Personalauswahl: Das Einstellungsgespräch

Definition und Grundlagen

Das Einstellungsgespräch, auch als Vorstellungsgespräch bezeichnet, ist eine Methode der Personalauswahl. Ein Einstellungsgespräch kann vom Ablauf her völlig frei, teilweise strukturiert oder gänzlich strukturiert durchgeführt werden.

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Ein vollkommen durchstrukturiertes Einstellungsgespräch verläuft nach einem festen Schema und beinhaltet standardisierte Abläufe und Fragestellungen.

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Die Fragen, die in einem Einstellungsgespräch gestellt werden, beziehen sich vor allem auf Berufserfahrung und -ausbildung des Bewerbers sowie auf Aspekte seines Lebenslaufs. Gelegentlich wird auch auf persönliche Bereiche, beispielsweise den familiären Hintergrund oder die individuelle Lebensplanung des Bewerbers, eingegangen.

Nach einem Einstellungsgespräch werden sowohl die Antworten als auch das nonverbale Verhalten des Bewerbers durch den Gesprächsführer beurteilt. Bei der Besetzung von Führungspositionen im oberen Bereich wird das Einstellungsgespräch durch Treffen im privaten Rahmen ergänzt. Damit kann man sowohl das Auftreten des Bewerbers als auch seinen sozialen Umgang (Partner) kennen lernen.

Ablauf des Einstellungsgesprächs

Ein Einstellungsgespräch wird im Rahmen der Personalauswahl geführt, sobald die Vorauswahl unter den Bewerbern abgeschlossen ist. Das kann bereits nach der Sichtung der Bewerbungsschreiben sein oder erst nach der Durchführung von Eignungstests oder eines Assessment-Centers.

Kompetent geführte Einstellungsgespräche erfordern eine sorgfältige Gesprächsvorbereitung von seiten des Gesprächsführers:

• Die Bewerbungsunterlagen müssen sorgfältig ausgewertet werden. Alle am Einstellungsgespräch beteiligten Personen müssen sich mit den relevanten Bewerbungsunterlagen vertraut gemacht haben.
• Der Ablauf des Gespräches sowie Fragen müssen auf der Basis der Stellenbeschreibung vorbereitet werden.
• Die Bewerber sowie alle am Gespräch teilnehmenden Personen müssen rechtzeitig schriftlich eingeladen werden.
• Um einen reibungslosen Ablauf des Einstellungsgespräches zu gewährleisten, sollte man kurz vor dem Gespräch den geplanten Ablauf noch einmal im Geiste durchgehen.

Phasen des Einstellungsgespräches

Wie jede Besprechung läuft auch ein Einstellungsgespräch in mehreren Phasen ab:

1. Phase: Begrüßung und Kennenlernen

Durch eine lockere Einleitung sollte die Führungskraft zu Beginn für eine entspannte Atmosphäre sorgen, in der sich der Bewerber wohl fühlt. Je weniger aufgeregt und je ungezwungener er ist, desto mehr entspricht die Einschätzung des Bewerbers der Realität.

2. Phase: Durchführung des Interviews

Ein Einstellungsgespräch orientiert sich stark an der Stellenbeschreibung. Bei einem Einstellungsgespräch steht weniger die fachliche Kompetenz der Bewerbers im Vordergrund. Diese lässt sich durch Zeugnisse dokumentieren oder mit Hilfe geeigneter Tests abfragen. Der Gesprächsführer sollte sich vor allem darauf konzentrieren, auf die Aspekte und Merkmale zu achten, die man nur bei einem persönlichen Kennenlernen erfassen kann. Dazu gehört die Körpersprache, aber vor allem das Erkennen und Bewerten von Schlüsselqualifikationen wie emotionale Intelligenz, soziale und Führungskompetenz oder Spaß an der Arbeit und deren Ergebnisse. Präzise Fragen und aktives Zuhören sind in dieser Phase sehr wichtig. Hier sollte auch die Lebensplanung des Bewerbers zur Sprache gebracht werden. Insbesondere seine Karrierevorstellung ist ein weiterer wichtiger Punkt, auf den man aus Gründen der Organisations- und Mitarbeiterentwicklung eingehen sollte. Hierbei ist vor allem darauf zu achten, dem Bewerber genug Zeit für seine persönlichen Fragen einzuräumen.

3. Abschluß des Interviews

Gegen Ende des Gespräches sollten alle noch. offenen Fragen zu Rahmenbedingungen, wie den Gehaltsvorstellungen des Bewerbers, seinen möglichen Eintrittstermin oder Urlaubsanspruch, ausreichend beantwortet werden.

Je weniger ein Einstellungsgespräch standardisiert ist, desto eher sollte man andere Beurteiler hinzuziehen. Wichtig ist es, während des Gespräches genau zwischen dem reinen Sammeln von Informationen und persönlicher Sympathie oder Antipathie zu unterscheiden, um anschließend die beste Entscheidung treffen zu können. Während des gesamten Gespräches sollte man sich stets das Anforderungsprofil vor Augen halten, das der Bewerber erfüllen muss.

Wichtigkeit des Einstellungsgesprächs

Jeder Vorgesetzte, der an einem Einstellungsgespräch beteiligt ist, sollte sich immer wieder in Erinnerung rufen, wozu ein Einstellungsgespräch gut ist:

1. Das Einstellungsgespräch ist das vielleicht wichtigste Instrument der Personalauswahl. Zum einen erhält der Bewerber in diesem Gespräch die Informationen über das Unternehmen, den Arbeitsplatz, die Tätigkeit und die genauen Arbeitsanforderungen, die den Ausschlag für seine Entscheidung geben.
2. Zum anderen können sich zukünftige Kollegen und Vorgesetzte ein Bild von dem Bewerber und seinen Erwartungen machen. Qualifikationen und Verhalten mehrerer Bewerber können dabei miteinander verglichen und so der passende Mitarbeiter gefunden werden.
3. In einem Einstellungsgespräch werden auch Rahmenbedingungen wie Gehalt, Prämien oder Aufstiegsmöglichkeiten geklärt.

Risiken und Gefahren beim Einstellungsgespräch

1. Die Aufregung, besonders von Berufsanfängern, ist meist sehr groß. Das Lampenfieber kann den Eindruck, den der Bewerber in diesem Zustand vermittelt, stark verzerren.
2. Ein Einstellungsgespräch ist nur eine Momentaufnahme und lässt daher keine endgültige Aussage über die Fähigkeiten des Bewerbers zu. Die kann erst in der Probezeit getroffen werden.
3. Ein Einstellungsgespräch kann zu einer Werbeveranstaltung sowohl des Bewerbers als auch des Unternehmens werden. Beide Parteien zeigen sich von ihrer besten Seite.

Quelle: Henry Walter – Handbuch Führung, ISBN: 3593377608

(cf)