Mit diesen 7 Tipps kommt Ordnung ins Büro

Eine Situation, die jeder kennt: Schon nach einer Woche Urlaub stapeln sich Akten auf dem Schreibtisch und das E-Mail Postfach scheint aus allen Nähten zu platzen. Muss es immer wirklich so weit kommen? In den zurückliegenden Jahren hat die Digitalisierung in vielen Unternehmen Fahrt aufgenommen. Der Umgang mit Belegen scheint dem einfach noch hinterherzuhinken. Dabei gibt es in vielen Bereichen die Möglichkeit, auf den digitalen Dokumentenversand umzustellen.

Letztlich liegt die Herausforderung darin, mit den beleglosen Dokumenten richtig umzugehen. Es reicht nicht, diese einfach das Mail-Postfach verstopfen zu lassen oder in irgendeinen Ordner zu verschieben. Was es braucht, ist eine klar durchdachte und konsequent umgesetzte Dokumentenverwaltung. Andernfalls wird das Problem am Ende nur verschoben.

Tipp 1: Auf digitalen Dokumentenversand umstellen

Papierberge entstehen im Büro auf zwei Wegen: Den beleghaften Empfang von Dokumenten und Drucksachen, welche verschickt werden. Klar, es lassen sich nicht alle Dokumente digital „vereinnahmen“. In einzelnen Bereichen braucht es einfach Dokumente zum Abheften. Hier steht weniger das Thema „Briefbeschwerer“ im Vordergrund. Wichtige Unterlagen zu digitalisieren bedeutet, Sicherheit besonders groß schreiben zu müssen.

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Ein Ansatz, der klar sein muss. Was in Papierform in einen Ordner gehört, sind Dokumente wie:

• Gewerbeanmeldungen
• Kredit- und Kaufverträge
• Arbeitsverträge.

Alles wichtige Dokumente, deren Verlust Unternehmen durchaus in Schwierigkeiten bringen kann. Auch Abtretungserklärungen für Urheber- oder Markenrechte sind in Papierform aufbewahrt sicher.
Jeder Unternehmer wird schon erlebt haben, dass sich eine Festplatte verabschiedet. Datenträger sind nicht für die Ewigkeit gemacht. Selbst eine CD-ROM oder eine DVD haben diesbezüglich ihre Schwächen. Ein großer Teil des Schriftverkehrs im unternehmerischen Alltag lässt sich allerdings digital abwickeln. Hierzu gehören E-Mails, die intern verschickt werden. Aber auch:

• Rechnungen
• Kundenangebote
• Geschäftsbedingungen

heute in digitaler Form zu nutzen, ist längst Standard. Mittlerweile stellen zunehmend mehr Behörden auf den papierlosen Versand um. Dies betrifft nicht nur Schreiben – etwa im Zusammenhang mit Förderungen. Auch im Hinblick auf Bescheide bieten viele Behörden den entsprechenden Dokumentenversand an.

Das beste Beispiel ist der Steuerbescheid. Hier wird mit Abgabe der elektronischen Steuererklärung – sofern der Unternehmer (oder die Buchhaltung) das Ganze selbst in die Hand nimmt – am Ende nach der Form des Steuerbescheids gefragt. Zur Auswahl steht der beleghafte Versand als klassischer Steuerbescheid. Oder es wird sich für eine digitale Version entschieden. Die Vorteile der zweiten Variante liegen auf der Hand:

• Das Dokument ist später leichter zu finden (Dateisuche)
• Es entsteht kein Papierchaos
• Das elektronische Verfahren schont Umweltressourcen

Wie lässt sich an anderer Stelle auf einen papierlosen Dokumentenversand umstellen?

Ob das Digitalisieren aller Belege Sinn hat, hängt von unterschiedlichen Rahmenbedingungen ab. Was sich Unternehmer und Selbständige auf jeden Fall immer vor Augen führen müssen: Für jeden Beleg gilt im unternehmerischen Alltag die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Zu beachten ist an dieser Stelle, dass die Aufbewahrung gewissen Grundsätzen zu genügen hat.

Auch für Rechnungen in belegloser Form gilt die Aufbewahrungspflicht. Über 10 Jahre jede Ein- und Ausgangsrechnung aufzubewahren heißt, diese:

• lesbar
• unveränderbar
• manipulationssicher

zu verwahren. Ob eine Aufbewahrung im In- oder Ausland stattfindet, ist an dieser Stelle unerheblich. Erscheinen digitale Dokumente auf den ersten Blick sehr einfach, werden spätestens an dieser Stelle Herausforderungen deutlich. Eine Archivierung nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern – kurz GoBD – muss so erfolgen, dass Datenverluste ausgeschlossen werden.

Die Liste der inzwischen allgemein anerkannten beleglosen Dokumente ist in den letzten Jahren relativ lang geworden. Neben Ein- und Ausgangsrechnungen sind es unter anderem Kontoauszüge, welche heute von vielen Banken bevorzugt digital zur Verfügung gestellt werden. Auf der anderen Seite gibt es eine ganze Reihe an Dokumenten, welche unbedingt im Original vorzuliegen haben. Hierzu gehören unter anderem:

• Spendenbelege
• Urkunden/beurkundete Verträge
• Steuerbescheinigungen.

Außerdem sollten Dokumente, die Beweiskraft in gerichtlichen Verfahren haben, immer im Original vorliegen. Hier ist – sofern beleghaft ausgestellt – die Papierform immer noch eine wichtige Dokumentierungsform.

Achtung: Aufgrund der deutlich höheren Erfordernisse im Zusammenhang mit der Speicherung digitaler Dokumente im unternehmerischen Alltag ist die Ablage in einfachen Dateisystemen oft nicht ausreichend. An dieser Stelle bieten sich unterschiedliche Lösungen an – wie SaaS (Software as a Service) Lösungen zur Buchführung mit Full-Service Portfolio oder reine GoBD-Servicepakete. Die Kosten für solche Systeme variieren in der Praxis sehr stark.

Meist setzen deren Anbieter auf ein gestaffeltes Preismodell. Für Einzelunternehmen mit einer überschaubaren Menge an Belegen sind die Kosten geringer als im Vergleich mit einem Mittelständler. Häufig werden hier auch Abo-Systeme angeboten. Sprich: Der Zugang in die Dokumenten-/Buchführungssysteme wird hier monatlich abgerechnet. Der Vorteil liegt nicht nur in der einfachen Anwendung über ein webbasiertes Frontend. Jeder Euro kann auch direkt als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Sofern ein Unternehmen selbst Server für ein Intranet mit eigenem DMS aufbaut, lassen sich die Kosten nur per AfA steuerlich absetzen.

Tipp 2: Papierbelege einscannen und digitalisieren

Wer als Unternehmer oder Selbständiger die eigene Buchhaltung – und Geschäftsführung – digitalisiert, muss eine Lösung für Kassenbelege und papierhaft versandte Rechnungen finden. An dieser Stelle liegt es nahe, sich einen Scanner zu besorgen. In die IT des Unternehmens eingebunden, wird in Zukunft jeder Beleg einfach über den Scanner gezogen. Hier die Ränder etwas angepasst, da ein wenig den Kontrast erhöht – Digitalisierung wird so schnell zeitraubend.

Aber – es geht auch anders. Smartphone und Cloud ersetzen den Scanner und die Ablage der Dokumente im Dateisystem. Möglich machen dies Apps, die heute von vielen Entwicklern – teilweise kostenlos, mit einem erweiterten Funktionsumfang gegen eine Nutzungsgebühr – angeboten werden. Die Grundfunktion der Apps ist meist sehr ähnlich. Über den Zugriff auf die eingebaute Kamera werden Belege einfach abfotografiert. Anschließend einfach den Rahmen anpassen und das Ganze direkt in die angebundene Cloud-Lösung speichern.

Da sich Scan-Anwendungen für Smartphone und Tablet im Funktionsumfang deutlich unterscheiden, ist ein Vergleich der Apps eigentlich Pflicht. Gerade in Bezug auf die Filterfunktionen, Möglichkeiten zur Nachbearbeitung und vor eingestellten Modi mit integrierter Texterkennung unterscheiden sich die einzelnen Anwendungen doch recht deutlich. Eine Tatsache, die sich auch im Zusammenhang mit den Kosten bemerkbar macht. Generell rechnet es sich, hier vor der Entscheidung und ersten Nutzung etwas genauer hinzuschauen. Auch die Einbeziehung von Erfahrungen anderer Nutzer in die Kaufentscheidung kann sich am Ende als durchaus nützlich erweisen.

Tipp 3: Ein Ordnungssystem schaffen

Mit digitalen Dokumenten arbeiten sorgt nicht nur dafür, dass der „Papierkrieg“ in der Buchhaltung endlich ein Ende hat. Mit der richtigen Software ist es heute möglich, nicht einfach nur einen digitalen Aktenschrank entstehen zu lassen. Dokumente elektronisch erhalten und abspeichern ist nur eine Seite der Medaille.

Jedes Unternehmen hat den Anspruch, auf Informationen zu jedem Zeitpunkt zuzugreifen. Was bedeutet dies in der geschäftlichen Praxis. Ausgangsrechnungen lassen sich recht einfach – durch die Rechnungsnummer – einem Kunden zuordnen. In einem digitalen Verzeichnis erfasst, ist das Dokument recht schnell zu finden. Wie sieht es aber mit spezifischen Informationen zu einem Mandanten aus? Professionelle GoBD Lösungen haben hierauf eine Antwort – die Schnellsuche.

Eine Funktion, die nicht nur für Rechnungen einen schnellen Zugriff ermöglicht. Jedes Dokument im digitalen Archiv lässt sich auf diese Weise in die Suche einbinden. Viele Unternehmen nehmen die Notwendigkeit vor allem in Bezug auf die GoBD wahr. Rechnungen müssen – auch, wenn keine Pflicht zur Führung eines Geschäftskontos oder der Bilanzierung besteht – archiviert und entsprechend organisiert werden. Dies kann von unterschiedlichen Gesichtspunkten aus erfolgen. Verbreitet ist die Organisation der Dokumente nach Kunden.

Hier wird jedem Auftraggeber ein separater „Container“ zugewiesen. In diesen legen viele Unternehmen und Selbständige anschließend die Rechnungen und Dokumente ab. Auf der anderen Seite ist eine Organisation auch nach Wirtschafts-/Kalenderjahren verbreitet. In diesem Fall steht die einfache steuerliche Auswertung im Vordergrund. Aber: Es kann auch nach Waren- oder Dienstleistungsgruppen organisiert werden.

Dokumente sind mehr als Rechnungen

Sich in der Betrachtung nur auf Rechnungen zu fokussieren, greift am Ende einfach zu kurz. Gerade im Hinblick auf unternehmensinterne Prozesse, Kommunikation nach außen mit Auftraggebern und Wirtschaftspartnern oder Behörden braucht es am Ende ein ausgefeiltes System, um alle Dokumente stringent zu verwalten.
Andernfalls drohen massive „Wissenslücken“. Oft finden sich Infos zwar wieder, allerdings ist die Suche danach mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden. Dabei geht es nicht allein um das laufende Geschäft. Sobald Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, verschwindet Wissen mit ihnen. Es geht nicht nur um fachliches Know-how. Wer ausscheidet nimmt auch Know-how in Bezug auf die Verwaltung und Ordnung der internen Dokumentenstruktur mit. Einer Untersuchung nach ist von solchen Situationen mehr als ein Drittel der Unternehmen betroffen.
Ein Problem, welches die große Bedeutung der Dokumentenverwaltung unterstreicht. Und eine Herausforderung, die viele Unternehmen zu gut kennen. Das Ergebnis sind Lösungen für DMS bzw. DAM. Dahinter verbergen sich zwei einfache Begriffe:

• DMS – Dokumentenmanagement-Systeme
• DAM – Digital Asset Management

DMS bezieht sich rein auf die Verwaltung der in einem betrieblichen Ökosystem verfügbaren Dokumente. Rechnungen, Auftragsangebote und elektronische/digitalisierte papierhafte Kommunikation fallen in diese Gruppe.

DAM geht viel weiter. Ein digitales Asset muss nicht automatisch nur ein Textdokument sein. Hierbei handelt es sich um alle digitalen Medien. Auch Bild- oder Audiodateien fallen in diese Kategorie. Selbst die Verwaltung von Videos wird durch ein DAM erfasst. Wo liegen die Vorteile solcher Systeme? Eine Archivierung – nach Möglichkeit rechts- und manipulationssicher – ist nur ein Pluspunkt.

In der Praxis heben sich solche Verwaltungssysteme durch die Möglichkeit heraus, intern alle Fachabteilungen auf den Pool an Infos direkt zuzugreifen. Auf diese Weise hat jeder Mitarbeiter im Unternehmen immer Zugriff auf aktuelle – und vor allem die gleichen – Informationen. Ein zweiter Aspekt ist das gemeinsame Sharing der Daten. Speziell, wo Unternehmensprozesse in verschiedene Abteilungen übergreifen ein sehr wichtiger Aspekt. Und das Ganze hat noch einen Pluspunkt. Es wird durch eine intelligente Verwaltung digitaler Assets die Möglichkeit geschaffen, Querverbindungen zu erkennen. Auf diese Weise ist ein effizientes Arbeiten in- und extern realisierbar.

Tipp 4: Disziplin – immer alles sofort erledigen

Viele Dokumente, welche direkt papierlos eingeliefert werden, lassen sich mit einem Mausklick direkt in die DMS einpflegen. Auf der anderen Seite gibt es eine ganze Reihe Belege und Dokumente, welche immer noch in Papierform den Briefkasten verstopfen. Wenigstens einmal täglich wird dieser geleert. Ein kurzer Blick, ob wichtige Unterlagen dabei sind – dann wandern die Papierbelege auf den Stapel vom Vortag. Wo mit dem Dokumentenmanagement in dieser Weise umgegangen wird, geht nicht nur schnell der Überblick verloren. Aus vier bis fünf Rechnungen, Belegen, Bescheiden oder Infobriefen  wird schnell ein riesiger Papierberg.

Klar, dass sich die Motivation in Grenzen hält, diesen abzuarbeiten und zu sortieren. Reine Werbebroschüren verstopfen den „Informationsfluss“ genauso wie Info-Post vom Steuerberater mit Hinweisen auf neue Gerichtsurteile – die fürs Unternehmen eh kaum Relevanz haben.

Wie sollen Selbstständige mit dieser Flut an Belegen und Rechnungen umgehen? Wer sich als Unternehmer oder Selbständiger um ein leistungsstarkes DMS kümmert, legt sich einen Plan zurecht, wie in Zukunft der Aufwand zur Verwaltung und Zusammenführung von digitalen Assets positiv beeinflusst wird. Einfaches Beispiel: Statt das Digitalisieren aller papierhaften Unterlagen von Woche zu Woche zu schieben, wird einfach neu geplant.

In Zukunft wird die Scan-App einmal täglich für 10 Minuten in die Hand genommen. Innerhalb dieser Zeitspanne lassen sich alle „Neuzugänge“ einfach digitalisieren. Mehr Ordnung ist nur ein positiver Nebeneffekt. Als Selbständiger und Unternehmer lebt es sich so einfach sehr viel ruhiger. Es ist die Taktik dieser kleinen Schritte – welche dafür kontinuierlich durchgezogen wird – welche am Ende Erfolg hat. Nach einigen Wochen stellt sich beim Digitalisieren der Belege Routine ein. Und genau diese Gewohnheit ist am Ende der Schlüssel zum Erfolg, um das Potenzial der Dokumentenverwaltung voll ausschöpfen zu können.

Tipp 5: Alte Belege „wegschmeißen“

Wer im Unternehmen endlich Ordnung ins Papierchaos bringen will, ist mit Digitalisierung sicher auf einem sehr guten Weg. Das Ganze muss natürlich konsequent zu Ende gedacht werden. Was heißt dies genau? In Deutschland gelten klare Pflichten zur Aufbewahrung von Belegen. Über einen Zeitraum müssen diese verfügbar sein. In der Praxis werden inzwischen auch digitale Belege anerkannt.

Der Übergang wird in vielen Unternehmen fließend sein. Bedeutet: Es werden nicht sofort alle Belege zurückliegender Jahre digitalisiert. Es wäre mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand verbunden, dies innerhalb kurzer Zeit für den kompletten Zeitraum von 10 Jahren auf die Beine zu stellen. Unternehmer und Selbständige können hier in eine ganz andere Richtung „denken“. Mit Umstellung auf ein DMS wird jedes Jahr das Archiv verkleinert. Alte Belege wandern nach Ablauf der 10 Jahre in den Schredder.

Tipp 6: Schreibtisch in Ordnung halten

Digitalisierung und DMS schaffen zusammen Ordnung in den Belegen, welche in Unternehmen anfallen. Das Ganze beginnt aber schon sehr viel früher – direkt auf dem Schreibtisch. Wo sich Aktenberge stapeln, Rechnungen durcheinanderfließen und dazwischen Notizen aus dem letzten Meeting liegen, muss sich niemand über verlorengegangene Dokumente wundern. Eine Grundordnung gehört dazu. Dahinter steht nicht nur der Anspruch, den Überblick zu allen Belegen und Dokumenten zu behalten. Ordnung auf dem Schreibtisch steht für eine strukturierte Arbeitsweise. Generell eine eher gute Eigenschaft, welche sich im Alltag bezahlt macht. Außerdem sorgt die Ordnung rund um den Arbeitsplatz dafür, dass Dokumente schnell abrufbereit sind. Hier macht sich eine Zeitersparnis im internen und externen Processing positiv bemerkbar.

Tipp 7: Auch digital Ordnung halten

Was für den Schreibtisch gilt, lässt sich jederzeit auch auf den Desktop und das E-Mail-Postfach übertragen. Hier ist Ordnung besonders wichtig. Andernfalls drohen Unternehmer und Selbständige schnell in einer Flut aus SPAM, Werbemails, Kundenanfragen usw. unterzugehen. Ein wichtiger Ansatz besteht im Einsatz leistungsfähiger Filter für SPAM. Darüber hinaus sollte von der ersten Minute an – sprich sobald ein IT-System neu aufgesetzt wird – mit einer klar durchdachten Ordner- und digitalen Ablagestruktur gearbeitet werden. An dieser Stelle greifen das unternehmensinterne DMS und die persönliche Dokumentenverwaltung direkt ineinander.

Fazit: Digital und offline ist Ordnung sehr wichtig

Im Büro ist Ordnung extrem wichtig! Eine Aussage, die für jeden Angestellten gilt – noch mehr aber für Unternehmer und Selbständige. Rechnungen, Werbung, Gebührenbescheide und die Anfragen von Kunden verstopfen nicht nur den Briefkasten, sondern auch das digitale Postfach. Hinzukommen noch Kontoauszüge oder Dokumente aus dem internen Processing. Ein Papierberg, der sich schnell summiert. Mithilfe der Digitalisierung von Belegen sowie Dokumenten und einem leistungsstarken DMS lässt sich digital und offline für Ordnung sorgen. Wichtig ist, den ersten Schritt zu machen – und sich von der ersten Minute ein System zurechtzulegen, damit das nächste Mal nicht wieder Papierberge den Schreibtisch verstopfen.

^{Foto/Thumbnail: ©istockphoto/Skarie20}