Richtiges Management Reporting in Unternehmen unverzichtbar
Für den Erfolg eines Unternehmens ist ein aussagekräftiges Management Reporting unerlässlich. Ihm fällt die Aufgabe zu, den Führungskräften eines Unternehmens alle für eine fundierte Entscheidungsfindung relevanten Daten zu liefern. Die anhand bestimmter Leistungskennzahlen generierten Berichte sind unverzichtbar bei der Organisation von Betriebsabläufen und der stetigen Überwachung der Leistungsdaten. So lässt sich der Erfüllungsgrad innerhalb eines Betriebes verlässlich ermitteln.
Ziele und Herausforderungen
Galt Langsamkeit und Perfektionismus früher als ein Zeichen von Qualität, so ist heute eher das Gegenteil der Fall. Wer bei seiner Entscheidungsfindung Geschwindigkeit an den Tag legt, verschafft sich einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Eine dank fortschreitender Digitalisierung schnelle Datenverfügbarkeit versetzt Führungskräfte in die Lage, die für das Unternehmen bedeutsamen Entscheidungen zeitnah zu treffen.
In das Management Reporting fließen Daten aus den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens ein. Dazu zählen Daten aus den betrieblichen Prozessen und dem Finanzbereich. So lassen sich die über einen gewählten Zeitraum gesammelten Daten mittels aktueller Tools schnell und gezielt aufbereiten und mit Hilfe moderner Dashboard Software anschaulich visualisieren.
Alle für die Entscheidungsfindungsprozesse erforderlichen Daten stehen dem Management innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Was nicht benötigt wird, bleibt unberücksichtigt. Bei der präzisen und unmissverständlichen Beantwortung drängender Fragen erweist sich das Manager Reporting als unverzichtbar. Werden alle geschäftsrelevanten Faktoren berücksichtigt und sachgerecht aufbereitet, ist die Gefahr falscher Schlussfolgerungen minimiert.
Fehlentscheidungen werden vermieden
Manager trafen früher ihre Entscheidungen aufgrund einer mangelnden Verfügbarkeit der erforderlichen Daten häufig aus dem Bauch heraus. Viele Führungskräfte setzten dabei auf Sicherheit und scheuten jedes vermeintlich unnötige Risiko. Die händische Erfassung relevanter Unternehmensdaten war nicht nur zeitintensiv, sondern erwies sich häufig auch als Fehlerquelle.
Das digitale Management Reporting wirkt Fehlentscheidungen und den damit verbundenen negativen finanziellen Folgen wirkungsvoll entgegen. Es ermittelt alle relevanten Daten, bereitet sie sachgerecht auf und sorgt für eine bildliche Darstellung, die es Führungskräften ermöglicht, alle Sachverhalte unmissverständlich zu erfassen.
Falsche und qualitativ unzureichende Informationen gehören damit der Vergangenheit an. Deren Analyse stellt sich deutlich vereinfacht dar. Das Risiko falscher Schlussfolgerungen wird minimiert, die Kommunikation an untergeordnete Ebenen vereinfacht.
Was gehört ins Management Reporting, was nicht?
Ohne klare Zielorientierung ist das Management Reporting wertlos. So dürfen nur Daten aufgenommen werden, die einen Mehrwert für die Entscheidungsfindung darstellen. Werden alle nur erdenklichen Parameter erfasst, analysiert und weitergeleitet, drohen die Entscheider in der Datenflut zu ertrinken. Ist die Datenlage hingegen zu dünn, können Führungskräfte ihre Aufgaben nicht erfüllen.
Ein effektives Management Reporting reduziert die Datenmenge und vermeidet unübersichtliche Komplexität. Deren zielorientierte Auswahl orientiert sich an den tatsächlichen Bedürfnissen der jeweiligen Empfänger, Grafiken sind Tabellen vorzuziehen. Die Beschränkung auf wichtige Kennzahlen ist sinnvoller als eine vollumfängliche Darstellung.
Als Standard gilt: Für den Empfänger des Reports muss ein roter Faden erkennbar sein. Unverzichtbar sind die Muss-Informationen, bestimmen sie doch die logische Abfolge. Soll-Informationen helfen dem Leser, den Inhalt leichter zu verstehen. Kann-Informationen sind für Führungskräfte meist entbehrlich, können aber bei komplexen Sachverhalten für Laien nützlich sein.
Das Reporting sollte in festgelegten Zyklen erfolgen. Sind diese eher kurz, ist auch der Umfang der Berichte gering. Insbesondere in Krisenzeiten wie z.B. die aktuelle Wirtschaftskrise in Deutschland machen es erforderlich, die aktuelle Situation stets im Auge zu behalten. Nur wenn die Berichte in kurzen Abständen aktualisiert werden, lässt sich zeitnah an den erforderlichen Stellschrauben drehen.
Lieferengpässe, rasant steigende Energie- und Materialkosten, Kaufkraftverlust und Fachkräftemangel sorgen dafür, dass eine wachsende Zahl an Unternehmen ihr Management Reporting häufiger durchführt, als das noch vor wenigen Jahren üblich war. Nur so lassen sich die aktuellen Trends erkennen und bei der Entscheidungsfindung angemessen berücksichtigen.
Was macht es erfolgreich?
Der Inhalt eines guten Reportings fokussiert sich auf die entscheidungsrelevanten Daten. Alles, was entbehrlich ist, bleibt außen vor. Werden Daten und Sachverhalte in komprimierter Form präsentiert, animiert das die Empfänger, sich auch tatsächlich intensiv mit dem Reporting zu befassen. Ballast wirkt hingegen abschreckend, kostet unnötige Zeit und verstellt den Blick auf das Wesentliche.
Mobile Endgeräte und moderne Softwarelösungen erleichtern Erfassung, Aufbereitung und Austausch von relevanten Unternehmensdaten. An die Stelle eines bloßen Plan-/Ist-Vergleichs tritt zunehmend die fortgeschrittene Analytik, ermöglicht sie doch eine Vorhersage wichtiger Kennzahlen.
Die Akzeptanz des Management Reportings entscheidet über dessen Erfolg. Herrscht im Unternehmen Skepsis gegenüber Business Intelligenz, gerät die fakten- und informationsbasierte Entscheidungsfindung leicht ins Hintertreffen. Wer als Führungskraft noch immer auf sein Bauchgefühl vertraut, konterkariert den mit der Erhebung von Kennzahlen verbundenen Aufwand. Hier kann nur eine Anpassung der Unternehmenskultur Abhilfe schaffen.
Papierbasierte Berichte sind ein Relikt aus der Vergangenheit. Das digitale Berichtswesen bietet die Möglichkeit, Daten in Echtzeit zu aktualisieren, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern dient auch der Abfallvermeidung. Interaktive Visualisierung sorgt für Übersicht und den Austausch des Datenmaterials zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen.
Das Storytelling zeigt nicht nur im Marketing Wirkung. Auch im Reporting lässt sich damit Aufmerksamkeit erregen. So hilft es dabei, Informationen leicht verständlich zu vermitteln. Wem die Zeit fehlt, viele Daten zu verarbeiten und gleichzeitig Entscheidungen treffen zu müssen, empfindet Storytelling als hilfreich. Geschichten prägen sich besser ein als nackte Zahlen und Fakten. Abstrakte Informationen werden in Bilder übersetzt und bleiben im Gedächtnis.
Tipps für erfolgreiches Management Reporting zusammengefasst:
- Konzentration auf entscheidungsrelevante Daten
- Tools für fortgeschrittene Analytik nutzen
- Skepsis gegenüber Reporting entgegenwirken
- Berichte vorzugsweise digital kommunizieren
- Daten und Fakten in eine Geschichte verpacken
Für Management Reportings sind verlässliche Daten, die entsprechend aufgearbeitet werden, unumgänglich. Quelle: LucaNet
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