Fahrtkosten für Mitarbeiter effizient managen

Um die Zusammenarbeit zu intensivieren, die Produktionsstätten zu inspizieren oder Produkte zu verkaufen, stehen für viele Mitarbeiter Geschäftsreisen – oft auch ins Ausland – auf dem Plan. Wichtig zu erwähnen ist, dass eine Dienstreise dann als solche betrachtet wird, wenn sie außerhalb der Stadtgrenze ist. Man spricht hier von einer Auswärtstätigkeit. Ein Kundentermin in der Nähe, beispielsweise in der gleichen Stadt, fällt somit nicht unter den Begriff. Der Angestellte muss acht Stunden insgesamt unterwegs sein, damit man von einer Dienstreise sprechen kann.

Was zählt alles zu den Fahrtkosten?

Zu den Fahrtkosten bei einer Geschäftsreise gehören sämtliche Ausgaben, die bei der Hin- und Rückfahrt anfallen. Solange zwischen Arbeitnehmer und -geber nichts anderes vereinbart wurde, zählen somit sämtliche Fortbewegungsmittel dazu.

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Allerdings werden vom Arbeitgeber nur die vereinbarte Anreisemethode und Komfortklasse erstattet. Ist zum Beispiel eine Fahrt mit dem eigenen PKW ausgemacht, sollten Sie nicht mit dem Flugzeug reisen.

Ebenfalls sollte vor Antritt der Dienstreise mit dem PKW bei seinem Arbeitnehmer geklärt werden, wie abgerechnet wird. Hier ist ein Fahrtenbuch zu führen. Wird die Fahrt mit dem eigenen Auto gemacht, erfolgt die Abrechnung durch den Arbeitgeber auf Grundlage der Kilometerpauschale oder er ersetzt ihm die realen Kosten der Reise. Bei Dienstreisen mit einem öffentlichen Verkehrsmittel oder dem Flugzeug erhalten Sie kein Spritgeld vom Arbeitgeber, sondern den Wert des entsprechenden Tickets.

Wie können Fahrtkosten generell erstattet werden

Grundsätzlich gibt es zwei Wege zur Erstattung, dazu zählt:

1. Durch den Arbeitnehmer

Dieser hat die Option Fahrtkosten als Werbungskosten bei der Steuer abzusetzen. Auch hier kann man die Kilometerpauschale für Dienstfahrten oder die tatsächlich entstandenen Kosten als Berechnungsgrundlage wählen. Es gilt: Man muss die Strecke mit dem eignenen Auto, einem Mietwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln angetreten haben, ein Firmenwagen ist nicht erlaubt.

2. Durch den Arbeitgeber

Da der Arbeitnehmer bei der ersten Variante nur einen Teil der Ausgaben zurückerstattet bekommt, ist die Möglichkeit, die Fahrtkosten durch den Arbeitgeber zu erhalten, prinzipiell besser. Denn dabei werden dem Angestellten in der Regel die gesamten Kosten refundiert.

Auch hier ist es sinnvoll, die Art der Rückerstattung der Fahrtkosten gleich von Beginn an mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren.

Bisherige Probleme beim Absetzen

Unabhängig davon, ob die Fahrtkosten am Ende durch das Finanzamt oder direkt durch den Arbeitgeber zurück gezahlt werden, ist dies sehr aufwändig. Unter anderem können sich folgende Probleme ergeben:

• Um die angefallenen Kosten nachweisen zu können, benötigt man alle Belege, die man vorher sorgfältig aufbewahren muss. Oft gehen hier welche verloren.
• Mitarbeiter mussten bisher in Vorleistung gehen und die Ausgaben erstmals aus der eigenen Tasche begleichen. Die entsprechende Rückerstattung kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
• Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Spesenabrechnung ist ebenfalls sehr arbeits- und zeitaufwendig. Das wird häufig unterschätzt.

Aufgrund dessen sind immer mehr Unternehmen auf der Suche nach einer effizienten Lösung, um Fahrtkosten für Mitarbeiter besser zu handhaben. Wie sieht diese konkret aus?

Kosten effizient mit Firmenkreditkarten managen

Unter dem Begriff Firmenkreditkarten versteht man individuelle Mitarbeiterkarten, speziell auf einen Angestellten ausgestellt. Dadurch erhalten Arbeitnehmer Zugriffsmöglichkeiten auf Ihr Geschäftskonto und können somit die auf Dienstreisen anfallende Kosten direkt über die Firma abrechnen. Jedem Besitzer einer solchen Karte steht ein festgelegtes Budget zur Verfügung. Sämtliche Zahlungen gehen transparent vonstatten und können jederzeit zurückverfolgt werden.

Der große Vorteil dabei ist, dass Mitarbeiter nicht mehr in Vorleistung gehen müssen und sich den aufwändigen Prozess der Fahrtkostenrückerstattung ersparen können. Belege werden digital verwaltet und können somit nicht mehr so schnell verloren gehen.

Fazit

Bei Dienstreisen fallen Fahrtkosten an. Wie diese abgerechnet werden, sollten Sie von Beginn an mit Ihrem Arbeitgeber abklären. Denn entweder können sie bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers beim Finanzamt teilweise abgesetzt oder durch den Arbeitgeber übernommen werden. Wobei die letztere Option die bessere Wahl ist, weil ein Mitarbeiter so in der Regel den gesamten Betrag erstattet bekommt.

Jedoch sind beide Möglichkeiten mit zeitaufwendiger Arbeit verbunden, da es eine Spesenabrechnung bzw. die Verwaltung von Belegen benötigt. Außerdem mussten Mitarbeiter bisher in Vorleistung gehen. Doch mit der Einführung von Firmenkreditkarten ist damit Schluss, da sich Fahrtkosten nun effizienter managen lassen. Dabei erhalten Angestellte nämlich einen individuellen Zugriff auf das Firmenkonto, mit dem sie anfallende Kosten auf Dienstreisen decken können und sich somit den aufwendigen Prozess der Fahrtkostenrückerstattung ersparen können.

^{Bildnachweis: ©istockphoto.com/SIphotography}