Outsourcing: Definition, Beispiele, Vorteile und FAQs

Das Wichtigste auf einen Blick

Definition: Was ist Outsourcing?

Outsourcing ist die Verlagerung von Dienstleistungen, die bisher im Haus durch eigenes Personal durchgeführt wurden, an externe Organisationen, meist mit einem Vertrag über festgelegte Standards, Kosten und Bedingungen. Zu den Bereichen, die häufig von Outsourcing betroffen sind, gehören Rechtsabteilungen, Transport, Catering und Sicherheitsdienste, aber auch IT-Dienste, Schulungen und PR werden zunehmend ausgelagert. Der Begriff Untervergabe wird manchmal im Sinne von Outsourcing verwendet.^[1]

Die Vorteile und Motive

Outsourcing wird oft mit dem Ziel eingesetzt, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu reduzieren, um in der Organisation größere Flexibilität zu erreichen oder um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Nachstehend eine Auflistung der Vorteile und Motive für ein Unternehmen, Outsourcing zu betreiben:

1. Steigerung der Effizienz

Fokussierte externe Anbieter sind meist in der Lage, Aufgaben und Arbeitsprozesse schneller und mit geringerer Fehlerquote durchzuführen, als das beauftragende Unternehmen. Der Dienstleister verfügt als Spezialist über eine entsprechende qualitative und quantitative Ressourcenausstattung sowie über entsprechende Erfahrung und fachliche Expertise.

2. Bilanzielle Aspekte

Viele Unternehmen verfolgen das Ziel, größere Investitionen und der damit einhergehenden Bindung finanzieller Mittel nach Möglichkeit zu vermeiden. Dadurch soll die Liquidität des Unternehmens erhöht und das Kreditrating verbessert werden. Outsourcing kann hohe Investitionskosten und eine hohe Kapitalbindung vermeiden.

3. Fokussierung auf das Kerngeschäft

Für Unternehmen ist es strategisch oft sinnvoll, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, um dieses zu stärken und weiter auszubauen. Tätigkeiten, die nicht wesentlich zum Umsatz beitragen oder das Kerngeschäft stärken, sollten externe Anbieter übernehmen. Diese können die Tätigkeiten dann oft schneller, besser und kostengünstiger ausüben.

4. Kostenreduzierung

Vor allem bei Herstellungsverfahren bzw. Produktionsprozessen, welche einen aufwendigen Maschinenpark, hohe Betriebskosten oder eine komplexe Logistik erfordern, kann Outsourcing an spezialisierte Unternehmen zur Reduzierung der Kosten führen.

5. Qualitätssteigerung

Outsourcing kann zur Steigerung der Qualität führen. Denn externe Lieferanten sind ihrem Fachgebiet oftmals hochqualifiziert und spezialisiert. Oft setzen setzen sie eigene Herstellungsverfahren, Maschinen oder spezielles Know-how ein, wodurch Qualität und Werthaltigkeit der Erzeugnisse signifikant erhöht werden.

6. Mangel an Fachwissen bzw. an benötigten Ressourcen

Fehlt es im eigenen Unternehmen für die Herstellung von Gütern oder Dienstleistungen an betriebsinternen Fachwissen oder an Ressourcen, stellt Outsourcing einen wirtschaftlichen Lösungansatz dar.

Übersicht der Outsourcing-Formen

Outsourcing lässt sich in Wissenschaft und Praxis grundsätzlich in die drei Bereiche internes, externes und spezielles Outsourcing mit ihren unterschiedlichen Ausprägungsformen  – wie in Abb.1 dargestellt – unterteilen. ^[1]

Internes Outsourcing

Typisches Merkmal des internen Outsourcings ist, dass der durch den Auftrag generierte Umsatz im Unternehmen bzw. im Konzern verbleibt. Folgende grundssätzliche Ausprägungsformen lassen sich hierbei unterscheiden:

Vergabe innerhalb eines Konzerns

Zu vergebende Aufträge werden an Unternehmen innerhalb eines Konzerns vergeben. Auf diese Weise bleibt der durch den Auftrag generierte Umsatz bilanzwirksam im Konzern.

Gründung eines neuen Unternehmens

Zum Zwecke des Outsourcings von Herstellungsprozessen oder Dienstleistungen abseits des Kerngeschäfts wird ein eigenes Unternehmen gegründet, das am Markt entweder selbstständig auftritt oder als Tochterfirma des Konzerns firmiert.

Fremdvergabe im eigenen Unternehmen

Zur Fremdvergabe von Aufträgen innerhalb des eigenen Betriebs zählen vor allem die verschiedenen Arten der Leiharbeit bzw. der vorübergehenden oder dauerhaften Arbeitskräfteüberlassung.

Externes Outsourcing

Bei dieser Auslagerungs-Variante fließt der durch den Outsourcing-Auftrag erwirtschaftete Umsatz aus dem Betrieb bzw. aus dem Konzern ab. Folgende grundssätzliche Ausprägungsformen lassen sich hierbei unterscheiden:

Vergabe von Aufträgen an eine Fremdfirma innerhalb des Unternehmens

Der Auftrag wird rechtlich gesehen an eine Drittfirma vergeben, die Erbringung der Leistung oder die Herstellung des Produktes erfolgt hierbei im eigenen Unternehmen mit den Betriebsmitteln des Auftraggebers.

Fremdvergabe außerhalb des Unternehmens

Der Auftrag wird an eine Fremdfirma vergeben, welche die Leistungserbringung oder Herstellung der Produkte mit den eigenen Betriebsmitteln in der eigenen Betriebsstätte durchführt.

Spezielles Outsourcing

Hierbei handelt es sich um diverse Sonderformen des Outsourcings, die jeweils für einen bestimmten Zweck konzipiert sind.

Complete Outsourcing

Beim Comprehensive Outsourcing, auch als Complete Outsourcing bezeichnet, wird ein kompletter Unternehmensbereich strategisch, operativ und organisatorisch an einen anderen Standort verlegt. Zum Beispiel  lagert ein Unternehmen aus Kostengründen die hausinterne IT-Abteilung an einen externen IT-Dienstleister für die Dauer von 10 Jahren vollständig aus. Dabei wechselt nicht nur das Rechnernetzwerk samt angebundener Peripherie-Geräte für die Laufzeit des Outsourcing-Vertrages in das Drittunternehmen, sondern auch ein großer Teil der Belegschaft des Rechenzentrums.

Application Service Providing

Beim Application Service Providing (ASP) werden Softwarepakete wie z.B. ERP- oder CRM-Systeme über ein externes Datacenter dem Auftraggeber als SaaS-Service (Software as a Service) auf Mietbasis zur Verfügung gestellt. ASP bedient sich dabei der Technik serverbasierter Computersysteme, indem sich in den betreffenden Unternehmensbereichen nur noch Front-End Geräte zur Visualisierung der Ergebnisse befinden. Sämtliche Verarbeitungsschritte und -prozesse, Wartungs- und Servicetätigkeiten sowie Maßnahmen zum Schutz und zur Sicherung der Daten werden zentral im Datacenter abgewickelt.

Cloud Computing

Der Begriff Cloud-Computing (zu deutsch: Rechnerwolke) bezeichnet eine IT-Infrastruktur, welche über ein Online-Netzwerk wie das Internet adressiert werden kann. Das Portfolio im Rahmen des Cloud-Computings angebotener Outsourcing-Leistungen deckt den gesamten IT-Bereich ab.  Cloud Computing zählt zu den Pay-per-Use Mietmodellen und punktet mit drei flexiblen Servicevarianten (Software as a Service, Platform as a Service und Infrastructure as a Service), einer hohen Skalierbarkeit der Systeme, schnellen Datendurchsatzraten sowie der jederzeitigen Verfügbarkeit hard- und softwaremäßiger Ressourcen. Zu den Outsourcing-Varianten zählt Cloud Computing deshalb, da der Auftraggeber die Möglichkeit hat, seine komplette IT, Teile davon, oder bestimmte Geschäftsprozesse in die Cloud hochzuladen.

End-of-Life-Product

Die End-of-Life Fertigung repräsentiert eine weitere Sonderform des Outsourcings. Dabei wird die Fertigung von Produkten, die am Ende des Produktlebenszyklus stehen, an externe Hersteller ausgelagert. Diese übernehmen in der nun folgenden Übergangsphase von der Serien- zur Nachserienproduktion die Herstellung der mit Produktionsende ebenfalls auslaufenden Ersatzteile.

Business Transformational Outsourcing

Business Transformational Outsourcing (oft auch Business Transformation Outsourcing genannt), bezeichnet die Schnittstelle zwischen Business Consulting und Outsourcing. Bestimmte Teile eines Unternehmens werden nach „Best-Practise“ Methoden restrukturiert, optimiert ausgelagert betrieben, stillgelegt oder in das Unternehmen zurückgeführt.Dabei übernimmt der Dienstleister die Verantwortung für die Freisetzung identifizierter Optimierungspotentiale.

Managed Services

Dabei handelt es sich um periodisch wiederkehrende Serviceleistungen, die ein IT-Provider für seine Kunden erbringt. Art, Umfang und Qualität dieser Leistungen werden im Vorfeld zwischen dem Managed Service Provider (MSP) und seinem Auftraggeber mittels so genannter Service-Level Agreements (SLAs) eindeutig definiert und abgesprochen.

Onsite Management

Beim On-Site Management übernimmt ein externer Dienstleister einen bestimmten organisatorisch abgrenzbaren Bereich des Auftraggebers und führt diesen in den Geschäftsräumen des Auftraggebers weiter. Dies erfolgt unter teilweiser oder vollständiger Beibehaltung der vorhandenen Ressourcen wie z.B. Personal oder übertragenen Betriebsmittel. Das Ziel des On-Site Managements besteht darin, die Qualität zu steigern und eine Senkung der Kosten zu erreichen.

Vertriebs-Outsourcing

Im Rahmen der Auslagerung des Vertriebs übernehmen spezialisierte Dienstleister die einzelnen Vertriebsschritte (Kundenakquise, Terminvereinbarung, Terminwahrnehmung, Vertragsabschluss, Kundenbetreuung) und realisieren auf diese Weise ein teilweises oder auch vollständiges Outsourcing vertrieblicher Aktivitäten. Zielsetzungen bestehen darin, einerseits die Vertriebskosten zu optimieren und andererseits Umsatzpotenziale nachhaltig zu steigern.

Business Process Outsourcing

Beim Business Process Outsourcing (BPO) wird der komplette Unternehmensprozess an ein externes Unternehmen ausgelagert. Ausgegliedert werden meist Unternehmensprozesse, die nicht geschäftskritisch sind. Dazu zählen z.B. Bereiche wie Lagerhaltung, Weiterbildung oder der Bereich Einkauf und Beschaffung.

Next Generation Outsourcing

Beim Next Generation Outsourcing (NGO)  verläuft die operative Schnittstelle nicht mehr zwischen hausinterner IT-Abteilung und externem IT-Dienstleister, sondern zwischen der Fachebene des Unternehmens und einem IT-Provider. Dieser tritt meist als externer Generalunternehmer in Erscheinung. Verträge haben somit keine technischen Liefereinheiten mehr zum Gegenstand, sondern beziehen sich auf die Qualität, Zuverlässigkeit, Termintreue und DSGVO-Konformität des externen IT-Supports. Vorteile dieser Strategie bestehen in einer Erhöhung der Effizienz des interdisziplinären Information-Workflows sowie in einer Reduzierung von Schnittstellen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Vorgehensweise: Die 5 Schritte im Outsourcing-Prozess

Im Rahmen des Outsourcing-Prozesses sind verschiedene Schritte zu durchlaufen. Idealtypisch werden folgende 5 Schritte unterschieden:

1. Schritt: Ist-Analyse

Bei der Ist-Analyse werden die Prozesse der Wertschöpfungskette im Unternehmen untersucht, um darauf aufbauend für das Outsourcing geeignete Funktionen zu identifizieren. Hierzu ist jede einzelne Stufe der Wertschöpfungskette daraufhin zu analysieren, ob die dort erbrachten Leistungen auslagerungsfähig sind. Hierzu bedarf es zunächst der Ermittlung der für die Erbringung der jeweiligen Leistung notwendigen Kompetenzen.

Anschließend wird geprüft, ob diese im Unternehmen in ausreichendem Maße vorhanden sind. Wenn nicht, dann bietet sich eine Auslagerung an. Wenn ja, so ist in einem zweiten Schritt zu analysieren, ob diese Kompetenzen zum Aufbau bzw. Halten von Konkurrenzvorteilen beitragen und somit zu den Kernkompetenzen gehören.

2. Schritt: Make-or-Buy-Entscheidung

Hat man jene Leistungen identifiziert, bei denen eine Auslagerung ohne Gefährdung der Kernkompetenzen des Unternehmens möglich erscheint, so folgt im zweiten Schritt die eigentliche Entscheidung für oder gegen das Outsourcing.

Dabei sollte man sich nicht auf eine rein kostenrechnerische Beurteilung der beiden Alternativen Eigenerstellung sowie Outsourcing beschränken, da dabei qualitative, sich nicht unmittelbar in Kostengrößen niederschlagende Faktoren unberücksichtigt bleiben. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang eine Nutzwertanalyse, die Kosten und Nutzen dieses Vorhabens gegenüberstellt und auch die Berücksichtigung von nicht unmittelbar monetär erfassbaren Größen erlaubt.

3. Schritt: Anforderungsprofils und Kontaktaufnahme mit möglichen Partnern

Ist die Entscheidung zugunsten des Outsourcing gefallen, so schließt sich die Phase der Kontaktaufnahme mit möglichen externen Leistungsanbietern auf der Basis eines zuvor spezifizierten Anforderungsprofils an. Die Erstellung solch eines Profils ist von besonderer Bedeutung, um die Qualität der ausgelagerten Leistung zu gewährleisten und Missverständnisse über die zu erfüllenden Aufgaben zu vermeiden.

4. Schritt: Auswahl des Partnerunternehmens

In dieser Phase werden die Leistungen der Anbieter mit dem Anforderungsprofil abgeglichen und ein oder mehrere Partnerunternehmen ausgewählt. Ausschlaggebend sind dabei vor allem Leistungsfähigkeit, Verfügbarkeit und Kosten der Anbieter. Bei der Entscheidung zwischen verschiedenen Unternehmen erweist sich ein Scoring-Verfahren als hilfreich, um neben quantitativen (Kosten-)Aspekten auch die Qualität der Leistung und der Zusammenarbeit betreffende Kriterien berücksichtigen zu können.

5. Schritt: Implementierung und Controlling

Im Rahmen der Vertragsgestaltung ist auf eine detaillierte Spezifikation der zu erbringenden Leistung und der entsprechenden Gegenleistung in monetärer Form zu achten. Darüber hinaus spielen spätestens in dieser Phase juristische Aspekte eine Rolle. Abgeschlossen wird der Prozess schließlich durch die Implementierung und das Controlling der Outsourcing-Aktivitäten. Im Rahmen der Implementierung empfiehlt es sich, mit Checklisten zu arbeiten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte Beachtung finden.

Risiken und Herausforderungen beim Outsourcing

Das Outsourcing ist in der Praxis mit einer Reihe von Problemen verbunden, die manche Unternehmen von diesem Schritt abhalten oder sie zu einer Reintegration der ausgelagerten Leistungen ins Unternehmen veranlassen.

1. Abhängigkeit vom Dienstleistungsunternehmen

Hierzu zählt zunächst die Abhängigkeit vom Dienstleistungsunternehmen. Wenn die Leistung der Fremdfirma nachlässt oder sie nicht pünktlich liefert, kann dies zu einer erheblichen Störung der Leistungserstellung beim Unternehmen führen.

2. Kosten

Zudem verursacht das Outsourcing erhebliche Kosten. Dazu zählen beispielsweise Anbahnungskosten, etwa für Information, Kontaktaufnahme und Vertragsverhandlungen, Logistikkosten, Kosten für die Kommunikation und Abstimmung mit dem Fremdunternehmen oder die Qualitätskontrolle der erbrachten Leistung.

3. Datenschutz- und Geheimhaltungsprobleme

Hinzu kommen Datenschutz- und Geheimhaltungsprobleme. Für die Leistungserstellung benötigt der externe Dienstleister in der Regel unternehmensinterne Informationen. Der damit verbundene Einblick in die Geschäftsabläufe erweist sich vor allem dann als problematisch, wenn das Fremdunternehmen auch Konkurrenten beliefert.

4. Widerstand bei Arbeitnehmern

Outsourcing kann des Weiteren zu Widerstand bei den Arbeitnehmern führen. Unter Umständen geht mit der Auslagerung von Aktivitäten ein Identitätsverlust der Mitarbeiter einher. Wenn die verbleibenden Aufgaben die Arbeitnehmer nicht mehr ausreichend motivieren, wird die Fremdvergabe als Entwertung der bisherigen Tätigkeit empfunden und führt zu Unzufriedenheit und fehlender Identifizierung der Mitarbeiter mit ihrer Tätigkeit und der Unternehmung.

5. Verlust von Wettbewerbsvorteilen

Vor dem Hintergrund der Gefährdung der eigenen Kompetenzen verschließen sich viele erfolgreiche Firmen dem Outsourcing. Neben der Qualitätssicherung verfolgen sie damit das Ziel, dauerhafte, nicht von Konkurrenten imitierbare Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Denn diese können nur aus dem Unternehmen selbst kommen, nie aus externen Ressourcen, die auch Mitbewerbern zugänglich sind.

Häufig gestellte Fragen zum Outsourcing

1. Wann ist Outsourcing für Unternehmen sinnvoll?

Unternehmen entscheiden sich für Outsourcing, um schlankere Prozesse zu etablieren. Durch die Auslagerung bestimmter Tätigkeitsbereiche gewinnen sie die Möglichkeit, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Gleichzeitig können sie auf diesem Weg die Expertisen externer Spezialisten nutzen und Qualitätssteigerungen erzielen. Weitere Gründe für Outsourcing bestehen darin, Kosten zu senken und die Effizienz des Unternehmens zu erhöhen, bilanzielle Vorteile durch die Freisetzung finanzieller Mittel oder fehlende Ressourcen in der eigenen Firma. In der Regel spielen für eine Outsourcing-Entscheidung mehrere dieser Gründe eine Rolle.

2. Wird Outsourcing vor allem im Rahmen von Rationalisierungen vorgenommen?

Outsourcing wurde lange Zeit vor allem als ein Instrument zur Rationalisierung angesehen. Ziel der Unternehmen war es, die Produktions- und Transaktionskosten zu senken. Vor allem im Hinblick auf den Abbau von inländischen Arbeitsplätzen und die Verlagerung von Produktionskapazitäten in Niedriglohnländer war Outsourcing deshalb zeitweise in die öffentliche Kritik geraten. Heute sind Rationalisierungen und Einsparungsmaßnahmen in vielen Firmen nicht mehr das primäre Ziel von Outsourcing-Entscheidungen. Vielmehr werden die Leistungen externer Anbieter so mit den eigenen Workflows integriert, dass es zu Synergieeffekten kommt. In diesem Kontext gewinnt das spezialisierte Outsourcing an Bedeutung.

3. Welche Rolle spielt die Digitalisierung für Outsourcing-Prozesse?

Digitalisierung und Outsourcing können als komplementäre Prozesse angesehen werden. Die digitale Transformation verändert die Form der Leistungserbringung sowie die Wertschöpfung in den Unternehmen insgesamt. Ursprünglich relativ geschlossene unternehmensinterne Wertschöpfungsketten werden für externe Partner geöffnet, so dass integrierte Prozesse möglich werden. Je nach dem Digitalisierungsgrad in einem Unternehmen oder einer Branche ist diese Öffnung derzeit in unterschiedlich starkem Maße ausgeprägt. Davon auszugehen ist jedoch, dass Unternehmensprozesse perspektivisch immer stärker in digitale Ökosysteme eingebettet werden, in denen Hersteller, Lieferanten, Distributoren und Kunden in Echtzeit miteinander interagieren. Hiermit verbunden ist unter anderem ein stetig wachsender Bedarf nach spezialisierten Wissen.

4. Wie wird eine Outsourcing-Entscheidung getroffen?

Um eine Outsourcing-Entscheidung zu treffen, nehmen Unternehmen zunächst eine Analyse ihrer Wertschöpfungsketten vor. Überprüft wird, ob und in welcher Form eine Leistung auslagerungsfähig ist und welche Kompetenzen für die Leistungserbringung nötig sind. Empfehlenswert ist, für die überprüften Leistungen und Prozesse eine Nutzwertanalyse vorzunehmen, die es erlaubt, auch nichtmonetäre Aspekte des Wertschöpfungsprozesses zu erfassen.

5. Wie finde ich den richtigen Outsourcing-Partner?

Auch bei der Auswahl des passenden Partners für das Outsourcing sollten nicht ausschließlich finanzielle Aspekte den Ausschlag geben. Mindestens ebenso wichtig ist, ob das eigene Unternehmen und der externe Dienstleister in ihrer Strategie, ihrer Kultur und ihren Werten zueinander passen. Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor für Outsourcing sind das Branchenwissen und die Kompetenzen des Outsourcing-Partners. Daraus ergeben sich im Idealfall wertvolle Impulse für die eigene Geschäftstätigkeit.

6. Welche Entscheidungsgrundlagen sind für erfolgreiches Outsourcing besonders wichtig?

Der optimale Outsourcing-Partner ist ein Unternehmen, das in seinem Geschäftsfeld über eine gute Reputation verfügt und es möglich ist, mit diesem Anbieter eine langfristige vertrauensvolle Kooperationsbeziehung aufzubauen. Natürlich sind Unternehmen bei ihren Outsourcing-Entscheidungen auch an einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis interessiert. Das günstigste Angebot ist hier jedoch meist nicht die beste Wahl, da die Qualität nicht den definierten Anforderungen entspricht. Deutlich wichtiger als der Preis an sich sind Qualität und Effizienz zu angemessenen Konditionen.

7. Wie kontrolliere ich die Leistungserbringung des Outsourcing-Partners?

Die Leistungserbringung im Rahmen von Outsourcing erfordert eine fortlaufende Erfolgsmessung und Kontrolle. Sinnvoll ist es, hierfür im eigenen Unternehmen feste Controlling-Prozeduren sowie messbare Kennzahlen zu definieren.

Beispiele

Unternehmensführung

Nach dem plötzlichen Tod des Geschäftsführer beauftragt das Unternehmen XY einen externen Geschäftsführer als Interimslösung. Der Geschäftsführer ist nur auf Zeit bestellt bis ein neuer Geschäftsführer gefunden ist. Auf diese Weise lassen sich personelle Engpässe kurzfristig überbrücken.

Marketing und Vertrieb

Das Unternehmen ABC beauftragt ein externes Call Center, das in seinem Auftrag Telefonmarketing durchführen soll. Im Rahmen des Outsourcing-Vertrags soll das Call Center den Erstkontakt zu potentiellen Neukunden herstellen und die Terminvereinbarung übernehmen. So kann ABC die internen Vertriebsmitarbeiter entlasten, so dass diese sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Digitalisierung

Das komplette Suchmaschinenmarketing  eines Online-Shops wird vom Unternehmen XYZ an eine Digitalagentur vergeben, da beim eigenem Personal die dafür erforderliche Expertise nicht vorhanden sind.

Personal

Im Rahmen der Personalbeschaffung ist es für Unternehmen entscheidend, Schlüsselpositionen möglichst schnell, mit den richtigen Fach-und Führungskräften zu besetzen. Hierbei kann das Outsourcing des Rekrutierungsprozess an einen spezialisierten Dienstleister eine Lösung darstellen.

Finanzen

Die Buchhaltung ist für jedes Unternehmen Pflicht. In vielen kleinen- und mittelständischen Betrieben gibt es jedoch selten Personal, das Zeit hat oder Erfahrungen auf diesem Gebiet mitbringt. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen diesen Aufgabenbereich z.B. an der Steuerberater auszulagern.

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Erklärvideo

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Literaturverzeichnis

^{[1] Vgl. Ortner, Gerhard: Projektmanagement-Outsourcing, S. 1 – 3, Springer Gabler 2015
[2] Vgl. Wrase, Isabelle: Mitarbeitermotivation im Outsourcing unter besonderer Berücksichtigung des Facility Managements, S. 15, Gabler 2009
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