5 Tipps, wie Mitarbeiterfeedback wirklich zählt

Auch gelegentliche Pulse-Checks zu punktuellen Anlässen sind zu wenig. Damit sich Ihre Beschäftigten gehört fühlen, müssen Sie als Personalverantwortlicher oder Geschäftsführer einen Schritt weiter gehen.

Im Folgenden erfahren Sie, wo viele Firmen bei dieser Herausforderung konzeptionellen Nachholbedarf haben, und was Sie tun können, um besser zuzuhören und mehr zu bewegen.

1. Schneiden Sie die Fragen auf die Mitarbeiter zu

Die jährliche Mitarbeiterbefragung im Unternehmen steht an. In den letzten Monaten lief einiges schief und die Mitarbeiter hoffen, diese Angelegenheiten ansprechen zu können. Doch es werden die gleichen, allgemeinen Fragen zum Arbeitsalltag und zur Zufriedenheit mit dem Unternehmen und den Fähigkeiten der Vorgesetzten gestellt, für die sich wieder niemand verantwortlich fühlen wird. Die eigentlichen Probleme kommen nicht zur Sprache und es ändert sich nichts.

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Schneiden Sie die Themen besser auf die einzelnen Mitarbeiter zu:

• Geben Sie beispielsweise konkret an, welche Führungskräfte oder Geschäftseinheiten bewertet wird, damit es keine Missverständnisse gibt.
• Lassen Sie die Angestellten mitbestimmen, zu welchen Inhalten sie Rückmeldung geben möchten. So kommen die wichtigeren Themen an die Oberfläche und die Mitarbeiter können vorbringen, was sie wirklich bewegt.
• Stellen Sie neben geschlossenen auch offenen Fragen. Darin finden sich oftmals viel konkretere Ergebnisse und Verbesserungsvorschläge, die sich auch unternehmensübergreifend auswerten lassen.

2. Beteiligen Sie die Führungskräfte der mittleren Organisationsebenen an der thematischen Ausrichtung

Auch die Abteilungs- und Bereichsleiter können mit dem Feedback oft nicht viel anfangen, denn die Rückmeldungen beziehen sich weder auf ihre Fähigkeiten als Führungskraft auf der mittleren Ebene noch auf relevante Themen im Team. Sie erfahren nicht, was sie besser machen können oder wo bei den Mitarbeitern der Schuh drückt.

Entwickeln Sie Fragen für diese Bezugsebene und richten Sie ebenfalls die Folgeprozesse hierauf aus. Geben Sie außerdem diesen Führungskräften selbst die Chance, Feedback auf einfache Weise einzuholen – entweder regelmäßig oder spontan – und zwar nur von den Mitarbeitern, die wirklich im jeweiligen Thema sind und nicht vom gesamten Verantwortungsbereich. Nur so erhalten Sie zielführende Antworten.

3. Bieten Sie differenzierte Feedbackmöglichkeiten im passenden Moment

Es gibt viele Situationen, in denen sich Ihre Mitarbeiter nicht gehört fühlen – besonders dann, wenn etwas nicht rund läuft und sie keine Möglichkeit haben, sich mitzuteilen. Bestimmen Sie die entscheidenden Momente und Touchpoints der Beschäftigten mit Ihrem Unternehmen und holen Sie an jedem dieser Berührungspunkte Feedback automatisch ein. So bringen Sie in Erfahrung, wo Sie gezielt eingreifen sollten.

Denken Sie auch daran, die verschiedenen Touchpoints miteinander zu vergleichen. Nicht alle Reibungspunkte wirken sich gleichermaßen gravierend auf die Experience Ihrer Mitarbeiter aus. Investieren Sie Ihre Zeit und Ihr Geld zunächst in die schwerwiegendsten.

4. Leiten Sie das Feedback automatisch an die richtigen Ansprechpartner weiter

Ob es um den Ablauf der Einarbeitung, die wenig hilfreiche Unterstützung des Helpdesks, ausufernde Projekte oder das neue Arbeitsmodell mit Home-Office-Anteil geht: Oft können Mitarbeiter nur mit ihren direkten Vorgesetzten über ihre Wünsche oder Probleme sprechen. Allerdings können diese oft nicht helfen, da viele der Themen nicht in ihrem Aufgabenbereich liegen und sie nicht genug Zeit haben, alles zu kanalisieren und weiterzugeben. Trotzdem kriegen sie die Unzufriedenheit ihres Teams ab.

Bauen Sie ein automatisiertes Feedback-System auf: Dieses schickt in den wichtigen Momenten automatisch eine kurze Umfrage an den Mitarbeiter und leitet die Rückmeldung an den zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen weiter. Auf diese Weise können die Angestellten ihre Kritik zeitnah äußern, ihre Vorgesetzten werden entlastet und die Erkenntnisse und Aktivitäten werden an den richtigen Stellen gebündelt.

5. Lösen Sie klassische Workshop-Formate durch digitale, abteilungsübergreifende Angebote ab

Die Ergebnisse der klassischen Befragungen werden bisher in mehrstündigen Workshops vor Ort im Team besprochen. Das Ziel ist es, Prioritäten und geeignete Maßnahmen abzuleiten. Es ist allerdings oft enorm zeitaufwändig, einen gemeinsamen Termin zu finden; einige Angestellte arbeiten im Schichtbetrieb, andere im Home-Office.

Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit durch ein digitales Format:

• So kann jeder Beteiligte unabhängig von Aufenthaltsort, Abteilung, Team und Arbeitszeit seine Ideen beisteuern, als auch die der Kollegen unterstützen.
• Auch stille Mitarbeiter, die in einem Workshop vor Ort lediglich zuhören, haben so bessere Möglichkeiten, sich einzubringen.

Fazit: Kontrollierte Dezentralisierung

Besser zuhören, um mehr zu bewegen, bedeutet Feedback zu den entscheidenden Themen in den entscheidenden Momenten und auf den richtigen Ebenen einzuholen, auszuwerten und darauf einzugehen. Rücken Sie dabei den einzelnen Mitarbeiter in den Vordergrund und richten Sie Ihre Konzepte problem- statt strukturorientiert aus.

In den meisten Programmen rund um die Employee Experience stehen Vorbehalte vor Befragungswildwuchs und -müdigkeit einem vielschichtigen Feedbackprogramm entgegen. Diese Befürchtungen werden durch einen Flickenteppich bereits existierender Tools und unabgestimmter Feedbackaktivitäten geprägt. Dabei lassen sich diese durch gute Governance, technologische Konsolidierung und Justierung gut entkräften. Denken Sie konzeptionell um und orientieren Sie die Ansätze an der Experience selbst. Dann steigen auch die Chancen mit Employee Experience Management an vielen Stellen enormen Nutzen zu stiften.

^{Foto/Thumbnail: ©istockphoto/cirquedesprit}