Andreas Liefeith: Wie das eBO die digitale Kommunikation verändert

Andreas Liefeith ist Leiter für Marketing und Kommunikation der procilon GmbH. Das Unternehmen entwickelt kryptographische Software.

Onpulson: Herr Liefeith, Sie sind Leiter für Marketing und Kommunikation der procilon GmbH. Ihre Unternehmensgruppe stellt  kryptografische Software her, deswegen können Sie uns bestimmt genau erklären, was sich hinter den drei Buchstaben eBO verbirgt?

Andreas Liefeith: eBO – das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach – ist eine sichere Infrastrukturkomponente im elektronischen Rechtsverkehr (ERV). Da insbesondere für den elektronischen Datenaustausch mit Gerichten spezifische IT-Sicherheits- und Compliance-Anforderungen definiert sind, ist ein Zugang nur über sogenannte sichere Übertragungswege möglich. eBO ist ein solcher sicherer Übertragungsweg.

Onpulson: Das klingt, als sei eBO ein Sonderverfahren für eine kleine Nutzergruppe. Wer genau kann denn ein eBO nutzen?

Andreas Liefeith: Wie der vollständige Name ausdrückt, wurde es für Einzelpersonen und Organisationen geschaffen. Als Organisation sind hier vor allen Dingen Unternehmen, Verbände und andere professionelle Verfahrensbeteiligte gemeint. Generell wurde eBO für Teilnehmer am ERV konzipiert, die bisher keinen sogenannten sicheren Übertragungsweg nutzen konnten.

Das war in der Vergangenheit Notaren, Rechtsanwälten, Verwaltungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts vorbehalten. Nun können bspw. Dolmetscher, Übersetzer, Berufsbetreuer, Verfahrensbeistände, Sachverständige, Gutachter, Gerichtsvollzieher oder auch Patentanwälte z.B. beim Austausch mit dem Bundespatentgericht (BPatG) auf einen zugelassenen und sicheren Übertragungsweg zurückgreifen.

Onpulson: Mit wem kann ich über eBO kommunizieren bzw. wer ist alles mit in diesem Nutzerkreis erreichbar?

Andreas Liefeith: Der neue Kommunikationsweg wurde für die oben genannten Berufsgruppen geschaffen, damit sie auf sichere Art mit den Gerichten und der Justiz kommunizieren können. Dazu zählen auch andere besondere elektronische Postfächer (beBPo, beA, beN). Es können somit auch Behörden (beBPo), Anwälte (beA), Notare (beN) und zuküntig auch Steuerberater (beSt) adressiert werden. eBO zu eBO-Kommunikation ist hingegen nicht möglich.

Onpulson: Nun könnte man das Ganze auch über klassische E-Mails lösen, welche Vorteile bietet denn konkret das eBO?

Andreas Liefeith: Das eBO bietet mehrere Vorteile. Einerseits gilt es als sicherer Übertragungsweg zwischen Bürgern, Organisationen und Gerichten. Damit ist sichergestellt, dass z.B. personenbezogene Daten und wichtige Unterlagen nicht in die falschen Hände geraten. Weiterhin wird jede eBO-Nachricht eindeutig quittiert, im Gegensatz zur klassischen E-Mail. Das bedeutet, der Nachricht ist ein eindeutiger Absender zuzuordnen. Außerdem nutzt eBO Bewährtes. Es werden etablierte Infrastrukturkomponenten des elektronischen Rechtsverkehrs genutzt. Außerdem bietet das eBO einen Rückkanal, sodass ERV-Teilnehmer auch Nachrichten an das eBO senden können.

Onpulson: Wenn das so ist, stellt sich die Frage, inwieweit das eBO verpflichtend genutzt werden muss?

Andreas Liefeith: Zum 1. Januar 2022 sind die gesetzlichen Regelungen für das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) geschaffen worden. Grundsätzlich ist das eBO noch nicht verpflichtend. Bis spätestens 01.01.2026 sind jedoch laut Bundesgesetz zur Einführung einer elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs alle Verfahrensakten bei allen Gerichten, Staatsanwaltschaften und Strafverfolgungsbehörden verbindlich elektronisch zu führen.

Onpulson: Können Sie uns kurz skizzieren, wie genau Nachrichten mit eBO versendet werden?

Andreas Liefeith: Nach dem Einbinden des eBO-Adressbuches in Outlook kann aus dem Outlook heraus eine E-Mail versendet werden: Der Empfänger wird aus dem eBO-Adressbuch ausgewählt, Dateianhänge werden der E-Mail hinzugefügt und weitere Angaben zu den Anhängen werden über den XJustiz-Datensatz eingegeben. Wenn die Nachricht erfolgreich versendet wurde, erhält der Absender eine Sendebestätigung der Nachricht. Damit kann im Zweifel eine fristgerechte Einreichung von Dokumenten belegt werden.

Onpulson: Beim Stichwort Beleg taucht direkt die Frage auf, ob man zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur benötigt.

Andreas Liefeith: Nein, da eBO ein sicherer Übertragungsweg mit identitätsbestätigtem Absender ist, kann auf die qualifizierte Signatur verzichtet werden. Aus der Rechtsprechung sind allerdings Fälle bekannt, bei denen Gerichte bei speziellen Dokumenten auf die qualifizierte Signatur bestanden haben. Deshalb empfehlen wir, sich dazu im konkreten Fall zusätzliche Informationen einzuholen. Im Zweifel bietet die schnell nutzbare qualifizierte Signatur mit proTECTr eine zusätzliche Sicherheit für wichtige Schriftsätze.

Onpulson: Das erweckt sicher bei dem einen oder anderen Leser den Eindruck hoher technischer Ansprüche. Welche technischen Voraussetzungen müssen für eBO erfüllt sein?

Andreas Liefeith: In den meisten Fällen genügt für die Nutzung des eBOs ein gängiger E-Mail-Client, wie z.B. MS Outlook, sowie ein internetfähiges Endgerät und natürlich die entsprechende Software eines eBO-Anbieters.

Onpulson: Nun ist davon auszugehen, dass einige Interessenten bereits über ein Konto aus dem alten EGVP-Verfahren verfügen. Kann man seinen bestehenden EGVP-Zugang nutzen oder muss man sich neu registrieren?

Andreas Liefeith: Es ist leider gesetzlich nicht möglich, einen bereits bestehenden EGVP-Zugang für das eBO weiter zu nutzen. Die gesetzlichen Regelungen lt. ERVV schreiben für eBO-Nutzer explizit eine Bestätigung der SAFE-Identitäten vor, was de facto einer Neuregistrierung entspricht.

Onpulson: Wenn daran künftig kein Weg mehr vorbeiführt: Wie erhalte ich als Verfahrensbeteiligter denn nun mein persönliches eBO?

Andreas Liefeith: Eine wesentliche Voraussetzung für die Einrichtung und Nutzung eines eBO ist eine identitätsbestätigte Registrierung im Verzeichnisdienst der Justiz SAFE. Hierfür sind unterschiedliche Verfahren zur Identitätsbestätigung vorgesehen. Einzelpersonen können ihre Identität über die eID-Funktion des Personalausweises (muss freigegeben sein) nachweisen. Für Organisationen (Unternehmen, Verbände, etc.) ist ein Nachweis über ein Unternehmenssiegel möglich. Ebenfalls wird eine beglaubigte Identitätsbestätigung durch ein Notariat akzeptiert. Des Weiteren wird für den Zugang zum ERV eine durch die Justiz zugelassene Sende- und Empfangssoftware benötigt. procilon verfügt über eine solche Komponente. Das eBO kann bei uns im Online-Shop erworben werden. Zum Kennenlernen des Programms bieten wir auch eine Live-Schulung inklusive Fragestunde an.

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