Das passende Meeting-Format in hybriden Teams wählen

Wenn ein Meeting das nächste jagt, bleibt wenig Zeit zum Denken. Dringende Themen bestimmen den Tagesablauf, viel zu oft bleibt Wichtiges liegen, obwohl wir inzwischen fast rund um die Uhr mit Arbeit beschäftigt sind.

Wenn wir es eilig haben, hetzen wir zu sehr. Im Akkord geschriebene E-Mails führen leider nicht dazu, dass sich der Posteingang weniger füllt. Stattdessen erhalten wir nur noch mehr E-Mails. Um trotz der vielen, unproduktiven Meetings weiter zu kommen, setzen wir noch mehr Meetings an. Und fühlen uns am Ende der Marathontage noch unproduktiver und erschöpfter.

Mit zwei Fragen Meetings konsequent hinterfragen und besser machen

Wenn es im Arbeitsalltag bei zu enger Taktung ebenso gelingt, anzuhalten und neu zu fokussieren auf das, was eigentlich wichtig ist (und nicht nur dringend), dann bringt das nicht nur viel Arbeitsfreude zurück, sondern auch produktivere Ergebnisse.

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.Um mehr freie Zeit für Wichtiges zu schaffen und aus dem Meetingmarathon auszusteigen, helfen zwei fokussierende Fragen. Vor dem nächsten Meeting gestellt, können sie viel bewirken.

1. Wozu wollen wir uns im Meeting treffen?
2. Welche Art von Meeting ist dafür hilfreich?

Klären Sie doch mal vor dem nächsten Meeting, was im Meeting überhaupt zusammen erreicht werden soll. Damit können Sie nicht nur die Meetingagenda viel fokussierter gestalten, sondern auch noch feststellen, ob ein Meeting überhaupt erforderlich ist.

Mit hybriden Teams mehr erreichen: Werkzeuge, Methoden und Praktiken für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz

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Als Hilfestellung haben wir drei Kategorien typischer Interaktionen im Meeting identifiziert, die Ihnen dabei helfen, das passende Meetingformat auszuwählen.

1. Informieren, abstimmen, Ideen sammeln.
2. Diskutieren, entscheiden.
3. Kennenlernen, Bindung stärken, Konflikte klären.

Ein paar Beispiele:

• Wenn es wie in der ersten Kategorie im Meeting „nur“ um das Vermitteln von Informationen geht, könnten Sie auf das Meeting verzichten und die Informationen asynchron per E-Mail, Chat oder Taskboard austauschen.
• Gibt es, wie in der zweiten Kategorie, eine herausfordernde Frage zu diskutieren, ist ein Meeting hilfreicher als ein E-Mail Pingpong; in Präsenz muss ich mich dafür nicht zwingend treffen.
• In Präsenz wiederum kann ich am besten den Teamgeist pflegen und Komplexes und Emotionales besprechen.

Ein hilfreiches Prinzip dabei ist das folgende: Je komplexer und emotionaler das Meetingthema, desto produktiver ist ein Format mit persönlichem Kontakt. Die folgende „Meetingformat-Interaktions-Matrix“ veranschaulicht dieses Prinzip.

Meeting-Format-Interaktionsmatrix. Quelle: ©Sonja Hanau und Gesine Engelage-Meyer.

Asynchrone Zusammenarbeit

Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass produktive Ergebnisse vor allem zwischen Meetings entstehen? Wieso daher diese produktiven Zwischenräume nicht einfach vergrößern? Asychrone Zusammenarbeit ist hierfür der passende Schlüssel.

Hybride Teams können dabei auf moderne Kollaborationstools setzen und die Technik nutzen, um auch auf Distanz eng abgestimmt miteinander arbeiten zu können.

Beliebte Beispiele: Statusupdates teilen über ein digitales Taskboard oder ein kreatives Brainstorming auf dem digitalen Whiteboard. Im Vergleich zu sonst sind dann nicht alle zum selben Zeitpunkt kreativ, sondern jeder für sich innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.

Wenn Sie es schaffen, im Team die Kalender auf diese Weise abzuspecken, werden Sie damit belohnt, die frei gewordene Zeit flexibler dafür nutzen zu können, was wichtig und nicht nur dringend ist. Entscheidende Themen, für die der Tag bisher nie lang genug war – und die Sie am Abend zufrieden den Laptop zuklappen lassen.

Fazit

Nehmen Sie sich vor dem Ansetzen des nächsten Meetings die Zeit zu hinterfragen, welches Ergebnis der Austausch bezweckt und entscheiden Sie bewusst, welches Meeting-Format das produktivste ist.

Noch mehr Potenzial für produktives Arbeiten mit weniger Meetings liegt in der Förderung asynchroner Zusammenarbeit. So entstehen neue Freiräume mit mehr Platz für produktiven Flow und Freude an der Zusammenarbeit.

^{Bildnachweis: ©istockphoto.com/jacoblund}