„Der Mittelstand schafft sich durch Outsourcing der Entgeltabrechnung neue Möglichkeiten”

Onpulson: Herr Schütte, Sie sind seit dem 1. September 2020 Geschäftsführer der Paychex Deutschland GmbH, einem Spezialanbieter für die Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Warum lagern Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen aus?

Tim Schütte: Wenn Unternehmen Lohn- und Gehalt nicht pünktlich oder unvollständig zahlen, kann dies zu Problemen führen. Oftmals ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung jedoch teuer, aufwendig und komplex. Neue Vorgaben im Steuer- Arbeits- und Sozialversicherungsrecht verkomplizieren diese Angelegenheit zusehends. Hinzu kommen neue Herausforderungen wie Corona und das damit einhergehende Kurzarbeitergeld oder auch die Internationalisierung von Belegschaften. Als Konsequenz lagern zahlreiche Firmen die Entgeltabrechnung an Dienstleister wie uns aus. So können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und Firmenchefs entledigen sich der lästigen Aufgabe, sich mit den vielen rechtlichen Änderungen in diesem komplexen Bereich auseinanderzusetzen.

Onpulson: Wann lohnt es sich, die Lohn- und Gehaltsabrechnung außer Haus zu geben?

Tim Schütte: Unternehmen sollten sich die Frage stellen, wo ihre Prioritäten liegen. Besonders mittelständische Unternehmen, die ihre Ressourcen effizient bündeln müssen, erschaffen sich durch eine Auslagerung neue Möglichkeiten und freie Kapazitäten.

Entscheiden sich Unternehmen gegen eine Auslagerung und für eine Inhouse-Lösung, so muss ihnen klar sein, dass sie gutes, qualifiziertes und motiviertes Personal benötigen, das bereit ist, sich stetig weiterzubilden. Denn was viele Entscheider oftmals gar nicht wissen: Entgeltabrechner ist kein klassischer Ausbildungsberuf. Es ist „Learning on the Job“, eine Weiterbildung für Steuerfachgehilfen oder Bürofachkräfte. Somit ist es sehr schwer, qualifiziertes Personal für diese Tätigkeit zu finden. Bei Paychex arbeiten mehr als 100 qualifizierte Entgeltabrechner, die ihr Fachwissen durch Schulungen und Fortbildungen kontinuierlich weiterbilden.

Onpulson: Warum sollte ein Unternehmen sich für eine Zusammenarbeit mit Paychex entscheiden? Worin liegen die besonderen Stärken Ihres Unternehmens?

Tim Schütte: Eine unserer Stärken ist, dass wir die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Unternehmen jeder Branche übernehmen. Auch komplexe Entgeltabrechnungen, wie den Baulohn oder den öffentlichen Dienst bearbeiten wir. Im Gegensatz zu anderen Lohnbüros haben wir zudem die Kapazitäten dafür geschaffen, Kurzarbeitergeld abzurechnen. Bei mehr als 100 bestens geschulten Lohnspezialisten können sich unsere Kunden darauf verlassen, dass wir für jeden Sonderfall einen Experten bereitstellen können. Jeder Kunde hat seinen persönlichen Ansprechpartner, an den er sich jederzeit wenden kann. Die persönliche Nähe zu unseren Kunden liegt uns am Herzen.

Besonders wichtig ist uns außerdem eine sichere und datenschutzkonforme Kommunikation mit unseren Kunden. Aufgrund dessen haben wir das digitale Personalbüro eingeführt: eine rechtssichere Kommunikationsplattform, die die personenbezogenen Daten unserer Kunden maximal schützt. Diese Aspekte in Verbindung mit unserer mehr als 35-jährigen Erfahrung im Bereich der Entgeltabrechnung macht uns, meiner Meinung nach, zu Recht zu einem der Marktführer für KMU in Deutschland.

Onpulson: Ab welcher Unternehmensgröße wird es interessant, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern?

Tim Schütte: Eine Auslagerung empfiehlt sich unabhängig von der Unternehmensgröße. Unsere Dienstleistungen passen wir individuell an Ihre Unternehmensprozesse an. Aufgrund dessen übernehmen wir die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Unternehmen jeder Größe. Dabei ist es egal, ob Sie ein Drei-Mann-Unternehmen oder eine Firma mit mehr als 1000 Mitarbeitern sind. Ein Großteil unseres Kundenstammes besteht aus kleinen und mittleren Unternehmen. Deshalb wissen wir genau, was für diese Unternehmen wichtig ist und sie können sich auf das Wachstum ihres Betriebes konzentrieren. Mittelständische Unternehmen profitieren besonders durch unsere persönliche Beratung und schnelle Rückmeldeverfahren.

Onpulson: Nehmen wir an, ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern möchten seine Lohnabrechnung outsourcen und sich zukünftig möglichst wenig mit dem Thema beschäftigen. Um wieviel Prozent lässt sich der Arbeitsaufwand durch Outsourcing maximal reduzieren? Welche Tätigkeiten bleiben trotz Auslagerung im Unternehmen „hängen“?

Tim Schütte: Einen allgemein gültigen Prozentsatz kann ich Ihnen nicht so einfach nennen, im Schnitt spart sich der Arbeitgeber jedoch ca. 80-90% der Zeit ein, die er vorher mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen verbracht hat. Wir betreuen unsere Kunden höchst individuell und die Anforderungen variieren je nach Unternehmensgröße und Lohntyp. Der bürokratische Aufwand wird für unsere Kunden auf ein Mindestmaß reduziert. Verbleibende Aufgaben, wie der Datenaustausch oder die Mitteilung von Veränderungen, werden so einfach strukturiert, dass sie möglichst wenig Zeit für das Unternehmen in Anspruch nehmen. Das ermöglicht unseren Kunden, sich gezielt auf ihre Wertschöpfung zu fokussieren.

Onpulson: Gerade in Corona-Zeiten, ist das Budget bei vielen Unternehmen begrenzt. Deshalb die Frage: Mit welchen Kosten kann ein Unternehmen bei der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung rechnen?

Tim Schütte: Unsere Preisgestaltung ist abhängig von der Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter und der Lohnart. Es gibt eine klare und verlässliche Preisgestaltung ohne versteckte Kosten. Der Charme der Auslagerung von Payroll Dienstleistungen liegt in dem Spezialwissen, welches hier gefordert wird. So können sich unsere Kunden auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Onpulson: Wie wirkt sich die Corona-Krise auf das Geschäft von Paychex aus?

Tim Schütte: Die Corona-Krise hat bei uns zu einem höheren Arbeitsaufwand geführt. Dies liegt vor allem daran, dass wir vermehrt Kurzarbeitergeld abrechnen. Dies ist eine sehr komplizierte Angelegenheit. So konnten wir jedoch viele unserer Kunden in dieser schwierigen Zeit stark entlasten und durften sie unterstützend durch die Krise begleiten.

Die Pandemie hat den Trend, dass sich Firmen von der Entgeltabrechnung vermehrt überfordert fühlen und kaum geeignetes Personal für diese Aufgabe finden. Denn die Corona-Kurzarbeit ist die Krone der Komplexität. Die Lohnersatzleistung steigt mit der Dauer der Kurzarbeit und ist auch abhängig von den Familienverhältnissen. Corona konnte uns im laufenden Geschäftsjahr mehr Kunden einbringen. Die Zunahme an Kurzarbeit hat dabei sicherlich eine Rolle gespielt.

Onpulson: Welchen Tipp haben Sie für andere Führungskräfte und Unternehmer, diese schwierigen Zeiten zu meistern?

Tim Schütte: Kommunizieren! Gerade, wenn Ihre Belegschaft zu weiten Teilen im Homeoffice sitzt, ist es eine der wichtigsten Aufgaben niemanden zu verlieren – weder kulturell noch gesundheitlich. Die psychische Belastung ist nicht zu unterschätzen. Gleichzeitig helfen kleine Gesten der Führungskräfte im Tagesgeschäft die Motivation hochzuhalten.

Onpulson: Herr Schütte, Sie sind seit knapp einem halben Jahr als Geschäftsführer der neue Mann der Paychex Deutschland GmbH. Bitte verraten Sie unseren Lesern abschließend noch, was Sie in der kommenden Zeit mit Paychex vorhaben? Wohin soll die unternehmerische Reise gehen?

Tim Schütte: Wir haben von unserer amerikanischen Muttergesellschaft einen klaren Wachstumsauftrag, sowohl in unserem Kerngeschäft, der ausgelagerten Lohn- und Gehaltsdienstleistung, als auch im Softwaregeschäft. Wir haben zum Ende des letzten Jahres mit Emply einen sehr modernen HRM Anbieter übernommen und planen derzeit die Markteinführung in Deutschland. Darüber hinaus sind wir offen für weitere strategische Partnerschaften und zielführende Akquisitionen.

(cf)