Die Zukunft der Lohnbuchhaltung: Smarte Lösungen im Fokus
Schlechte Buchhaltungssoftware kann jede Menge Probleme bereiten, trotzdem bleiben viele bei ihren aktuellen, ineffektiven Lösungen. Dies liegt oft an der Angst vor dem vermeintlichen Aufwand eines Wechsels. Doch in Wirklichkeit lohnt sich die Investition in moderne Buchhaltungslösungen schnell. Man fragt sich: Was leisten die neuen Lösungen besser als die alten?
Der entscheidende Unterschied am Tag der Abrechnung
Insbesondere der Mittelstand steht heute vor vielfältigen Herausforderungen. Dazu zählen der Mangel an qualifizierten Mitarbeitern, steigende Kosten für Löhne, Material und Energie sowie zahlreiche Vorschriften und Regelungen. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, sind gut eingespielte Standardprozesse entscheidend, unter anderem bei der monatlichen Lohnabrechnung im Betrieb.
Denn dort ist allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt, dass der Tag der Lohnabrechnung jeden Monat wiederkehrt. Das bedeutet für sie 30 Tage lang unterschiedliche Herausforderungen. Neben den üblichen Abrechnungen gibt es in vielen Unternehmen auch spezielle Fälle, für die Expertenwissen erforderlich ist.
Um sicherzustellen, dass alles am Monatsende reibungslos verläuft, ist eine entsprechend professionelle Lohnsoftware erforderlich. Diese Software unterstützt die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung durch eine intelligente Benutzerführung und automatisierte Abläufe bei vielen Schritten. Aber was bedeutet das konkret? Eine moderne und smarte Lohnbuchhaltungssoftware bietet vor allem die folgenden bequemen Funktionen, um die Arbeit zu erleichtern und zu beschleunigen:
- Die Benutzeroberflächen sind übersichtlich und logisch strukturiert, um sich immer sofort zurechtzufinden.
- Praktische Eingabemasken mit vorab ausgefüllten Formularfeldern machen die Dateneingabe bequemer und schneller.
- Verschiedene Lohnfälle wie Bau- und Pflegelöhne sind genauso einfach abzurechnen wie Standardlöhne.
- Das Erstellen von Auswertungen und Analysen ist unkompliziert und kann individuell angepasst werden.
- Die Lohn- und Gehaltsdokumente werden sicher über die Cloud online bereitgestellt.
- Regelmäßige kostenfreie Updates stellen sicher, dass die Software immer den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.
Diese Anforderungen klingen in der Theorie zwar sehr simpel, dennoch kann es in der Praxis zur Herausforderung werden eine Software-Lösung zu finden, die alle diese Kriterien tatsächlich erfüllt. „Knackpunkte können versteckte Kosten oder erst im Alltag erkennbare Funktionslücken sein. Daher ist es wichtig, sich mit den Softwareoptionen eingehend zu beschäftigen und eventuell Nutzerbewertungen oder Expertenmeinungen einzuholen “, sagt Manfred Kappel, geschäftsführender Gesellschafter des Software-Herstellers Agenda.
Mit professionellen Lösungen bis zu 6,5 Arbeitstage im Monat einsparen
Experten zufolge können Unternehmen mit 100 Mitarbeitern durch den Einsatz professioneller Lohnbuchhaltungslösungen bis zu 6,5 Arbeitstage pro Jahr bei der Abrechnung der Gehälter einsparen. Darüber hinaus haben diese Lösungen das Potenzial, die Ausgaben für externe Dienstleister erheblich zu reduzieren, was in weiterer Folge zu einer positiven finanziellen Bilanz des Unternehmens beiträgt.
Smarte Lohnabrechnungen: Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen
Die Suche nach neuer Software beginnt zumeist mit der Erstellung eines Lastenheftes, in dem die genauen Anforderungen festgehalten werden. In weiterer Folge wird der Markt nach entsprechenden Lösungen studiert, die die Punkte im Anforderungskatalog auch tatsächlich erfüllen können.
Speziell im Bereich intelligenter Lohnabrechnungslösungen wird der Markt jedoch schnell unübersichtlich und gleicht der bekannten Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Dennoch gibt es in Deutschland etablierte Unternehmen, die bereits seit Jahrzehnten in diesem Bereich aktiv sind und daher über umfangreiche Erfahrung verfügen.
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