Scrum: Diese Rollen sorgen für ein ausgezeichnetes Projektmanagement

Scheiternde Scrum-Transformationen entstehen manchmal aus einem Mangel an klarem Verständnis über diese verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten. Wenn Sie Ihr Team nicht richtig aufstellen, kann dies zu allen möglichen Problemen führen: Produktverzögerungen, Funktionen, die die Kunden nicht benötigen, unzufriedene Teams und, was am schlimmsten ist, Organisationen, die Scrum unnötigerweise aufgeben. Wie können Sie diese und andere Herausforderungen vermeiden? Anbei wird Ihnen aufgezeigt, welche Rollen Sie in einem Scrum-Team benötigen und wofür sie verantwortlich sind.

Eine kurze Auffrischung über Scrum-Teams

Scrum-Teams arbeiten in Zyklen (Sprints genannt), die einem einheitlichen Rhythmus von Planung, Ausführung und Reflexion folgen, um eine kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsprozesses zu ermöglichen. Scrum-Teams sind funktionsübergreifend, sodass sie über alle Fähigkeiten verfügen, um ihre Arbeit zu bewältigen. Sie werden auch selbst verwaltet. Das Team – und nicht ein externer Manager – entscheidet, was als Nächstes bearbeitet wird, wer daran arbeitet, wann und wie. In einem Scrum-Team gibt es keine Unterteams oder Hierarchien.

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Es gibt drei Hauptverantwortlichkeiten in einem Scrum-Team:

1. „Entwickler“ bezieht sich auf jeden im Team, der die Arbeit erledigt, und kann auch Designer, Marketer und andere Disziplinen umfassen. Normalerweise gibt es zwischen 3 und 6 Entwickler oder Macher in einem Scrum-Team.
2. Der Product Owner (PO) vertritt den Kunden und legt die Prioritäten fest. Normalerweise gibt es einen PO in einem Scrum-Team.
3. Der Scrum Master hilft allen, ihr Bestes zu geben, indem er die Scrum-Prozesse einsetzt und das Team zur Selbstständigkeit anleitet. Normalerweise gibt es einen Scrum Master in einem Scrum Team. Ein Scrum Master kann auch mehrere Teams gleichzeitig betreuen.

So einfach ist das. Aber um in einer dieser Rollen gute Leistungen zu erbringen, brauchen Sie ein tieferes Verständnis für die detaillierten Verantwortlichkeiten jeder Rolle und die potenziellen Fallstricke, denen Sie begegnen können.

Entwickler schaffen Dinge, die die Produktvision erfüllen

Die Entwickler eines Scrum-Teams erstellen einen Plan zum Erreichen des Sprint-Ziels. In Scrum hat jeder Sprint ein bestimmtes Ziel, das das Team zusammen mit dem Product Owner während des Sprint Planning festlegt. Nehmen wir an, das Ziel Ihres Sprints lautet: „Steigerung der DAU (Daily Active Users) um 2 % durch Verbesserung des Onboarding-Trichters“. Das Team muss dann festlegen, wie es dieses Ziel erreichen will, und die entsprechenden Aufgaben in das Sprint Backlog – die Liste der Arbeiten für diesen Sprint – aufnehmen.

Die Entwickler überprüfen jeden Tag während des Daily Scrum Meetings den Fortschritt auf dem Weg zum Sprint Goal. Falls erforderlich, passen sie ihre Pläne und Aufgaben an, um sicherzustellen, dass Sie das Ziel auch bei Problemen erreichen können. In der Regel bedeutet dies, dass Funktionalitäten mit niedriger Priorität oder „Nice-to-have“-Funktionalitäten aus dem Sprint Backlog gestrichen werden.

Retrospektive

Wenn Sie gemeinsam mit dem Scrum Master zu der Einschätzung kommen, dass es keine Möglichkeit gibt, das Sprint Goal zu erreichen, haben Sie sich wahrscheinlich zu viel vorgenommen. Die Verwendung eines agilen Schätzverfahrens wie Sprint Poker kann Ihnen dabei helfen, die richtige Menge an Arbeit einzuteilen. Wenn Sie Ihre Arbeit geplant und das Sprint Goal trotzdem nicht erreicht haben, können Sie die Gründe dafür in der Retrospektive des Sprints ermitteln, um daraus Lehren für zukünftige Sprints zu ziehen.

Der Product Owner legt die Produktvision fest

Product Owner entwickeln und pflegen die Vision für das Produkt – welche Probleme es löst und für wen. Und sie treffen Entscheidungen darüber, was als Nächstes entwickelt werden soll. Der Product Owner vertritt auch die Stimme des Kunden und des Unternehmens während des Scrum-Prozesses. Er verbringt viel Zeit mit beiden Parteien, um deren Bedürfnisse zu verstehen.

Sie müssen wissen, warum bestimmte Funktionen einen Mehrwert für den Kunden oder das Unternehmen darstellen, und diesen Wert dem Team vermitteln. Eine solche Vision hilft, Entscheidungen über die Produktpriorisierung zu treffen, und sollte die Teams motivieren, den Zweck ihrer Arbeit zu verstehen.

Enge Zusammenarbeit

Zugleich muss der Product Owner eng mit dem Entwicklungsteam zusammenarbeiten. Der Product Owner ist dafür verantwortlich, das Product Backlog ständig zu aktualisieren und zu priorisieren, damit die Stakeholder anhand des Backlogs sehen können, woran das Team arbeitet – jetzt und in naher Zukunft. Das Backlog auf dem neuesten Stand zu halten ist auch wichtig, um sicherzustellen, dass die Elemente für jedes Sprint Planning Meeting ausreichend detailliert und aktuell sind.

Die Product Owner sind dafür verantwortlich, dass das Unternehmen das richtige Produkt entwickelt. Das Entwicklerteam ist dafür verantwortlich, dass das Produkt richtig gebaut wird.

Herausforderungen für Product Owner

Hier sind einige Herausforderungen, denen Sie als Product Owner in einem aufstrebenden Unternehmen begegnen können. Vor allem, wenn Sie aus dem regulären Projektmanagement kommen und in die Rolle des Product Owners wechseln.

Wissen, wann man sich zurückziehen (und wann man eingreifen) muss

Product Owner, die aus einem traditionellen Projektmanagement-Hintergrund kommen, müssen möglicherweise viele der Best Practices ihrer früheren Rollen verlernen. Product Owner in Scrum können nur angeben, welche Arbeit das Team erledigen muss – nicht, wie es sie oder wie viel das Team pro Sprint erledigen soll. Ein traditioneller Projektmanager mag es natürlicher finden, langfristige Arbeitspläne zu erstellen und Aufgaben an einzelne Teammitglieder zu vergeben. Aber so funktioniert Scrum nicht. Ein guter Product Owner muss wissen, wo er sich einmischen und wo er sich zurücknehmen muss.

Beziehungen zu den Stakeholdern verwalten

Eine weitere Herausforderung besteht darin, die Zeit, die Product Owner mit dem Entwicklungsteam verbringen, gegen die Zeit mit Kunden und anderen Stakeholdern abzuwägen. Die Bevorzugung einer Gruppe führt zu einer Trennung von der anderen, was beides nicht förderlich für die Entwicklung eines großartigen Produkts ist.

Dieses Ungleichgewicht kann auf den Hintergrund eines Product Owners zurückzuführen sein. Wenn er einen technischen Hintergrund hat, fühlt er sich mit der geschäftlichen und kundenbezogenen Seite der Rolle vielleicht nicht wohl. Liegt ihr Hintergrund woanders – etwa im Marketing -, haben sie möglicherweise Schwierigkeiten, das Vertrauen der Entwickler in einem Scrum-Team zu gewinnen.

Behalten Sie Klarheit und Vertrauen in Ihre Rolle

In manchen Unternehmen verstehen Product Owner nicht wirklich, was ihr Name besagt – die Verantwortung für das Produkt. Das Jonglieren mit einer Produktvision, der Verantwortung für das Backlog und der Verbindung zwischen allen Parteien ist schon schwierig genug.

Product Owner haben oft das Gefühl, dass sie in der Mitte feststecken, wenn es darum geht, die geschäftlichen Anforderungen einerseits und die Anforderungen der Entwickler andererseits zu managen. Die besten Product Owner hören zu, haben aber die Überzeugung und das Selbstvertrauen, ihre Vision voranzutreiben und die Leute mit ins Boot zu holen, anstatt zu versuchen, es immer allen recht zu machen.

Scrum Master dienen anderen Teammitgliedern

Ein Scrum Master hilft dem Team als Ganzes, Scrum zu praktizieren, indem er ihnen zeigt, wie sie effektiver zusammenarbeiten und ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessern können. Zu jedem Scrum-Team gehört ein Scrum Master.

Neben der Implementierung solider Prozesse schützt der Scrum Master das Team, indem er hilft, Probleme zu lösen und Hindernisse zu beseitigen, die außerhalb seiner Kontrolle liegen. Dieser Schutz kann zum Beispiel darin bestehen, einen Product Owner anzusprechen, der die Grenzen überschreitet, indem er dem Team vorschreibt, wie es seine Arbeit zu erledigen hat. Er kann auch dazu beitragen, bei übergeordneten Managern oder anderen Abteilungen Verständnis für Scrum und Agile zu wecken.

Scrum Master schulen und coachen auch die breitere Organisation bei der Einführung von Scrum, um den Teams zu helfen, sich selbst zu managen. Der Scrum Master ist der Experte für Scrum und fungiert als Coach, der den Scrum-Prozess lehrt, fördert und schützt.

Manchmal übernimmt ein freiberuflicher Agile Coach auch die Rolle des Scrum Masters. Er überträgt dann nach und nach Fähigkeiten, Wissen und Verantwortlichkeiten an Personen innerhalb der Organisation, bis das Team ihn nicht mehr benötigt und als leistungsstarkes, selbstverwaltetes Team funktioniert.

Scrum Master Herausforderungen

Hier sind einige Herausforderungen, denen Sie bei der Arbeit als Scrum Master oder mit einem Scrum Master begegnen können.

Teams trainieren und coachen, nicht verwalten

Scrum Master stehen vor ähnlichen Herausforderungen wie Product Owner. Sie üben keine Autorität über die tägliche Arbeit der Teammitglieder aus, sondern befähigen sie, selbst Verantwortung dafür zu übernehmen. Sie können die Arbeit nicht kontrollieren, aber sie sind für die Verbesserung des Arbeitsprozesses verantwortlich. Ein Scrum Master kann die Struktur einer Besprechung ändern, aber niemanden zwingen, anwesend zu sein.

Diese Einschränkung wird sogar noch schwieriger, wenn Manager einen Scrum Master schicken, um sich mit einem „problematischen“ Team zu befassen, das mit der Art und Weise, wie es derzeit arbeitet, zufrieden ist. Der einzige Ausweg für einen Scrum Master in einer solchen Situation – und in vielen anderen – besteht darin, dass er über große soziale Kompetenz verfügt, da er mit verschiedenen Persönlichkeiten und Interessen innerhalb einer Organisation zu tun hat.

Das Team autark machen

Trotz der angeblichen Einschränkungen für die Rolle des Scrum Masters spielen manche am Ende Gott. Einige Scrum Master befähigen das Team nicht ausreichend durch Training und Coaching, den Scrum-Prozess zu übernehmen. Stattdessen machen sie den Prozess von sich selbst abhängig, indem sie in der Regel die Kontrolle über die Moderation von Meetings und andere Teamrituale übernehmen – und behalten.

Befähigung von Teams, ihre eigenen Arbeitsweisen zu finden

Neben der Abhängigkeit eines Teams von einem Scrum Master besteht eine weitere schlechte Angewohnheit darin, die Regeln von Scrum um jeden Preis einzuhalten. Scrum Master sind dazu da, Teams zu helfen, Scrum zu meistern. Stattdessen helfen großartige Scrum Master den Teams, ihre Prozesse auf der Grundlage dessen zu entwickeln, was für das Team am besten ist, selbst wenn das bedeutet, ein anderes agiles Framework zu übernehmen.

Scrum-Verantwortlichkeiten in Scrum-Zeremonien

Scrum-Teams kommen mehrmals pro Sprint zusammen, um verschiedene Scrum-Zeremonien oder Meetings durchzuführen. Bis jetzt haben wir die allgemeinen Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Scrum-Teammitglieder behandelt. Aber nicht, wer wofür verantwortlich ist, wenn die Teams zusammenkommen.

• Entwickler: Scrum-Teams sind dazu gedacht, sich selbst zu verwalten. Das bedeutet, dass die Entwickler selbst entscheiden, wie ihre Arbeit strukturiert wird und abläuft. Es bedeutet auch, dass sie dafür verantwortlich sind, an Scrum-Zeremonien teilzunehmen und diese erfolgreich zu gestalten. Entwickler nehmen an jeder Scrum-Zeremonie teil, spielen aber eine besondere Rolle beim Daily Scrum (Daily Standup), das ihnen hilft, einander zu entlasten. Und bei der Sprint-Planung, bei der sie mit dem Product Owner zusammenarbeiten, um zu entscheiden, woran sie im nächsten Sprint arbeiten werden und wer welche Aufgaben erhält.
• Product Owner (PO): Da der Product Owner die Gesamtvision für das Produkt festlegt, ist es keine Überraschung, dass er der „Eigentümer“ der meisten produktorientierten Scrum-Zeremonien ist. Insbesondere übernimmt der Product Owner die Führung bei der Backlog-Verfeinerung und allen Story Point-Schätzungen. Er leitet auch das Sprint Planning Meeting, in dem das Sprint Goal festgelegt wird. Schließlich sind sie für das Sprint Review oder die Sprint Demo verantwortlich, bei dem die Erkenntnisse und Fortschritte überprüft werden.
• Scrum Master: Da die Rolle des Scrum Masters darin besteht, Teams zu unterstützen und zu coachen, ist das auch die Rolle, die der Scrum Master in den meisten Zeremonien spielt. Der Scrum Master kann die erste Version jedes Meetings moderieren, wenn ein Team neu ist, und die Moderationsaufgaben je nach Art des Meetings nach und nach an den Product Owner oder die Entwickler abgeben.

Retrospektive Meetings sind in diesem Fall die Ausnahme. Jeder ist für die retrospektive Besprechung verantwortlich. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Sie die Rolle des Moderators in jedem Sprint wechseln. Auf einer tieferen Ebene bedeutet es jedoch, dass alle Teammitglieder für die Verbesserung der Arbeitsprozesse und die Weiterentwicklung des Teams verantwortlich sind.

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