Tipps für das Verfassen erfolgreicher Geschäftsmails 

Die E-Mail Struktur ist entscheidend

Genau wie ein physischer Geschäftsbrief verlangt auch eine Geschäftsmail eine gewisse Struktur. Der Aufbau hilft bei der rascheren Bearbeitung – nicht nur Ihrem Geschäftspartner, sondern auf lange Sicht auch Ihnen selbst. Wenn Sie eine gewisse Struktur einhalten, schreiben Sie Business E-Mails flüssiger und schneller.

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Unterschätzte Risiken

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1. Halten Sie sich im Rahmen. Zeit ist Geld, besonders in der Geschäftswelt. Die Zeit, E-Mails zu lesen, ist vor allem bei Führungskräften limitiert. Die komplette Nachricht sollte in der Länge überschaubar sein. Vermeiden Sie im besten Fall, dass der Empfänger nach unten scrollen muss. Halten Sie die E-Mail formell und mit allen wichtigen Informationen auf einen Blick.
2. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Denn: Wie im Journalismus ist die Schlagzeile entscheidend. Appellieren Sie an die Neugierde des Empfängers und wählen Sie die Betreffzeile so, dass der Empfänger mehr erfahren möchte. Stellen Sie wichtige Stichworte an den Anfang. Ein Beispiel: „Der geplante Termin wird auf nächste Woche verschoben“, ist keine so gute Idee, stattdessen findet „Terminverschiebung: Meeting findet am 20. Januar statt“, mehr Beachtung.
3. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, können Sie das Re oder AW in der ersten Rückmeldung in der Betreffzeile stehen lassen, vermeiden Sie aber eine lange Anordnung an AW und Re in den darauf folgenden E-Mails. Formulieren Sie besser einen neuen Betreff.
4. Die Anrede sollte mit Bedacht gewählt sein. Halten Sie sie höflich, aber persönlich. Wenn Sie den Empfänger beim Namen kennen, sprechen Sie ihn direkt an. Stellen Sie jedenfalls sicher, dass der Name korrekt geschrieben ist.
5. Eine kurze Einleitung und ein übersichtlicher Hauptteil mit allen wichtigen Informationen sind entscheidend. Ein kurzer Schlusssatz mit einer höflichen Grußformel, die nicht abgekürzt wird, beendet die E-Mail. Vermeiden Sie „MfG“ und machen Sie keine falschen Versprechungen. Was im Betreff und in der Einleitung zum Thema gemacht wird, muss auch im Hauptteil thematisiert werden.
6. Schließen Sie die E-Mail mit Ihrem vollen Namen, einer Signatur und den Unternehmensangaben ab.
7. Bei mitgesendetem Anhang, verweisen Sie im Text kurz diesen, max. 5 MB sind das Limit. Hängen Sie nur die wichtigsten Dokumente an. Verwenden Sie gängige Formate wie PDF, JPG, DOC oder bei größeren Dateien ZIP.

Tipp: Der Fokus Ihrer Geschäftsmail liegt auf den ersten 40 Zeichen. Hier entscheidet der Leser, ob es wert ist, die E-Mail weiter zu verfolgen.

Geschäftliche E-Mails sind keine privaten E-Mails

Versenden Sie geschäftliche E-Mails nie von Ihrer privaten E-Mail Adresse. Auch wenn das manchmal die einfachere Lösung ist, weil zum Beispiel remote gearbeitet wird. Bleiben Sie professionell:

• Verzichten Sie auf Smileys und Emoticons
• Wählen Sie eine reguläre Schriftart wie Arial. Halten Sie sich fern von wechselnden Schriftarten und Farben. Wenn etwas von besonderer Relevanz ist, können Sie es “fett” hervorheben. Übertreiben Sie diese Anwendung aber nicht.
• Klare Formulierungen, aber keine Abkürzungen machen eine E-Mail zu einer professionellen, geschäftlichen Mail.
• Auch wenn Sie in Eile sind, achten Sie auf korrekte Rechtschreibung, Grammatik und Satzformulierungen.

Tipp: In vielen Fällen werden E-Mails vom Handy aus geschrieben. Auch wenn dies zwischen zwei Welten, privat und geschäftlich geschieht, achten Sie dennoch darauf, professionell zu bleiben. Löschen Sie am besten den automatisch generierten Text “Gesendet von meinem Iphone”.

Ausgesuchte Empfänger – weniger ist mehr

Bevorzugt geht Ihre E-Mail an einen Hauptempfänger. Das macht sie persönlich, wichtig und professionell. Es zeigt Wertschätzung, denn jeder möchte persönlich angesprochen werden.

Geht eine geschäftliche E-Mail an mehrere Personen, wählen Sie die Anzahl der Empfänger mit Bedacht. Nur so viele Empfänger wie nötig und so wenige wie möglich. CC (Carbon Copy) und BCC (Blind Carbon Copy) sind für diese Fälle gemacht.

Tipp: Neben CC und BCC sind die Wichtigkeitsstufe und Lesebestätigung andere beliebte Optionen für E-Mails. Vermeiden Sie beide in Ihrem geschäftlichen E-Mailverkehr. Schließlich sieht jeder Absender seine persönliche E-Mail als die wichtigste. Am Ende entscheidet der Empfänger über die Wichtigkeit der eingehenden Nachricht.

Lesebestätigungen sind auch keine gute Netiquette und machen Druck beim Empfänger, so rasch wie möglich zu antworten. In Folge führt das zu einer negativen Verbindung mit Ihrer E-Mail.

Machen Sie die Antworten einfach

Machen Sie es für Ihren geschäftlichen Partner so einfach wie möglich, auf Ihre E-Mail zu antworten. Schließen Sie höflich mit verschiedenen Antwortoptionen ab. „Bei Rückfragen können Sie sich jederzeit melden“, oder „Ich beantworte gerne Ihre offenen Fragen“. Halten Sie mögliche Optionen wie telefonische Antworten, oder optional sogar einen persönlichen Termin parat. Bieten Sie Kontaktdaten und Telefonnummern an, ebenso wie Zeitfenster, in denen Sie am besten zu erreichen sind.

Das richtige Timing ist wichtig

Vermeiden Sie geschäftliche E-Mails in Ihrem Postfach liegen zu lassen. Es gilt: Die Antwort sollte an Werktagen 24 Stunden nach Erhalt der E-Mail erfolgen. Auch wenn Sie beruflich sehr eingedeckt sind, versuchen Sie immer, zeitnah zu antworten. Das zeugt von Organisation, Höflichkeit und Struktur.

Machen Sie “Gendern” zum Thema

Setzen Sie ein Zeichen für eine moderne Struktur in Ihrem Unternehmen. Gendern Sie in Ihren E-Mails und verwenden Sie geschlechtsneutrale Anreden. Eine weibliche Empfängerin möchte auch gerne als solche angesprochen werden und bei einer Vielzahl an Personen und Geschlechtern ist man mit “Mitarbeitende” oder “MitarbeiterInnen” auf der sicheren Seite.

Nehmen Sie sich Zeit für Ihre E-Mails

In der Unternehmenswelt muss es schnell gehen. Schnelles Handeln, schnelles Schreiben und wenig Zeit. Versuchen Sie trotzdem, sich ausreichend Zeit für Ihre geschäftlichen E-Mails zu nehmen.

Tipp: Kurze Sätze sind über lange Satzstellungen mit komplizierten Nebensätzen zu bevorzugen. Wählen Sie einfache Worte, so kann der Empfänger die wichtigen Informationen gut und schnell herausfiltern.

Fazit: Professionelle E-Mails führen zu professionellen Geschäftsbeziehungen

Wer geschäftliche E-Mails professionell verfasst, wird definitiv davon profitieren. Sie sind eines der wichtigsten Kommunikationsmittel zwischen Unternehmern und Kunden, aber auch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Bleiben Sie stets höflich und professionell, auch wenn das Thema und/oder der Empfänger schwierig ist. Eine E-Mail muss auch nicht zwingend immer das richtige Format sein. Manchmal ist ein klärendes Telefongespräch die bessere Lösung, um Missverständnisse „zwischen den Zeilen“ zu vermeiden.

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