Ineffiziente Meetings wirken sich direkt auf Unternehmenserfolg aus
Meetings sind maßgeblich für den Erfolg eines Unternehmens verantwortlich, schließlich werden hier wichtige strategische Unternehmensentscheidungen getroffen. Vor allem Führungskräfte verbringen überdurchschnittlich viel Zeit in Meetings. Doch wie effizient sind sie und was hat sich durch Corona verändert?
Dies hat das unabhängige Marktforschungsinstitut Forrester Consulting im Auftrag des Schweizer Unternehmens Sherpany, Anbieter einer Meeting-Management-Lösung untersucht. Zu ihrem Meeting-Verhalten befragt wurden 266 Führungskräfte (C-Level oder Vice Presidents) von Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitenden in Belgien, Deutschland, Frankreich, Italien und Großbritannien.
Fünfmal mehr Führungsteams treffen sich jetzt wöchentlich
Mit Beginn der Corona-Pandemie hat sich auch das Meeting-Verhalten in den Führungsebenen verändert. Während zweiwöchentliche Management Meetings um knapp 10 Prozent zugenommen haben, hat sich die Frequenz wöchentlicher Meetings sogar von 4 Prozent auf 19 Prozent beinahe verfünffacht. Zeitgleich haben sich Meetings mit größerem zeitlichen Abstand deutlich reduziert: Monatliche Meetings haben sich um 14 Prozent reduziert, während sich die Frequenz von Quartalssitzungen sogar auf 11 Prozent nahezu halbiert hat.
Je wichtiger das Meeting, desto produktiver verlaufen sie
Die meisten Befragten betonen in der Analyse die Bedeutung solcher Management Meetings für geschäftskritische Entscheidungen. Besonders wichtig wird dabei von 91 Prozent der Befragten die strategische Planung eingestuft, die sie auch als immer oder meist produktiv empfinden (71 Prozent). Themen wie Organisationsstruktur und Personalentwicklung (56 Prozent), Fusionen und Übernahmen (52 Prozent) und Operations inklusive Tools und Ressourcen (48 Prozent) wird hingegen die geringste Bedeutung beigemessen, so dass diese Meetings auch von 40 – 45 Prozent der Befragten als produktiv bewertet werden.
Ineffiziente Meetings wirken sich direkt auf Unternehmenserfolg aus
Zwischen unproduktiven Meetings und der Unternehmensperformance am Markt besteht ein direkter Zusammenhang. Das zeigt sich nicht nur in der Bedeutung, die strategischen Meetings den befragten Führungskräften beimessen. 46 Prozent der Befragten rechnen aufgrund unproduktiver Meetings damit, Wettbewerbsvorteile zu verlieren, 41 Prozent reagieren deswegen langsamer auf Disruption und 39 Prozent machen die Erfahrung, dadurch Marktchancen zu verpassen.
Diese Hindernisse vor, während und nach Meetings hemmen Produktivität
Doch was hält Führungskräfte von produktiveren Meetings ab? Fast alle Befragten gaben an, dass sie vor, während und nach Management Meetings mit Herausforderungen konfrontiert sind. Für 41 Prozent bilden technische Probleme während des Meetings die größte Herausforderung, dicht gefolgt von fehlenden relevanten Infos in Vorbereitung auf das Meeting (39 Prozent). 38 Prozent bemängeln, dass die Zeit während des Meetings nicht ausreicht, um alle Agenda-Punkte zu besprechen. Im Anschluss an eine Sitzung wünschen sich 37 Prozent eine bessere Übersicht über die getroffenen Entscheidungen.
Technologie als Lösung des Problems
„Die Corona-Krise hat viele Lebensbereiche nachhaltig verändert, so auch die Meeting-Kultur zahlreicher Unternehmen. Führungskräfte müssen lernen, strategische Entscheidungen noch schneller zu treffen. Hinzu kommt, dass sich Meetings nicht eins zu eins aus dem echten Leben aufs Digitale übertragen lassen. Führungskräfte sollten, um sich selbst und ihr Unternehmen zu schützen, für eine klare Meeting-Agenda sorgen, eindeutige Ziele der Sitzungen definieren und die Produktivität der Meetings regelmäßig messen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
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