Mit Standards und Prozessen ein profitables Unternehmen aufbauen

In vielen KMUs wird das Rad täglich neu erfunden, selbst bei Alltagsabläufen. Damit verschenken Unternehmer jede Menge Geld, Zeit und Nerven. Die Lösung liegt in funktionierenden Prozessen. Sie vereinfachen alles und wirken als Leitplanken für profitables Handeln. Jede Innovation erfordert Kreativität und Agilität.

Standards sind der Nährboden, auf dem beides gedeiht. Denn jede Innovation erfordert auch Organisation. Wer Routineabläufe im Business jeden Tag neu erfindet, ist nicht agil, sondern bloß chaotisch. Standards und Prozesse können das Wachstum eines Unternehmens enorm beschleunigen und ermöglichen Skalierung – durch interne Effizienzgewinne, aber auch durch die Duplizierbarkeit von Abläufen.

Vermeiden Sie Chaos durch Standards und Prozessbeschreibungen

Wer denkt, dass Genies das Chaos beherrschen, ist kein effizienter Unternehmer. Wirklich genial ist es, Chaos zu vermeiden. Dabei kommen besagte Standards und Prozesse ins Spiel. Die Implementierung bedeutet jede Menge Arbeit, doch sie zahlt sich vielfach aus. Es kann sein, dass Inhaber zehn Arbeitsstunden investieren, um am Ende im Schnitt 15 Minuten Zeitersparnis pro Arbeitstag zu erzielen. Im Jahr summiert sich diese Einsparung auf 50 Stunden.

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Wenn Sie das auf alle Prozesse in der Firma hochrechnen, wird klar, dass in den meisten Systemen gigantisches Einsparpotenzial besteht – und das ist nur einer der zahlreichen Vorteile funktionierender Standards.

Standards

Standards beschreiben, was geschehen soll. Prozesse, wie etwas umgesetzt wird. Ein Standard definiert eine Richtschnur oder Norm, an die sich zukünftig alle im Betrieb halten.

Beispiele:

• Rechnungen gehen immer freitags raus. Reportings erfolgen am ersten Montag des Monats.
• Firmenwagen werden abends vom letzten Fahrer vollgetankt, sobald die Tankanzeige auf ein Drittel steht.

Das erspart eine Menge Diskussionen und fehleranfällige Abstimmungsprozesse. „Zeitnah“ interpretiert jeder anders, „immer freitags“ ist eindeutig. Schon die wenigen Beispiele zeigen, dass es selbst in kleinen Systemen zahlreicher Standards bedarf, wenn sich das alltägliche Gewusel in eine gut geölte Maschine verwandeln soll.

Prozessbeschreibungen

Ein Prozess beschreibt, wie ein Standard umgesetzt werden soll. Dafür braucht es Prozessbeschreibungen.

Beispiele:

• Wann erhält die Buchhaltung von wem auf welchem Weg welche Informationen?
• Wer belädt wann mit welcher Checkliste den Lieferwagen?

Eindeutige Abläufe, die mithilfe von Checklisten dokumentiert werden, verhindern Missverständnisse und Versäumnisse. Dieser Aufwand lohnt sich natürlich nur für Arbeiten, die regelmäßig anfallen. Individualprojekte oder Sonderaufträge sollten Inhaber ohnehin mit Misstrauen betrachten, denn sie sind in der Regel unverhältnismäßig aufwendig, fehleranfällig und noch wenig profitabel.

Wunschergebnisse klären und Systeme entwickeln

Um wirkungsvolle Prozesse zu entwickeln, müssen Chefs sich Gedanken machen, welche Wunschergebnisse sie in bestimmten Bereichen erzielen wollen. Anschließend gilt es, Vorgehensweisen zu entwickeln, wie sie diese Ergebnisse zuverlässig erreichen, und dieses Vorgehen in einer Prozessbeschreibung (SOP) zu dokumentieren. Für SOPs finden sich im Netz zum Teil branchenspezifische Vorlagen.

Natürlich können Unternehmen eigene Modelle entwickeln. Fokussieren Sie sich dabei am besten auf das Ergebnis. Beschreiben Sie die Ausgangssituation, nötige Vorbereitung, das erforderliche Material und sachdienliche Schritte. So mobilisieren Sie die Intelligenz und Kreativität der Mitarbeiter und geben ihnen die Möglichkeit, bei Unvorhergesehenem Entscheidungen zu treffen, die dem Ergebnis dienen.

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SOPs sollten so strukturiert sein, dass auch neue Kollegen damit arbeiten können, weil sie etwa Informationen zu Rahmenbedingungen, Voraussetzungen, möglichen Einschränkungen und Vorabinformationen für Kunden enthalten. Zusätzlich werden Abweichungen notiert und mit Hinweisen verbunden, wie auf solche Einzelfälle reagiert werden kann. Wer Beschreibungen in dieser Form konsequent weiterentwickeln, wird es einfacher haben, absolute Präzision zu liefern. Natürlich sind Prozesse nicht immer eins zu eins übertragbar – aber die Denke ist es.

Alle Unternehmensbereiche profitieren von funktionierenden Standards – Personal, Buchhaltung, Vertrieb, Marketing, Führung. Solounternehmer werden durch Optimierung ihrer Abläufe zunächst kleinere Effizienzgewinne haben, weil die Hebelwirkung noch gering ist. Dennoch empfiehlt es sich, von Beginn an alles mit Standards zu strukturieren. Das bietet im Zuge des Wachstums erhebliche Vorteile. Dabei bewähren sich SOP bei kleinen Alltagsvorgängen (Wann wird ein Anrufer durchgestellt?) ebenso wie bei Kernvorgängen im Onboarding, bei Notfalleinsätzen oder in der Führung.

Tipps für die Einführung von Prozessen und Standard

Bis alles wie am Schnürchen klappt, ist es ein langer Weg. Aber auch der beginnt mit den ersten Schritten. Einige praktische Tipps, wie Sie vorgehen können.

Beobachten Sie, wie bei Ihnen gearbeitet wird

Schauen Sie Ihren Mitarbeitern über die Schulter. Und schauen Sie anders hin – nicht mit dem Fokus auf Einzelfälle, sondern mit dem Augenmerk auf Grundsätzliches. Wo hakt es immer wieder? Was dauert unverhältnismäßig lange? Wo gibt es häufig Missverständnisse? Prüfen Sie die Reklamationen. Was häuft sich? Und gibt es bei bestimmten Mitarbeitern mehr Nacharbeit als bei anderen?

Stellen Sie den Status quo fest

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter aufschreiben, was sie tun. Zum Beispiel: „Wer spricht wann aus welchem Grund wie lange mit welchen Kunden über welches Thema?“ Nach zwei Tagen haben Chefs eine gute Übersicht. Wichtig ist, dass Inhaber solche Maßnahmen richtig kommunizieren: Es geht nicht um Kontrolle, sondern darum, Verbesserungen einzuleiten, beispielsweise wie einzelne Kollegen stärker entlastet werden können.

Beziehen Sie Mitarbeiter ein

Sie werden Ihr Unternehmen nur dann neu aufstellen können, wenn die Truppe mitzieht. Sie muss bei der Entwicklung neuer Regeln einbezogen werden. Das bedeutet zum Beispiel, dass Standards, Checklisten oder Prozessbeschreibungen von Betroffenen gegengecheckt werden, bevor sie in ein Handbuch aufgenommen werden. Vertrauen Sie die Betreuung der Dokumentation am besten einem Mitarbeiter an, der für seine Gewissenhaftigkeit berühmt ist.

Fazit: Mit weniger Mitarbeitern mehr erreichen

Bei Prozessen geht es darum, heute Zeit zu investieren, um zukünftig Zeit zu gewinnen – um Geld zu sparen, mit weniger Mitarbeitern mehr zu erreichen und profitabler zu werden. An dieser Langfristigkeit scheitern Optimierungen häufig. Lassen Sie sich trotzdem ermutigen, sofort erste Veränderungen auf den Weg zu bringen. Viele kleine Änderungen bringen auf Dauer große Verbesserungen. Beginnen Sie mit Aufgaben, die oft anfallen, und mit Bereichen, in denen Sie regelmäßig Reklamationen oder Rückfragen haben.

Mancher behauptet, dass Mitarbeiter durch Prozesse in ihrer Freiheit und Kompetenz eingeschränkt würden. Das Gegenteil ist der Fall. Checklisten und Co. engen Menschen nicht ein, sondern bilden eine Art Treppengeländer, an dem sie sich bei Bedarf festhalten können – besonders in stressigen Situationen. Das Ganze bedeuten nicht moderne Fließbandarbeit. Vielmehr optimiert es den Einsatz von Ressourcen, beschleunigt und vereinfacht Abläufe und befreit von nicht profitablen Aufgaben. Das entlastet und motiviert alle Beteiligten.

Dennoch wird es vorkommen, dass einzelne Kollegen sich mit dem neuen Geist schwertun. Diese Kandidaten wird es immer geben – Menschen, die nur beschäftigt werden, weil sie schon länger dabei sind. Diese Mitarbeiter werden nervös, sobald man den Versuch unternimmt, Transparenz in ihr tägliches Tun zu bringen. Den Leistungsträgern hingegen macht das überhaupt nichts aus. Seien Sie darauf vorbereitet, sprechen Sie Ängste im Vorfeld an und zeigen Sie die Vorteile von Standards auf.

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