Onboarding: Wie gelingt es im Mobile-Office?

Wichtigkeit des Onboardings

Unternehmen sollten mittlerweile verstanden haben, dass das Onboarding einen essenziellen Teil der Mitarbeitendenbindung darstellt. Läuft das Onboarding rund, ist der Onboardee zufriedener und identifiziert sich schneller mit seinem neuen Arbeitgeber. Die Nutzung einer Onboarding-Software hilft dabei, die Aufgaben übergreifend abzuarbeiten und Excel-Listen und Laufzettel können getrost vernichtet werden. So ist auch die dezentrale Einarbeitung kein Problem.

Das Preboarding

Eins ist ganz klar: Mit der Vertragsunterschrift eines neuen Teammitglieds sollte die Aufmerksamkeit für ihn/sie nicht enden. Gerade wenn bis zum ersten Arbeitstag, aufgrund von Kündigungsfristen, ein längerer Zeitraum zu überbrücken ist, gilt es den Kontakt nicht zu verlieren. Das Preboarding ist eine Phase, die sich leicht, trotz der remote Situation, unterstützen lässt. Diese Phase hätte, auch ohne Mobile Office, schließlich dezentral stattgefunden.

Hier einige Tipps für die effektive Gestaltung dieser Phase:

• Kleines Willkommenspäckchen oder Karte versenden mit persönlichen Worten und der Message: „Wir freuen uns auf dich!“
• Das Team des Onboardees könnte auch eine persönliche Videobotschaft aufnehmen oder sich schon vorab in den sozialen Netzwerken mit dem neuen Teammitglied vernetzen.
• Updates geben, beispielsweise wenn der Arbeitsplatz eingerichtet wurde oder wichtige Dokumente bearbeitet wurden.
• Als Personaler:in kann man die Zeit nutzen, um schon einen Einarbeitungsplan zu schreiben und Arbeitsmaterialien zu bestellen.
• Sollten die ersten Arbeitstage auch im Home-Office stattfinden, so kömmem Sie schon einen Kurier organisieren, um die Arbeitsmittel pünktlich vorbeizubringen.
• Findet der Großteil der Arbeit ohnehin remote statt, gibt es vielleicht vor dem ersten Arbeitstag auch schon virtuelle Meetings oder Weiterbildungen, an denen der Onboardee teilnehmen kann.

Willkommensmappe

Durch die Nutzung einer Onboarding-Software, können diese Aufgaben digital verwaltet werden. Stellt diese Software auch noch ein Portal für den Onboardee bereit, so kann dieser sich strukturiert über die Vorbereitung seines Starts informieren. Über solch ein Portal können auch vorab schon wichtige Dokumente unterschrieben und ausgetauscht werden (beispielsweise Kontoverbindung, Versicherung etc.). Somit entfällt lästiger Papierkram am ersten Arbeitstag.

Portal d.vinci

Ein wichtiger Meilenstein: Der erste Arbeitstag

Wie sagt man so schön: Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck. Doch wie den ersten Eindruck schaffen, wenn man sich nicht persönlich begegnet? Gehen Sie doch ihren Arbeitstag wie gewohnt an – und laden sie das neue Teammitglied einfach zum virtuellen Unternehmensmeeting ein, statt einen Rundgang vor Ort zu machen. Um den Bürorundgang zu ersetzen, könnte in der Preboarding-Phase ein Rundgangs-Video verschickt werden.

Auch das Zweier-Gespräch darf am ersten Tag nicht fehlen, in dem der Onboardee die Möglichkeit hat, seine Fragen loszuwerden. In diesem Termin könnt ihr auch den Einarbeitungsplan durchgehen und die ungeschriebenen Regeln des Unternehmens erklären, wie beispielsweise ab wann es ein Attest vom Arzt braucht und wie und wann Mittagspause gemacht wird. Wenn ihr ein Kommunikationstool wie Microsoft Teams benutzt, weist ihr die Belegschaft darauf hin, dass diese reale Profilbilder pflegen – das hilft dem Onboardee sich die Namen zu merken und schafft Nähe.

Für den restlichen Tag können noch weitere solcher remote Gespräche geplant werden, beispielsweise mit dem neuen Team oder dem Buddy, sofern es einen gibt. Ein Buddy steht für den Onboardee als Unterstützung zur Verfügung und kann jederzeit für Fragen herangezogen werden. Eine schöne Idee kann es sein, wenn sich mittags das ganze Team zur gleichen Zeit zum virtuellen Mittagessen trifft. Gefällt einem die Idee, vor der Kamera zu essen, nicht so gut, so verabredet doch ein virtuelles Spiele-Mittagessen, bei dem sich alle bei einem Online-Quiz besser kennenlernen können.

Virtuelles Meeting

Die Betreuungsphase: Die ersten Wochen im Unternehmen

Auch nach dem ersten Arbeitstag können noch Dinge schiefgehen und beim Onboardee wird es immer mal wieder Fragen oder Unsicherheiten geben. Gerade weil man sich bei der mobilen Arbeit nicht an der Kaffeemaschine begegnet oder sich nicht beim Mittagessen trifft, ist es umso wichtiger, den Kontakt anderweitig zu halten: Vereinbart schon zu Beginn in regelmäßigen Abständen Feedbackgespräche und versucht dabei zwischen den Zeilen zu lesen. Fragt auch ganz konkret nach Ängsten während der Einarbeitung im Mobile Office.

Damit die Teammitglieder den Onboardee nicht vergessen, könnten Sie eine Karte an alle nach Hause schicken mit der Aufschrift: „Vergiss Arne/Anna nicht!“. Diese können sich die Teammitglieder des Onboardees auf den Schreibtisch stellen und werden so charmant daran erinnert, sich immer mal wieder zu melden. Es kann auch sinnvoll sein, das Team zu ermuntern, regelmäßig ein virtuelles Kaffeetrinken zu vereinbaren. Überlegt gemeinsam, an welchen Meetings der Onboardee teilnehmen soll – je früher er/sie mitgenommen wird, desto besser. So bekommt er/sie frühzeitig Informationen mit und fühlt sich gleich integriert.

Das Bewusstsein, dass ein Onboarding nicht von heute auf morgen abgeschlossen ist, ist ein ganz wichtiger Punkt im Prozess. Mal findet ein neues Teammitglied schneller in neue Aufgaben, mal langsamer. Ermuntert das Team und vertretet auch selbst die Haltung: „Es gibt keine doofen oder falschen Fragen – ich habe eine offene Tür für dich. Du kannst jederzeit anrufen!“

Die Bereitstellung digitaler Lerninhalte, beispielsweise in Form von eLearnings, kann eine tolle Erleichterung für beide Seiten sein. Der Onboardee hat so in seinem Tempo die Möglichkeit, neue Inhalte aufzunehmen und das möglicherweise auch noch in einem besonders kreativen Format.

Eine weitere tolle Idee für die ersten Wochen: Der Onboardee bekommt eine gelbe und eine rote Karte, die immer gezogen werden dürfen. Wird im Gespräch, in einer E-Mail oder im Chat der Begriff „gelbe Karte“ vorangestellt, kann er/sie sich darauf verlassen, dass sich in der nächsten Stunde jemand meldet, um die Unsicherheit aus der Welt zu schaffen. Wird der Begriff „rote Karte“ verwendet, meldet sich sofort jemand beim Onboardee – auch, wenn sich diese Person gerade in einem Termin befindet. Das schafft ein wertvolles Sicherheitsgefühl im Sinne von: „Egal was kommt, irgendjemand ist für mich da.“

Fazit: Digitales Onboarding – leichter als gedacht

Wir haben gesehen, dass es für das Onboarding, auch in Zeiten von Mobile Office, viele gute Ideen gibt. Noch leichter wird es mit einer digitalen Onboarding-Software, wie beispielsweise der von d.vinci.

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