu achten.

Freibeträge für Mitarbeitende

Generell zählt eine Adventsfeier zu den Firmenevents, die gemäß § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG auf betrieblicher Ebene als Ereignis mit gesellschaftlichem Charakter definiert sind. Dafür stehen bestimmte Freibeträge zur Verfügung. Pro Event und Teilnehmer ist eine Summe von bis zu 110 Euro steuerfrei. Diese Kosten beinhalten alle Ausgaben, wie Raummiete, Verpflegung, Getränke, Transport und auch eventuelle Übernachtungen – kurzum alles, was zur Durchführung einer Betriebsveranstaltung gehört. Übersteigen die Ausgaben pro Mitarbeiter den Freibetrag, gilt der überschreitende Betrag als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Sachbezug. In diesem Fall sind Angestellte dazu verpflichtet, diese Summe als geldwerten Vorteil in ihren Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit zu versteuern.

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Dabei kann laut § 40 Absatz 2 Nummer 2 EStG der pauschale Steuersatz von 25 Prozent angesetzt werden, falls sich der Arbeitgeber dazu bereit erklärt, die Lohnsteuer für seine Arbeitskräfte zu übernehmen. Veranstaltet der Arbeitgeber beispielsweise eine Weihnachtsfeier, die je Teilnehmer 150 Euro kostet, kann er für jeden von ihnen auf die zusätzlich anfallenden 40 Euro die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent bzw. 10 Euro pro Person zahlen.

Allerdings hat der Arbeitgeber auch die Möglichkeit, die Steuern für das Fest generell zu übernehmen. Somit werden die Abgaben auf die Gesamtkosten der Veranstaltung erhoben und nicht einzelnen Beschäftigten in Rechnung gestellt. Diese Regelung gilt jedoch für maximal zwei Betriebsevents im Jahr. Organisiert das Unternehmen mehr als zwei Veranstaltungen, unterliegt mindestens eine von ihnen der vollständigen Steuerpflicht ohne Freibeträge. Wenn die Weihnachtsfeier beispielsweise die dritte Betriebsveranstaltung im Jahr ist, wird zwar die Lohnsteuer fällig, aber der Arbeitgeber kann entscheiden, für welches Unternehmensevent er die anfallenden Abgaben zahlen möchte. Der Vorteil besteht darin, dass der Betrieb die Feier mit den geringsten Kosten auswählen und für diese die Lohnsteuer seiner Beschäftigten regulär abführen kann.

Begleitpersonen nicht automatisch steuerfrei

Dürfen Mitarbeiter Begleitpersonen zum Betriebsevent mitbringen, sollten auch hier einige Punkte beachtet werden. Bis 2014 war es Unternehmern gestattet, die Kosten der Firmenveranstaltung durch die Gesamtzahl der anwesenden Personen zu teilen, unternehmensexterne Teilnehmer eingeschlossen. Sofern die Kosten den Freibetrag von 110 Euro nicht überschritten, blieb die Weihnachtsfeier auch mit Familienangehörigen oder Freunden von Angestellten steuerfrei. Diese Regelung wurde jedoch 2015 geändert. Seitdem ist eine Aufteilung der Kosten nur noch durch die Anzahl der anwesenden unternehmensinternen Personen zulässig.

Begleitpersonen profitieren nicht von einem eigenen Freibetrag, sondern fließen in den Steuerfreibetrag des jeweiligen Arbeitnehmers, den sie begleiten, ein. Ein Beispiel: Ein Unternehmen lädt seine 50 Mitarbeiter zu einem Festessen in einem Restaurant ein, wobei 30 von ihnen ihre Partner mitbringen. Insgesamt belaufen sich die Gesamtkosten auf 8.000 Euro. In diesem Fall ist es erforderlich, die Ausgaben auf die Anzahl der einzelnen Angestellten aufzuteilen. Bei 80 Personen ergeben sich pro Teilnehmer Kosten von 100 Euro. Diejenigen, die ohne Begleitperson erschienen sind, liegen im Freibetrag, sodass für sie die Veranstaltung lohnsteuerfrei bleibt. Für die Beschäftigten, die ihre Ehepartner mitgebracht haben, belaufen sich die Kosten hingegen auf 200 Euro. Da diese Summe den Freibetrag um 90 Euro übersteigt, sind sie verpflichtet, Steuern zu zahlen.

Vorsicht auch bei Weihnachtsgeschenken

Bei Geschenken an die Angestellten ist in Sachen Timing und Anlass Vorsicht geboten. Bekommen Angestellte Präsente auf der Weihnachtsfeier überreicht, wird ihr Wert in den Freibetrag von 110 Euro einbezogen – unabhängig davon, ob es sich um Genussmittel oder um Geschenke von bleibendem Wert handelt. Nur wenn der Wert des Firmenevents zusammen mit dem Präsent unter 110 Euro liegt, ist sowohl das Geschenk als auch die Feier steuer- und sozialversicherungsfrei. Übersteigt die Summe den Freibetrag, fällt auch hier entweder auf der Arbeitnehmerseite die reguläre Lohnsteuer oder pauschal 25 Prozent Steuern an, sofern sich der Arbeitgeber zur Übernahme der Lohnsteuer entscheidet. Sollte der monatliche Sachbezugswert beim Arbeitnehmer bereits erreicht oder fast ausgeschöpft sein, können Unternehmensleiter die Gelegenheit nutzen, dem Mitarbeiter auf der Weihnachtsfeier ein zusätzliches steuer- und sozialversicherungsfreies Geschenk zu überreichen. Dadurch wird der Freibetrag optimal verwendet.

Geschenke gelten generell nur dann als steuerfrei, wenn ihr Gesamtwert die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro brutto pro Arbeitnehmer nicht überschreitet. Übersteigen die Kosten für Geschenke den Freibetrag von 50 Euro, können Unternehmen gemäß § 37b EStG die Steuerlast übernehmen. In diesem Fall lässt sich das Geschenk pauschal mit 30 Prozent versteuern. Durch die Anwendung dieser Regelung sind alle anderen in diesem Jahr gewährten Geschenke ebenfalls auf diese Weise bis zu einem Maximalwert von 10.000 Euro zu besteuern.

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