Activity Based Working umsetzen – auf diese 5 Faktoren kommt es an

Was in Start-ups und Co-Working-Spaces bereits Normalität ist, setzt sich auch in der restlichen Arbeitswelt immer stärker durch: Starre Büroflächen mit Zellenbüros und fest zugewiesenen Schreibtischen weichen offen gestalteten Bürolandschaften mit Wohlfühlatmosphäre. Diese sollen das Büro als Arbeitsort wieder anziehender und Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver machen.

Solche Bürolandschaften brauchen jedoch besondere Konzepte. Sonst herrscht schnell ein Geräuschpegel, bei dem sich niemand konzentrieren kann oder eigentlich vertrauliche Informationen machen im Eiltempo die Runde. Beim Activity Based Working soll jeder immer die richtige Umgebung für die aktuelle Aufgabe finden – auch in Großraumbüros, Open-Space-Offices & Co. ABW stellt dabei 4 Haupttätigkeiten in den Mittelpunkt, für die es im Büro besondere Zonen braucht, damit es mit den Kollegen und der Produktivität klappt:

• Fokus-Arbeit
• Kollaboration
• Lernen
• soziale Interaktion

Spezielle Bereiche für diese Tätigkeiten sollen die Arbeitsleistung und -qualität jedes einzelnen Mitarbeiters steigern – wovon letztendlich das gesamte Unternehmen profitiert. Damit Ihnen die Einführung von Activity Based Working gelingt, sollten Sie jedoch einige wichtige Faktoren beachten.

1. Kommunizieren Sie die Vorteile von ABW deutlich und anschaulich

Holen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig ins Boot. Erklären Sie ihnen, was ABW ist, welche Maßnahmen geplant sind und welchen Nutzen das Konzept für jeden Mitarbeiter hat. Machen Sie ihnen deutlich, dass sie durch die verschiedenen Arbeitszonen flexibler, kreativer, konzentrierter und produktiver arbeiten werden – sei es allein oder im Team.

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Weisen Sie zum Beispiel bei Bedenken wegen des Lärmpegels darauf hin, dass Sie aktiv durch entsprechende schalldämpfende Einrichtungselemente gegensteuern werden. Und dass es für absolute Ruhe und Konzentration spezielle Fokus-Bereiche geben wird. Damit Ihre Mitarbeiter die Vorteile von Activity Based Working noch besser verstehen und bereitwilliger akzeptieren, sollten Sie ihnen anschauliche Beispiele präsentieren. Ein Büroplaner kann das neue Konzept etwa in 3D visualisieren. Anschließend stellen Sie es den Mitarbeitern vor. Oder veranstalten Sie einen kleinen Workshop, bei dem ein ABW-Experte gezielt auf die Tätigkeiten eingeht, die bei Ihnen im Haus ausgeübt werden. So kann er anhand konkreter Praxisbeispiele zugkräftige Argumente für Activity Based Working liefern und Bedenken professionell entkräften.

Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten: Besuchen Sie mit Ihren Mitarbeitern doch mal ein ABW-Büro. Das kann ein Unternehmen sein, das ABW bereits erfolgreich einsetzt oder auch der Showroom eines entsprechenden Einrichters. Alternativ laden Sie sich Mitarbeiter eines Unternehmens ein, die bereits Activity Based Working nutzen. Diese können mit eigenen Worten schildern, wie praktisch es ist, sich zum Kundentelefonat in eine Telefonbox zurückziehen zu können. Oder sie erzählen Ihrer Belegschaft, welche entscheidenden Ideen schon in der Collaboration Zone entstanden sind, weil dort ein besonders kreatives Ambiente herrscht und innovative Technologie bereitsteht.

2. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit ein

Mitarbeiter, die von Anfang an ein Mitspracherecht haben, werden das Konzept des Activity Based Working eher mittragen und richtig nutzen. Setzen Sie Ihrem Team auch nicht einfach neue Arbeitsweisen und Technologien vor die Nase, sondern bereiten Sie es Schritt für Schritt darauf vor.

Wie wäre es zum Beispiel mit Umfragen für die ganze Belegschaft von der Führungsebene bis zu den Neueinsteigern, die sich noch im Onboarding befinden?

• Welche Möbel bevorzugen sie?
• Welche Technik brauchen sie?
•  In welchen Situationen hilft ihnen absolute Ruhe oder wann inspiriert sie der Austausch mit Kollegen?

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, ihre Bedürfnisse zu äußern und finden Sie dann den optimalen gemeinsamen Nenner. Holen Sie auch später regelmäßig Feedback von ihnen ein. Schließlich bekommen Sie nirgendwo so tiefe Einblicke in den Workflow Ihres Unternehmens als von den Menschen, die dort den Großteil ihres Tages verbringen.

3. Gestalten Sie klar erkennbare Arbeitsbereiche

Am wichtigsten beim Activity Based Working sind gut geplante, klar erkennbare Arbeitszonen. Jeder Mitarbeiter muss sofort merken, für welche Tätigkeit der jeweilige Bereich gedacht ist. Beim klassischen Konferenzraum ist das einfach. Bei offen gestalteten Büroflächen kann das schon kniffliger werden. Hier sind die Arbeitszonen und Tipps dafür.

Fokus-Arbeit

Kalkulationen, Kundentelefonate, Projektplanungen – das sind nur einige von vielen Aufgaben im Büro, für die es Ruhe und Konzentration braucht. Dafür müssen Sie die Mitarbeiter jedoch nicht unbedingt in Einzelbüros verfrachten. Auch in offenen Bürolandschaften lässt es sich mit der richtigen Gestaltung fokussiert arbeiten.

Idealerweise positionieren Sie die Bereiche für Fokus-Arbeit nicht mitten im Geschehen, sondern eher am Rand. An Schreibtischinseln sorgen Trennwände aus schallabsorbierenden Materialien für eine optische und akustische Abgrenzung zu den Nachbarn. Auch Pflanzen schlucken etwaige Geräusche gut.

In Großraumbüros mit vielen Mitarbeitern oder einem ständigen Kommen und Gehen eignen sich zudem freistehende, schallisolierte Telefon-Booths und Meeting-Pods. Diese gibt es in verschiedenen Größen und Formen, sie können spartanisch oder mit neuster Technik ausgerüstet sein und lassen sich oft sogar auf Ihr Corporate Design anpassen.

Kollaboration

An kreativen Ideen und erfolgreichen Projekten sind meistens mehrere Personen beteiligt. Für kollaborative Aufgaben braucht es entsprechend Bereiche, in denen sie ihre Köpfe zusammenstecken können. Das kann im Rahmen von Activity Based Working ein separater Besprechungsraum sein. Aber auch ein visuell abgegrenzter, in die Gesamtfläche integrierter Huddle Space, wo Teams spontan zusammenarbeiten können oder ein größerer Meeting-Pod mit verglasten Wänden kommen in Frage. Ansprechend gestaltet, bieten solche Einrichtungen auch einen tollen Blickfang im Büro.

Lernen

Qualifizierte Mitarbeiter sind mit das wertvollste Kapital jedes Unternehmens. Neue Azubis, aber auch langjährige Angestellte müssen die Gelegenheit und den Raum haben, sich das aktuellste Know-how anzueignen, um sich gewinnbringend für Ihr Unternehmen einzusetzen. Der richtige Standort für den Lernraum spielt hier eine besonders wichtige Rolle. Fortbildungen mit Workshop-Charakter können auch in Rand-Bereichen offen gehaltener Büros stattfinden. Kleine Arbeitsinseln, bewegliche Tribünenelemente und flexible Möbel lassen sich schnell umstellen und an den jeweiligen Bedarf anpassen. Auf diese Weise werden auch Kreativität und Interaktion gefördert.

Eine entsprechende akustische Abschirmung vom Rest der Mitarbeiter muss jedoch vorhanden sein. Seminare für Computer-Anwendungen oder solche, in denen der Vortragsanteil überwiegt, passen besser in Räume, die in sich geschlossen sind. Überlegen Sie deshalb vorab, welche Art von Unterricht und Lernen im Haus stattfindet, und planen Sie entsprechend.

Soziale Interaktion

Langweilige Aufenthaltsräume waren gestern. Für Entspannung und soziale Interaktion trifft man sich heute in gemütlichen Lounges – sei es für die Mittagspause, Small Talk mit Kollegen oder andere informelle Zusammenkünfte. Gemütliche Sofas, Sessel und Beistelltische sind ein Must-have. Kickertische oder Tischtennisplatten können den Teamgeist fördern, aber unter Umständen störend auf andere wirken.

Für Kollegen, die in der Pause vielleicht nur ein Buch lesen wollen oder für Mitarbeiter, die sich ungestört unterhalten möchten, empfehlen sich sogenannte Akustikmöbel. Dazu gehören zum Beispiel Sessel mit hohen, halbrunden Rückenlehnen oder hohe Sofas, die hinten und an den Seiten geschlossen sind. Pflanzen, Raumteiler und Dekorationen geben den Arbeitsbereichen nicht nur eine charmante Note. Sie können auch dabei helfen, die verschiedenen Zonen voneinander zu separieren.

Unterschiedliche Bereiche können Sie auch farblich voneinander abgrenzen: Rot für Kommunikation, blau für Konzentration, grün für Kreativität und gelb für Entspannung. Ob dies durch farblich passende Möbel, Bodenbeläge oder andere Elemente geschieht, bleibt Ihnen überlassen.

4. Statten Sie alle Bereiche mit der passenden technischen Infrastruktur aus

Ohne Technik läuft im Büro nichts mehr. Entsprechend sollte auch bei einem ABW-Büromodell jede Arbeitszone mit der passenden technischen Infrastruktur ausgestattet sein. Auch hier gilt: Sprechen Sie vorab mit Ihren Mitarbeitern!

• Wo ist mobiles Arbeiten mit dem Laptop ausreichend?
• Für welche Aufgaben braucht es stationäre Rechner mit mehr Power?
•  In welchen Zonen bieten sich kabellose Präsentationsmöglichkeiten an?

Erarbeiten Sie zu Beginn ein detailliertes technisches Konzept – nur so geben Sie Ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand, um in jeder Zone effizient arbeiten und nahtlos zwischen ihnen wechseln zu können. Um immer up-to-date zu sein, können Sie auch die technische Ausstattung mieten und so einfacher aktualisieren.

Moderne, schnelle Laptops und eine stabile WLAN-Verbindung sind das absolute Minimum, das Ihre Belegschaft für produktives Arbeiten benötigt. Lassen Sie die Laptops regelmäßig von der IT warten und alle Software-Updates aufspielen. Sorgen Sie in allen Arbeitszonen für ausreichend Steckdosen und Anschlussmöglichkeiten.

Nichts ist lästiger als leere Akkus, Steckdosen am anderen Ende des Raumes und inkompatible Anschlüsse. Damit Ihr Team sicher auf Unternehmensdaten zugreifen kann – sei es aus der Fokus-Zone, aus dem Seminarcenter, aus dem Homeoffice oder von unterwegs – sollten Sie auf jeden Fall auch eine sichere VPN-Verbindung einrichten.

Unterstützen Sie die verschiedenen Tätigkeiten außerdem durch weitere moderne Technologien wie zum Beispiel:

• Präsentationsbildschirme für anschauliche Demonstrationen in Meetingbereichen, digitales Infotainment in Lounge-Zonen, personalisierte Begrüßung am Empfang u. v. m.
• Drahtlose Präsentationssysteme zum sofortigen Streamen von Laptop-Inhalten auf jeden Bildschirm in allen Zonen ganz ohne Kabelsalat
• Videokonferenzsysteme für hybrid arbeitende Teams oder externe Meetings
• Interaktive Whiteboards für kreative und strategische Aufgaben sowie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Visualisierungen u. v. m. (fest installiert oder mobil)
• Mediensteuerungen für die zentrale Bedienung von allen Bildschirmen, Video, Audio, Licht und Klima in einem Arbeitsbereich

5. Führen Sie klare Richtlinien ein

Wenn Sie die verschiedenen Arbeitszonen so gestalten, dass jeder sofort weiß, für welche Aufgaben sie gedacht sind, haben Sie bereits einen wichtigen Grundstein für erfolgreiches Activity Based Working gelegt. Besonders in der Einführungsphase kann es jedoch helfen, ein paar Spielregeln festzulegen, um Ihren Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern.

• Ordnung und Verhalten: Während einige Kollegen ihren Arbeitsplatz immer blitzblank verlassen, herrscht bei anderen Chaos. Im ABW-Büro kann das schnell zu Unstimmigkeiten führen. Es muss klar sein, dass Kollegen in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen Rücksicht aufeinander nehmen und Ordnung halten. Natürlich darf zum Beispiel in der Lounge gelacht und diskutiert werden. In Fokus-Zonen hingegen sollte wirklich Ruhe herrschen. Legen Sie die Richtlinien am besten gemeinsam mit den Mitarbeitern fest und klären Sie auch, ob Telefonate im Pausenraum gewünscht sind.
• Arbeitszeiten und Flexibilität: Auch beim Activity Based Working sollte es klare Vorgaben für Kernarbeitszeit, flexible Arbeitszeiten und Erreichbarkeit geben. Es gilt, ein sinnvolles Maß zu finden, so dass zum Beispiel keine Meetings ausfallen, weil jemand erst nach 10 Uhr morgens startet.
• Arbeitsplatzreservierung und Ressourcenmanagement: Damit es nicht zum Streit um den Schreibtisch, die Telefonkabine, die Meeting-Box etc. kommt, empfiehlt sich eine Raumbuchungssoftware. Sie verhindert nicht nur Doppelbuchungen, sondern ermöglicht auch detaillierte Analysen. So erhalten Sie konkrete Einblicke in die Flächennutzung, können diese optimieren und beispielsweise Leerstände minimieren.
• Datenschutz: Stellen Sie Regeln auf, um sensible Daten in offenen Arbeitsbereichen zu schützen. Eine unmissverständliche Clean-Desk-Policy, Bildschirmsperren, Schließfächer etc. müssen vorhanden sein. Die VPN-Verbindung für das Homeoffice fällt ebenfalls in diesen Bereich.

Fazit

Beim Activity Based Working stellen Sie Ihre Mitarbeiter und deren Bedürfnisse in den Mittelpunkt. Denn: Büros sind für Menschen gemacht und nur, wenn sie dort die richtigen Rahmenbedingungen vorfinden, können sie die besten Ergebnisse liefern. Starten Sie mit einem durchdachten Konzept in die Einführung von ABW und gestalten Sie den optimalen Arbeitsbereich für jede Aufgabe. In Kombination mit klaren Richtlinien und kontinuierlichem Feedback holen Sie so das Beste aus Ihrem Team und aus Activity Based Working heraus.

^{Bildnachweis: istockphoto.com/JLco – Julia Amaral}