HR-Software: Welchen Nutzen hat sie für das Personalmanagement?

1. Was heißt Human Resources?

Die Bezeichnung Human Resources (HR) findet im Geschäftsleben im Bereich des Personalwesens Anwendung. Die HR beziehen sich auf die immateriellen Ressourcen, über die Mitarbeiter verfügen. Dabei handelt es sich sowohl um fachliche Kenntnisse als auch um Soft Skills, das heißt um persönliche Fähigkeiten der Angestellten eines Unternehmens.

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2. Warum ist das Human Resource Management für Firmen so wichtig?

Unternehmen, die am Markt langfristig erfolgreich sein möchten, müssen ihr Personal optimal einsetzen. Das Personalwesen beziehungsweise Personalmanagement übernimmt die Aufgabe, Mitarbeiter zu rekrutieren, einzustellen, sinnvoll im Unternehmen einzusetzen und zu verwalten. Man spricht hierbei auch vom Human Resource Management (HR) oder HR-Management.

Die HR-Abteilung kümmert sich um alle Aufgaben, die rund um das Personal zu erledigen sind, von der Personalplanung über die Führung der Mitarbeiter bis hin zur Personalentwicklung. Als Schnittstelle zwischen Unternehmensführung und Angestellten fördert sie darüber hinaus die Kommunikation im Unternehmen.

Die HR-Arbeit wirkt sich mit ihrer klugen Personalplanung positiv auf das Betriebsklima aus. Denn Mitarbeiter, die sich in ihrem Job wohlfühlen, sind motivierter, arbeiten schneller und sind gesünder. Die HR-Abteilung schafft damit auch die Grundlage für eine lange Mitarbeiterbindung. Dies kommt dem Unternehmen zu Gute. Die Effizienz steigt nachhaltig. Eine gute HR-Strategie ist allerdings Voraussetzung dafür. Ein wichtiger Helfer für die Umsetzung der Strategie ist eine moderne HR-Software.

3. Wofür ist eine Human Resources (HR)-Software nützlich?

Die meisten Prozesse im Personalwesen sind mit einem großen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Das trifft vor allem auf die Erfassung, Bearbeitung und Analyse von Personaldaten zu. Eine HR-Software unterstützt die Personalabteilung dabei, die zeitintensiven Vorgänge zu automatisieren und zu optimieren. Sie kann bestimmte Bereiche wie das Talentmanagement oder das Recruiting abdecken.

Grundsätzlich ist eine HR-Software aber für alle Bereiche des Personalwesens einsetzbar. Es gibt Komplettlösungen, die alle Bereiche der HR-Abteilung unterstützen. Je nach Software ist es beispielsweise möglich, gezielt nach Mitarbeitern zu suchen und Onboardings durchzuführen. Ferner lassen sich Weiterbildungsmaßnahmen für die Mitarbeiter planen oder die Lohnabrechnung durchführen. Da diese und weitere administrative Aufgaben der Personalverwaltung für gewöhnlich sehr zeitaufwendig und teuer sind, lässt sich mit einer HR-Software viel Zeit und Geld sparen.

Neben der Personalabteilung profitieren zudem weitere Abteilungen von einer modernen HR-Software. Sie dient als Schnittstelle zwischen der Unternehmensführung, den Angestellten und auch möglichen neuen Mitarbeitern. Sie verbessert die unternehmensweite Zusammenarbeit und die Kommunikation.

4. Was muss eine gute HR-Software leisten?

Die HR-Software unterstützt die Personalarbeit. Damit sie das kann, muss sie über bestimmte Leistungsmerkmale verfügen. Dazu zählen folgende:

• Einfache Bedienbarkeit: Das HR-Tool muss sich von allen Nutzern im Unternehmen einfach und intuitiv bedienen lassen, auch auf mobilen Endgeräten. Nach der Implementierung der Software sollten die Funktionen vollumfänglich zur Verfügung stehen.
• Kompatibel und transparent: Idealerweise lässt sich die HR-Software mit anderen Software-Programmen, wie zum Beispiel einer Lohnabrechnungssoftware, verbinden. Dadurch wird es möglich, die Systeme problemlos miteinander zu synchronisieren und die Daten über die jeweiligen Schnittstellen zu übertragen.
• Hohe Flexibilität: Die HR-Software sollte über sämtliche Funktionen verfügen, die im Unternehmen benötigt werden. Eine individuell auf das Unternehmen abgestimmte, cloudbasierte und möglichst modular aufgebaute Software-Lösung ist deshalb empfehlenswert.
• Arbeits- und Zeitersparnis: Viele Prozesse im Personalbereich sind zeit- und arbeitsintensiv. Sie wiederholen sich zudem oft. Mit Hilfe eines HR-Tools lassen sich die Prozesse automatisieren. Die Zeit, die sich dadurch einsparen lässt, kann für andere Aufgaben genutzt werden.

5. Über welche Funktionen verfügt eine HR-Software?

Eine HR-Software kann für verschiedene Personalbereiche und -prozesse zum Einsatz kommen. Zu den typischen Bereichen zählen unter anderem die Folgenden:

• Recruiting
• Gehalts- oder Lohnabrechnung
• Vergütung, Zusatzleistungen
• Pflege von Personaldaten
• Analysen und Reporting
• Onboarding
• Zeitwirtschaft
• Personalentwicklung
• Leistungsbeurteilung
• betriebliche Weiterbildung
• Terminmanagement
• Reisemanagement
• Nachfolgemanagement
• elektronischer Versand von Lohn- oder Gehaltsabrechnungen
• Zusammenarbeit mit den übrigen Abteilungen

Viele HR-Tools sind modular aufgebaut und lassen sich je nach Bedarf für unterschiedliche Personalbereiche einsetzen. Es muss somit nur bezahlt werden, was gebraucht wird.

6. Ist ein HR-Tool für jedes Unternehmen geeignet?

Grundsätzlich stellen HR-Tools für alle Unternehmen eine große Hilfe dar. Sobald eine Firma neue Mitarbeiter einstellt, fallen damit verbundene Aufgaben an. Deshalb ist eine HR-Software für alle Firmen nützlich, unabhängig von ihrer Größe und der Branche, in der sie tätig sind.

Zur Auswahl stehen spezielle Tools für verschiedene Branchen, sowohl für große Konzerne als auch für mittelständische Unternehmen oder Handwerksbetriebe. Vor der Auswahl einer HR-Software ist es sinnvoll zu überlegen, welche Software am besten zum Unternehmen passt und eine Beratung in Anspruch nehmen.

Fazit: HR-Software ist ein wertvoller Helfer für die Personalabteilung

HR-Tools bringen viele Vorteile mit. So ist es kaum verwunderlich, dass viele Unternehmen eine individuell auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Software einsetzen. Eine HR-Software unterstützt die Mitarbeiter der Personalabteilung bei zahlreichen Aufgaben. Dazu zählen unter anderem die Gewinnung neuer Mitarbeiter, das Onboarding und Bewerbermanagement, das Weiterbildungsmanagement und die Personalentwicklung, das Kranken- und Arbeitszeitmanagement sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Vor allem beim Recruiting gewinnen HR-Tools immer mehr an Bedeutung. Denn viele Unternehmen sind auf der Suche nach gut ausgebildetem Personal für verschiedene Positionen. Hinzu kommt die Tatsache, dass die Nachfrage in vielen Branchen inzwischen höher ist als das Angebot. Auch kostet es viel Arbeit und Zeit, neue, passende Mitarbeiter zu gewinnen. Eine HR-Software kann hier für Entlastung sorgen und gleichzeitig viele weitere administrative Aufgaben im Personalbereich übernehmen.

^{Bildnachweis: ©istockphoto.com/anyaberkut}