Innovative Arbeitsmodelle – Coworking Spaces, Vertrauensarbeitszeiten & Co

Mit der Digitalisierung und Globalisierung und nicht zuletzt mit dem demografischen Wandel ändert sich auch die Arbeitswelt rasant. Es entstehen immer neue Konzepte, die nicht mehr viel mit der herkömmlichen Organisation von Arbeit zu tun haben, sondern die den Arbeitnehmern mehr Freiheiten und Verantwortung, kurz mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag verschaffen sollen. Damit einher geht der Begriff „New Work“, der vom US-Amerikaner Frithjof Bergmann geprägt wurde. Seine Vision ist, „eine andere Art, Arbeit zu organisieren. Die Absicht ist, Arbeit so zu organisieren, dass sie nichts Gezwungenes ist, sondern man Arbeit tut, die man will, wirklich will.“

Eine Vision, die in enger Verbindung mit dem Voranschreiten innovativer Technologien wie Künstliche Intelligenz sowie neuer Kommunikationstechnologien steht und ohne die Digitalisierung nicht möglich wäre. In diesem Zusammenhang sind auch neue Führungsstile gefragt – statt Hierarchie geht es künftig vielmehr um Holokratie, einen Führungsstil ohne große Hierarchieebenen.

Prinzip der doppelten Freiwilligkeit

Allein die Auswirkungen des Corona-Virus für die Arbeitswelt, die Umstellung auf mobiles Arbeiten oder Home-Office, zeigt eine Möglichkeit, neue Wege bei den Arbeitsmodellen zu gehen. Überdauern wird die Regelung als Dauereinrichtung die Pandemie vermutlich nicht, denn viele Arbeitgeber lehnen ein Recht auf Home-Office, so wie es derzeit besteht, nach Beendigung der Pandemie ab. Befürchtet wird unter anderem, dass durch ein Zuviel an Home-Office Produktivitäts- und Kreativitätsverluste entstünden. Plädiert wird hingegen für das Prinzip einer doppelten Freiwilligkeit – sowohl vonseiten des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers. Die Mehrheit der Arbeitnehmer wünscht sich künftig einen Mix aus Büroarbeit und Präsenztagen im Betrieb, nur wenige möchten tagtäglich an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, wie Untersuchungen zeigen. Eine Studie kommt zum Beispiel zu dem Ergebnis, dass 80 Prozent der befragten Teilnehmer künftig entweder komplett oder teilweise im Home-Office arbeiten würden.

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Arbeitnehmer organisieren sich selbst

Die heutige Arbeitswelt hat mit „New Work meistens nicht viel gemein: Vorgesetzte sorgen dafür, dass Arbeit unter bestimmten Bedingungen erledigt wird. Das sorgt nicht selten für Langeweile, Lethargie und Unzufriedenheit unter den Arbeitnehmern. „New Work“ greift die Möglichkeiten der digitalen Transformation auf, schafft agile Netzwerk-Organisationen, in denen die Arbeitnehmer verantwortlich gemeinsam festgelegten Zielen folgen. Die Führung hat die Aufgabe, den Rahmen dafür zu schaffen, dass diese Art der Selbstorganisation ermöglicht wird und funktionieren kann. Wer nach den Prinzipien von „New Work“ arbeitet, wartet nicht mehr auf Entscheidungen durch Führungskräfte, sondern entscheidet nach Beratungen selbst.

Keine Frage, dass dazu ein positives Betriebsklima gestaltet werden muss, in dem sich die Beschäftigten wohlfühlen. Denn Druck und schlechtes Arbeitsklima setzen das Gehirn bekanntlich unter Stress, der am Ende den Workflow und die Kreativität blockiert. Doch gerade sie ist vor dem Hintergrund, dass mehr und mehr Betriebsabläufe durch die Digitalisierung automatisiert werden, für neue Arbeitsformen wichtig und gut bezahlte Arbeitnehmer für Routineaufgaben weniger gefragt sind. Gefragt ist künftig Wandlungsfähigkeit und Flexibilität, die Fähigkeit zu erneuern, zu designen und zu koordinieren. Vorstellbar sind auch vermehrt Kooperationen, die ohne den klassischen Arbeitsvertrag auskommen. Schon deshalb, so lautet die Prognose vielerorts, wird die Anzahl der stationären Arbeitsplätze sinken.

Abkehr von strengen Hierarchien

Jedoch ist die Arbeit zu Hause im klassischen Home-Office nicht automatisch gleichzusetzen mit neuen Arbeitsformen, zumindest wie sie verstanden werden. Moderne Formen des Broterwerbs, „New Work“ also, meint vielmehr Selbstbestimmung, durchlässige Strukturen und Teams, mobile Arbeitszeiten, mehr Verantwortung und Abbau von Hierarchien. Wer unter Pandemiebedingungen remote arbeitet, trifft dabei meistens auf die bekannten Strukturen: Delegieren, kontrollieren, koordinieren. Wer vorher stundenlang in Meetings verbracht hat, sitzt nun ebenso lange in Calls am heimatlichen Schreibtisch.

Neue Modelle wie die Vier-Tage-Woche zum Beispiel, oder der 6-Stunden-Tag, agile Arbeiten oder Methoden, die auf Vertrauensarbeitszeiten basieren, versuchen eine Abkehr von einer strengen Arbeitsteilung und Hierarchien, indem sie neben beruflicher auch die persönliche Weiterentwicklung fördern wollen. Gerade junge Unternehmen aus der Digitalbranche sind es, die zu neuen Mitteln greifen. Hier werden Freelancer beschäftigt und Interimsmanager, es wird in virtuellen Gruppen gearbeitet, die Arbeit ist flexibel. Eine besondere Stellung nehmen die sogenannten Knowledge Worker ein: Diese Wissensarbeiter sind in der Regel hochqualifizierte Menschen, die großen Wert auf berufliche Autonomie legen und deren Wissen punktuell für einzelne Projekte in Unternehmen gefragt ist.

Vier-Tage-Woche: Mehr Produktivität

Schon länger in der Diskussion bei der Suche nach neuen Arbeitsformen ist die Vier-Tage-Woche. Sie wird bereits von großen Unternehmen wie Microsoft in Japan und kleineren Startups in Deutschland angewendet. Auch in Neuseeland und in den USA gibt es vereinzelt Firmen, die diese Idee aufgegriffen haben. Wie es heißt, mit Erfolg: Bis zu 40 Prozent soll die Produktivität gestiegen sein, wie Microsoft angibt. Prinzip dieses Arbeitsmodells ist – im Gegensatz zur üblichen 5-Tage-Woche – eine Wochenarbeitszeit, die auf vier Tage verteilt wird. In Spanien soll die 4-Tage-Woche im Herbst 2021 bereits eingeführt werden, als Pilotprojekt mit einer Dauer von zwölf Monaten. 200 kleinere und mittlere Unternehmen machen mit, indem sie ihre Mitarbeiter einen Tag weniger pro Woche arbeiten lassen – das aber bei vollem Gehalt. Mit diesem Modell soll nicht nur die Zufriedenheit der Beschäftigten gesteigert, sondern es sollen auch neue Arbeitsplätze geschaffen werden. Finanziell unterstützt wird das Projekt von der spanischen Regierung.

Sechs-Stunden-Tag senkt Fehlerquote

Der 6-Stunden-Tag: Der 6-Stunden-Tag bei vollem Lohnausgleich als Schlüssel zu einer guten Work-Life-Balance wird bereits in Schweden und Deutschland in einigen Unternehmen praktiziert. Hier steht ebenfalls die Entlastung und größere Zufriedenheit des Beschäftigten im Vordergrund. Mit dem Modell kann sowohl die Fehlerquote in Betrieben als auch der Krankenstand reduziert werden. Betriebswirtschaftlich ein Modell, das sich also lohnen könnte. Im schwedischen Göteborg, in einem Krankenhaus hat dieses Modell Schule gemacht. Um die schwere körperliche Belastung bei der Pflege zu mindern, arbeiten die Krankenhausmitarbeiter nur noch sechs Stunden täglich. Obwohl zunächst Mehrkosten auf die Arbeitgeber zukamen, zahlte sich das Modell in kurzer Zeit aus: Beschäftigte meldeten sich seltener krank, die Fluktuation ist seitdem geringer und die OP-Räume sind seitdem regelmäßig ausgelastet, was für mehr Umsatz sorgt. Allerdings müssen Arbeitnehmer beim 6-Stunden-Tag auf Pausen verzichten.

Agiles Arbeiten will gelernt sein

Anders das Agile Arbeiten – ein Begriff, der in den letzten Jahren mehr und mehr in den Führungsetagen diskutiert wird. Agil meint dabei nicht einfach schnell und flink, sondern zielt auf schnelle Reaktionsfähigkeit, effizienten Umgang mit Ressourcen und flexiblen Prozessen in einem Betrieb ab. Das bedeutet: Keine starren Muster und Prozesse im Arbeitsalltag, vielmehr sind es dynamische Abläufe, die den Tag bestimmen. Die Führungskraft versteht es dabei, die individuellen Kompetenzen der Beschäftigten individuell zu fördern. Agiles Arbeiten lässt sich jedoch nicht einfach aus dem Hut zaubern, sondern ist ein Prozess, der Zeit benötigt. Die Verantwortung für den Erfolg eines Projekts liegt hier nicht mehr bei einzelnen Personen, sondern ist das Ergebnis von Teamarbeit.

Ein Team, das seine Aufgaben weitestgehend selbst festlegt und dafür keinen Projektmanager benötigt. Am besten sind es feste Teams, Menschen, die gut miteinander arbeiten, indem sie Kommunikation und Prozessabläufe aufeinander und auch Arbeitszeiten aufeinander abstimmen. Chefs müssen bei dieser Arbeitsform in der Lage sein, abgeben zu können, damit sich die Arbeit der selbstorganisierten Teams auch optimal entfalten kann. Das setzt natürlich ein hohes Maß an Vertrauen in seine Mitarbeiter voraus. Es gibt jedoch auch Ideen, die sogenannten fluide Teams, Teams ohne feste Mitarbeiter vorsehen: Der Kontakt mit unterschiedlichen Menschen soll nicht nur Kompetenzen fördern, sondern auch die Einsatzmöglichkeiten des jeweiligen Arbeitnehmers.

Vertrauensarbeitszeit ermöglicht Freiräume

Apropos Vertrauen: Noch ein Arbeitsmodell, das unter dem Begriff „New Work“ subsummiert werden kann, ist die Vertrauensarbeitszeit. Hier verpflichtet sich der Arbeitgeber, seine Aufgaben zu den gegebenen Bedingungen unter Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes zu erledigen. Die Arbeitszeit, die er dazu aufwendet, wird vom Arbeitgeber nicht kontrolliert, der Beschäftigte darf also seine Zeit frei einteilen. Vorteil der Vertrauensarbeitszeit ist, dass Arbeitszeit nicht einfach vergeudet wird, wenn nur wenig zu tun ist. In solchen Fällen kann der Mitarbeiter nach Hause gehen. Steigt das Arbeitsaufkommen jedoch, sind unentgeltliche Überstunden gefragt. Was ein Nachteil für den Arbeitnehmer sein kann, denn bei diesem Arbeitsmodell ist die Freizeit vom jeweiligen Arbeitsaufkommen abhängig. Der Arbeitgeber hingegen kann mit dieser Arbeitsform konjunkturelle Schwankungen abfedern und Personalkosten reduzieren.

Coworking Spaces werden immer populärer

Die Digitalisierung ermöglicht in vielen Berufszweigen ortsunabhängiges Arbeiten. Zu den neuen Arbeitswelten gehört deshalb auch das „Coworking“, das bereits immer mehr Anhänger findet. „Coworking spaces“ entstanden im Silicon Valley und definieren einen Arbeitsplatz, der zeitlich flexibel genutzt wird und den sich mehrere Personen teilen. Genaugenommen wird hier ein Arbeitsplatz für einen bestimmten Zeitraum angemietet – egal wo. Solche Gemeinschaftsbüros sind in den vergangenen Jahren nicht nur in den Metropolen, sondern auch im ländlichen Raum immer populärer geworden. Die Räumlichkeiten sind gemeinhin mit gängigem Büromobiliar eingerichtet und bieten Zugang zur digitalen Infrastruktur. Alle möglichen Berufsgruppen nutzen mittlerweile solche Coworking spaces, zum Beispiel Startups, Freelancer oder auch Angestellte und Selbstständige. Hier werden Kontakte geknüpft, neue Geschäftsideen entwickelt, und auch das Wir-Gefühl profitiert, nicht nur bei einem Kaffee in der Küche.

Coworking-Plätze lassen sich für beliebige Zeiträume mieten – stunden-, tage- oder auch monatsweise. Ähnlich funktioniert auch „Desk Sharing“, das in einigen Großunternehmen wie dem ADAC bereits umgesetzt wird. Bei dieser Arbeitsform gibt es keine festgelegten Arbeitsplätze, es gilt die freie Platzwahl für jeden Mitarbeiter. Verbunden mit der Möglichkeit, einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice zu verbringen, werden Arbeitszeiten flexibler. Wer ins Büro kommen möchte oder muss, setzt sich an einen Platz, der gerade frei ist.

Jobsharing: Teamgeist gefragt

Andere Arbeitnehmer, die sich durch besonderes kooperatives Verhalten auszeichnen, die sogenannten Teamplayer können auch vom Modell des Jobsharings profitieren. Hier teilen sich zwei Personen eine Arbeitsstelle und damit auch die Verantwortlichkeit. Damit diese Arbeitsform gelingt, bedarf es unter anderem eines ständigen Austausches und der Verfolgung gleicher Ziele. Dabei organisieren die beiden Personen ihre Arbeitszeit selbst. Für das Unternehmen bedeutet das Jobsharing-Modell auch Kostenersparnis, denn im Krankheitsfall können sich die beiden Mitarbeiter gegenseitig vertreten.

Gefahr der Vereinzelung

So, wie „New Work“ Vorteile bietet, bedeutet die Kehrseite der Medaille in Zukunft eine geringere Berechenbarkeit der Arbeitswelt. Menschen werden stärker gefordert sein, sich in der auf Flexibilität ausgerichteten Welt zurechtzufinden. Und nicht jeder wird mit den neuen Arbeitsmodellen umgehen können. Vorteile der New Work liegen ganz klar darin, dass sie dem Arbeitnehmer mehr Raum verschafft, sie werden selbstständiger und freier. Allerdings erfordern neue Arbeitsformen ein höheres Maß an Selbst- und Zeitmanagement, und auch die Grenzen zwischen Beruf und Freizeit können verwischen. Bei Digitalnomaden und Crowdworkern ergeben sich außerdem Trends zur Vereinzelung und zur Vereinsamung.

Wie viele Crowdworker in Deutschland als Selbstständige einzelne Aufgaben einer „Crowd“, einer Gruppe also, übernehmen, ist unklar. Die Zahlen reichen von rund 300.000 bis zu über eine Million. Auch die Zahl der Soloselbstständigen in Deutschland wächst stetig und liegt derzeit bei rund 2,23 Millionen. Eine Studie des Instituts für Demoskopie Allensbach im Auftrag der Allianz für selbstständige Wissensarbeit zum Beispiel hat ergeben, dass 42 Prozent der Freelancer gerade die Flexibilität ihres Arbeitsalltags besonders schätzen, zum Beispiel weil sie Zeit haben, die Kinder morgens zur Schule zu bringen und vor Ort sein können, wenn der Nachwuchs zurück nach Hause kommt.

^{Foto/Thumbnail: ©istockphoto/NanoStockk}