Effektives Kostenmanagement: Wie Unternehmen Kosten senken können
Die Suche nach Wegen, um Kosten zu sparen, ist für viele Unternehmen nicht nur in Zeiten von Energiekrisen und Pandemie von Bedeutung. Doch der Ausblick auf eine drohende Rezession sorgt dafür, dass mit größerer Dringlichkeit nach Einsparpotentialen gesucht wird. Welche Optionen gib es?
Auch wenn Entlassungen und Kurzarbeit die Ultima Ratio sind, gibt es vorher andere Möglichkeiten auszuschöpfen, um diese Mittel zu verhindern. Vom Reevaluieren der Räumlichkeiten über Prozessoptimierung und effektiverem Zeitmanagement bis hin zu anderen Marketingstrategien findet sicher jedes Unternehmen eine Stellschraube, an der man drehen kann, um die Kosten zu senken.
1. Miet- und Lagerkosten
Einer der Kostenpunkte, der mitunter am meisten Einsparpotential birgt, sind Mieten für Büros und Lagerflächen. Kostengünstigere Alternativen finden ist eine der Optionen, doch folgt hier oft ein logistisch schwieriger und vor allem teurer Umzug. Im Falle von Büroräumen könnte man aber auch prüfen, ob es umsetzbar ist, einen Teil der Fläche unterzuvermieten oder die Mietkonditionen neu zu verhandeln.
Im Lagerbereich lohnt es sich, die Inventuren genauer anzusehen. Dann lässt sich die Frage klären, ob man mit weniger Lagerraum auskommt oder ob eine Reduzierung der Bestände sinnvoll ist. Bei allen betrieblichen Versicherungen, sollte man sich die Frage stellen, ob man wirklich jeden Versicherungsschutz benötigt. Grundsätzlich sind existenzbedrohende Risiken eine Versicherung wert. Eine Prüfung der Risiken durch einen neutralen Berater kann zeigen, ob Kostensenkungen möglich sind. Doch auch ein Wechsel der Arbeitsprozesse kann sinnvoll sein.
2. Streamlinen von Arbeitsprozessen
Auch wenn ein Umstellen von Arbeitsprozessen mit erheblichen Anstrengungen verbunden ist, kann sich dieser Schritt lohnen. Die Just-in-time-Produktion, das heißt wenn man Material nach Bedarf zu den exakten Zeiten und in den exakten Mengen liefert, wenn man sie benötigt, kann die Lagerkosten drastisch senken. Aber auch an anderen Stellen gibt es Optimierungspotential. Interne Wikis oder FAQs helfen dabei, Zeit bei Einarbeitungen zu reduzieren, und können selbst für langjährige Mitarbeiter eine wichtige Stütze sein. Und auch wenn Content Management Systeme mittlerweile für viele Unternehmen zum Alltag gehören, gibt es immer noch viele Bereiche, in denen auf Papier gesetzt wird.
Eine Analyse, ob man alle Möglichkeiten der Digitalisierung ausgenutzt hat, kann Handlungsoptionen aufzeigen, welche den Workflow deutlich beschleunigen können. Doch auch die Entwicklung von neuen Standards und Prozessen helfen, Fehler der Mitarbeiter und Störungen im Betriebsalltag zu vermeiden und damit Geld zu sparen.
3. Personalkosten verringern
Wird im Sommer viel gearbeitet und im Winter herrscht Flaute? Die Nutzung von Arbeitszeitkonten kann helfen, die Arbeitslast über das Jahr hinweg zu verteilen. Auch das Einführen von alternativen Arbeitszeitmodellen kann die Produktivität erhöhen und Kosten senken, allerdings ist hier zu beachten, ob sich diese Formen für das Unternehmen und das Personal anbieten. In Fragen von Fortbildungen und anderen Events kann Geld eingespart werden, ohne zu verzichten. Das Zusammenlegen von Veranstaltungen oder Inhouse-Schulungen sind eine Betrachtung wert. Wichtig ist, ein Verständnis von Personalkosten allgemein zu entwickeln, um dann zu sehen, wo ein Ansetzen gewinnbringend ist. Eine Aufstellung von direkten und indirekten Personalkosten vermag hierbei als Ausgangspunkt dienen.
4. Auf den Energieverbrauch achten
Der Sinn einer erhöhten Achtsamkeit beim Energieverbrauch ist in diesen Tagen vielen evident. Trotzdem ist es wichtig, sich genau anzusehen, welche Maßnahmen es gibt. Hierbei kann ein von einem Experten durchgeführtes Energieaudit helfen, die Kosten zu senken. Falls möglich, kann man auch einen Teil seines Stroms selbst erwirtschaften. Mittels Solaranlagen gelingt es einigen Unternehmen nicht nur, ihren Strom bereits selbst herzustellen, sondern ihn sogar zu verkaufen. Aber auch kostenlose Alternativen zum Energiesparen, wie z. B. ein Lüftungsplan oder eine Sensibilisierung des Personals, können ihren Energieverbrauch senken.
5. Richtig Kommunizieren
Schlechte Kommunikation kostet jede Menge Zeit. Egal ob Unklarheit über Zuständigkeiten herrscht oder ob sich produktive Mitarbeiter in unnötigen Meetings langweilen – diese Zeitfresser gilt es auszumachen und zu beseitigen. Eine innovative Möglichkeit, ihre Mitarbeiter über Entwicklungen zu informieren oder auch zu schulen, könnte ein Firmenpodcast sein. Diesen kann sich das Personal während eines Leerlaufs auf der Arbeit anhören. Auch wenn die Einrichtung eines solchen Podcasts eine Investition und für die meisten Unternehmen Neuland ist, kann so langfristig Zeit eingespart und sogar die Identifikation der Belegschaft mit ihrem Unternehmen gesteigert werden.
Diese Innovation vermag, wenn sie durch die oben genannten Wikis und FAQs erweitert wird, als einfache Handreichung für neue Mitarbeiter genutzt werden. Ein Unternehmen, in welchem eine gute und pffene Kommunikation herrscht, hat noch andere Vorteile: Denn wer Dialog und Feedback fördert, hat nicht nur eine höhere Chance, etwas über das Betriebsklima und die Stimmung seiner Mitarbeiter zu erfahren, sondern erleichtert es dem Personal auch, Verbesserungsvorschläge vorzubringen und somit Arbeitsabläufe zu optimieren. Für die Kommunikation untereinander kann ein Training helfen, bestehende Hemmungen oder Barrieren abzubauen und die Effizienz, in der Arbeit verrichtet wird, zu steigern.
6. Marketingstrategien überprüfen
Neben der Kommunikation im Inneren kann man auch bei der Kommunikation nach Außen Geld einsparen. Eine gut geführte Social-Media Präsenz ersetzt zwar keine Marketingkampagne, ist aber ein Ausgangspunkt einer solchen und ermöglicht damit das Senken der Kosten. Auch lässt sich durch kleinere, auf einen Kundentyp spezialisierte Werbemaßnahmen, wie z. B. ein Werbeartikel in einer Fachzeitschrift, oft ähnlich viel erreichen wie mit einer sehr breit aufgestellten, aber in der Regel auch sehr teuren Werbeaktion.
Ebenso sollten Sie über Jahre gewachsene Partnerschaften mit Agenturen auf Nutzen und Qualität überprüfen. Stellt sich heraus, dass aus dem Investment kein angemessenes Wachstum an Kunden entsteht, ist es an der Zeit, die Strategie zu wechseln. Teure Werbegeschenke sollten ebenfalls in Anbetracht der nahenden Rezession auf den Prüfstand gestellt werden.
Letztendlich ist die Suche nach Einsparpotentialen eine sehr individuelle, und allgemeine Aussagen können nur als Orientierungshilfe dienen. Doch wer Bereiche, in denen hohe Kosten entstehen, kritisch untersucht, der wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auch Potentiale entdecken, seine Kosten zu verringern.
Bildnachweis: ©istockphoto/MarianVejcik
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