Digitale Transformation: Kompakt und verständlich erklärt

Definition und Grundlagen

Es gibt weltweit keine eindeutige Definition von digitaler Transformation. Wikipedia umschreibt den Begriff als „durch digitale Technologien oder darauf beruhenden Kundenerwartungen ausgelöste Veränderungsprozess innerhalb eines Unternehmens“, welches häufige Gründe für den Anstoß der Transformation gut erfasst.

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Digitale Transformation weckt unterschiedliche Assoziation

Allerdings wird eine Definition und der praktische Ansatz für die digitale Transformation in jedem Unternehmen etwas unterschiedlich aussehen. Nehmen wir zum Beispiel einen kleinen Betrieb mit fünf Mitarbeitern die das Thema  angehen wollen. Stellen wir uns vor, diese fünf Mitarbeiter sitzen im Büro zusammen und der Begriff „digitale Transformation“ steht als Überschrift am Whiteboard. Hier können jetzt vollkommen unterschiedliche Interpretationen in den Köpfen aller Mitarbeiter existieren.

Der Geschäftsführer erhofft sich von einer einmaligen Investition in eine Technologie und ein Projekt, einen höheren Profit im nächsten Jahr durch Steigerung der Effizienz. Der Technologie-Experte sieht bereits eine komplexe Optimierung und Automatisierung von vielen Unternehmensprozessen sowie die Wachstumschancen. Die Mitarbeiter in Produktion und Verwaltung ahnen böses. Sie haben schon viel von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung gehört und fürchten um Ihren Arbeitsplatz.

Der Idealfall liegt irgendwo in der Mitte

Durch neue Technologien werden Geschäftsprozesse optimiert. Dadurch werden Kundenprobleme schneller und besser gelöst was zu mehr Umsatz führt. Monotone und langweilige Arbeitsabläufe werden automatisiert und Mitarbeiter haben mehr Zeit für kreative und vertriebliche Aktivitäten.

Durch die positive Auswirkungen auf Geschäft, Mitarbeiter und Kunden, ist der Weg frei gemacht für agile, innovative Arbeitsweisen und entwickelt sich ständig mit den Kundenerwartungen und technologischen Innovationen weiter.

Warum digitale Transformation so wichtig ist?

Die digitale Transformation ist die heutige industrielle Revolution. Mit Hilfe von schnellerer Hardware und besserer Software wird es möglich, im Unternehmen mehr und mehr Prozesse zu digitalisieren und teilweise oder sogar gänzlich zu automatisieren. Gerade Aufgaben, die wenig Kreativität und eine repetitive Vorgehensweise erfordern, lassen sich heutzutage häufig mit Hilfe von Software digital abbilden, beschleunigen und verbessern.

Genau wie bei der industriellen Revolution ist die digitale Transformation keine Option mehr. Sie ist in vollem Gange und je nach Branche und Region bereits weit fortgeschritten. Es existieren zwei grundlegende Unterschiede zu anderen Themengebieten wie Produktion etwa und zu vielen anderen Paradigmenwechsel wie die Industrialisierung:

Zunächst wird die digitale Transformation nicht eingeführt und funktioniert dann. Viel mehr sollte es in Unternehmen als eine Art probieren und optimieren angesehen werden. Es lässt sich nicht immer in allen Branchen, Unternehmen und Prozessen genau vorhersagen, was gut funktionieren wird.

Digitale Transformation ist ein Entwicklungsprozess

Darüber hinaus ist die digitale Transformation aktiv und wird sich laufend weiter entwickeln und das immer schneller. Fax, PC, Drucker, Smartphone, Mobile Apps, künstliche Intelligenz und viele weitere Technologien kommen in immer kürzeren Innovationszyklen auf Unternehmen zu.

Warum digitale Transformation? Zum einen ganz vereinfacht gesagt, weil wir wir in dieser Zeit leben und sich niemand dem digitalen Einfluss entziehen kann und dabei „normal“ weiter lebt. Zum anderen bringen neue Technologien Erleichterungen, Verbesserungen und Optimierungen mit sich, die sowohl unser Privatleben als auch Unternehmen stark beeinflussen.

Schritte, Modelle und Einflussfaktoren

Die fünf Schritte der digitalen Transformation

Die Schritte, die Unternehmen bei der digitalen Transformation durchlaufen, sind ganz unterschiedlich und hängen stark von der Branche, dem aktuellen „Digitalisierungsgrad“ und der Unternehmensgröße ab. Es gibt einige Prinzipien, Methoden und Konzepte und sich daraus ableitende Schritte, die für viele Unternehmen zutreffen.

Basierend auf Empfehlungen des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie lassen sich fünf Schritte identifizieren, die Sie während der Digitalisierung Ihres Unternehmens durchlaufen:

1.  Bestandsaufnahme: Wo steht Ihr Unternehmen aktuell? Welche digitale Infrastruktur ist bereits vorhanden? Worauf kann aufgebaut werden? Was muss erneuert werden?
2. Handlungsbedarf definieren: Welche Ziele wollen Sie sich setzen? Was müssen Sie unternehmen, um diese zu erreichen?
3. Bedarfsermittlung: Welchen technischen und personellen Bedarf setzt Ihr Vorhaben voraus
4. Kosten: Welche Kosten werden anfallen?
5. Umsetzungsplan: Wie soll Ihr Vorhaben umgesetzt werden? Welche Auswirkungen haben die Projekte auf Geschäftsabläufe?

Modelle und Transformationsmöglichkeiten

Leider gibt es nicht die einzige richtige Lösung für die digitale Transformation in allen Unternehmen und dazu ein Kochbuch mit detaillierten Schritten für die Vorgehensweise. Es gibt ganz unterschiedliche Ansätze und darauf aufbauend noch hybride Varianten.

Die Sichtweise: Eine Möglichkeit zur Unterscheidung der Vorgehensweisen ist die Sichtweise oder die Herkunft der Ideen: Aus der Kundensicht (outside-in) erfolgt die Transformation daher von außen nach innen, sprich: Ideen, Anforderungen und Prioritäten werden durch den Kunden und aus der Kundensicht bestimmt.

Der Gegenteilige Ansatz (inside-out) wird durch Sie und Ihre Mitarbeiter vorangetrieben. Die Prioritäten werden durch Sie bestimmt, Ideen und Anforderungen können manchmal im Unternehmen selbst gesammelt und definiert werden, manchmal kommen externe Dienstleister ins Spiel.

Einflussfaktor Unternehmensgröße und Branche

Die Unternehmensgröße ist ein wichtiger Faktor bei der digitalen Transformation. Basierend auf den Wachstumsschritten die auch in dem Buch „Scaling Up“ von Verne Harnish, Nikolai Ladanyi und Ralph Chromik beschrieben sind, ist die Herangehensweise bei einem Unternehmen mit einem Mitarbeiter, 10, 50 oder 500 Mitarbeitern gänzlich unterschiedlich. Bei Unternehmen mit 10 Mitarbeitern, liegt der Fokus der digitalen Transformation sicherlich auf den Menschen im Unternehmen. In einem Konzern mit 500 Mitarbeitern können technische Möglichkeiten in den Vordergrund gestellt werden.

Zudem ist der Digitalisierungsgrad der jeweiligen Branche unterschiedlich groß. In einer Metastudie des Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung zum Digitalisierungszustand in verschiedenen Branchen zeigt sich, dass die ITK Branche deutlich stärker digitalisiert ist als etwa das Gesundheitswesen oder Verkehr und Logistik. Auch hier sind verschiedene Ansätze nötig, sozusagen um das Unternehmen dort abzuholen, wo es gerade steht.

Analyse des digitalen Reifegrades Ihres Unternehmens

Da die meisten Unternehmen bereits mehrere Jahre auf ihrem Weg zur digitalen Transformation sind, versuchen viele, den Fortschritt und den Reifegrad der Digitalisierung im Unternehmen zu messen und mit ihren Kollegen in ihrer Branche zu vergleichen. Dabei kommen Fragen auf, wie dieser Reifegrad zu bewerten ist, was die wichtigsten Säulen und Elemente des digitalen Zustandes sind und welche Fähigkeiten neu und anders sind als bei anderen Unternehmen in der eigenen Branche.

Die digitale Transformation ist ein sehr breites Thema, das Wettbewerb durch Strategie und Vision, Menschen und Kultur, Prozesse und Führung sowie Technologie und Fähigkeiten erfordert. Während für Ihren bisherigen Geschäftserfolg bisher fortlaufende Fähigkeiten und Fertigkeiten erforderlich waren (wie zum Beispiel Investitionen, Führung, Kultur, Changemanagement und Ihre Kernkompetenzen), erfordert die digitale Transformation neue Fähigkeiten, die Sie als Unternehmen erwerben und entwickeln müssen. Dazu gehören Themen im Zusammenhang mit disruptiven Technologie, Plattformarchitekturen und Geschäftsmodellen, sowie die Domäne digitaler Dienste und digitaler Innovation.

Die drei Pfeiler der digitalen Transformation

In dem Buch „Mastering Digital Business“ beschreibt Nicholas D. Evans einige Pfeiler und Schlüsselelemente der digitalen Transformation, die bei der Evaluierung des eigenen Unternehmens wichtig sind oder sein können.

1. Strategie und Vision

Zu den Schlüsselelementen dieser Säule gehören die Strategie der digitalen Transformation, der Ansatz der digitalen Transformation und Investitionen. Sie müssen eine Strategie definieren, um Ihre Agenda in Bezug auf Transformationsziele festzulegen. Konzentrieren Sie sich bei der Zielfindung auf die Kundenperspektive (Ideen, Anforderungen und Prioritäten von außen nach innen) und versuchen Sie Ihr Unternehmen entsprechend auszurichten.

• Digitale Strategie: Beim Übergang von der Strategie zur Ausführung ist es wichtig, dass die digitale Strategie im Unternehmen auch eine tatsächliche Verbindung für objektive Geschäftsergebnisse herstellt. Jede Organisation hat unterschiedliche Transformationsziele mit unterschiedlichen Prioritäten. Dies ist jedoch ein wichtiger erster Schritt bei der Ausrichtung der Organisation.
• Digitaler Fokus: Der Fokus der digitalen Transformation ist wichtig, um eine kundenorientierte (von außen nach innen) Sichtweise zu etablieren. Die digitale Transformation ist eine Art Reise, kein Ziel, die Ihr Unternehmen vorantreibt. Deswegen müssen Sie den Markt und Ihren Fokus kontinuierlich auf sich ändernde Kundenanforderungen überprüfen.
• Investitionen: Investitionen, die speziell für die digitale Transformation vorgesehen sind, sind für die Finanzierung einer umfassenden Transformation von entscheidender Bedeutung. Planung und Investitionen für die digitale Transformation Ihres Geschäftsmodells, Ihrer Geschäftsprozesse, Produkte und Dienstleistungen sind in der aktuellen und bereits fortgeschrittenen digitalen Revolution kritisch.

2. Menschen und Firmenkultur

Es gibt einige Schlüsselelemente, die für diese Säule der Transformation besonders von Bedeutung sind.

• Führung: Gerade in Unternehmen, in denen sich bereits Abteilungen oder Gruppen gebildet haben, ist eine Führung in die Digitalisierung des Unternehmens von größter Bedeutung. Mit hoher Wahrscheinlichkeit haben Sie bereits Informationssilos in Ihrem Unternehmen, die aufgebrochen werden müssen. Aber selbst bei Kleinstunternehmen sind Sie als Führungskraft gefragt, um Verhaltensweisen zu fördern, die Maßnahmen zur Umsetzung der digitalen Strategie in positiver Weise beeinflussen.
• Kultur: Die digitale Transformation Ihres Unternehmens erfordert Initiativen, wie eventuell eine Neuerfindung Ihres Geschäftsmodells oder aber zumindest eine Re-Definition von Teilen des Geschäftsmodells und der Geschäftsprozesse. Digitale Arbeitskulturen unterscheiden sich in den Punkten Kollaboration, Innovation und Veränderung stark von traditionellen Firmenkulturen. Hier muss ein Wandel in den Köpfen der Mitarbeiter erfolgen. Privat haben diesen Wandel bereits alle mitgemacht: Sie bestellen online auf dem Smartphone und nutzen Gadgets wie Alexa, VR Brillen und Rasenmäher-Roboter. Jetzt wird es Zeit, dass Ihre Mitarbeiter auch in Ihrem Betrieb die digitale Transformation mit vorantreiben.
• Digitale Kompetenzen: Mit der Einführung neuer, digitaler Technologien und Arbeitsweisen, werden auch direkt digitale Kompetenzen wichtig, die Ihre Mitarbeiter erlernen oder mitbringen müssen. Gerade wenn etwa mit neuer Software große Teile des Betriebs ausgestattet werden wie etwa ein ERP oder CRM System, sind Führung, Kultur- und Veränderungsmanagement gefragt. Training und viel Kommunikation im Team und Ihrer Firma helfen hier.

3. Prozesse und Steuerung

In dieser Säule sind einige Kernelemente angesiedelt wie etwa Innovationsmanagement, Veränderungsmanagement sowie Grundsätze der Unternehmensführung und Kontrolle

• Digitale Innovation: Für ständige Innovation ist es unumgänglich, Initiativen zur digitalen Transformation Ihres Unternehmens zu identifizieren. Diese müssen dann in Projekten von der Idee bis hin zur Ausführung mit Praktiken zur Innovation und Umsetzung in Ihrem Unternehmen vorangetrieben werden.
• Veränderungsmanagement: Gerade weil die Einführung neuer Technologien in Unternehmen häufig grundlegende Veränderungen für bestehende Geschäftsprozesse mit sich bringt, ist es wichtig, für die Veränderung eine eher ganzheitliche Sichtweise einzunehmen, die sich abteilungsübergreifend an alle wichtigen Teilhaber in den betroffenen Prozessketten richten.
• Unternehmensführung und Kontrolle: Auch hier wieder ist aufgrund des abteilungsübergreifenden Einflusses einer digitalen Transformation Ihres Geschäftes äußerst wichtig, alle Gruppen oder Teams zu informieren und koordinieren. Durch die Zusammenarbeit mit Ihrem Team und Gruppe- und Abteilungsleitern lassen sich Kosten und Risiken reduzieren und Sie stellen sicher, dass alle Mitarbeiter die Ziele der Transformation im Blick haben und in einem Boot sitzen.

Technologien und Geschäftsmodelle der digitalen Transformation

Viele Branchen befinden sich im Umbruch und einige haben ihn bereits erlebt. AirBnB, Uber, WeChat und weitere technologie-basierende Unternehmen haben es geschafft, ganze Branchen in kürzester Zeit aufzumischen und umzukrempeln. Wie sieht es in Ihrer Branche aus? Ist es Zeit für ganz neue Denkweisen?

• Disruptive Technologien: Sämtliche, neue Technologien können kombiniert und beliebig zusammen gesetzt werden, um die nächste, bedeutende Idee zu entwickeln. Dabei helfen neue Software und Technologien auf zwei Ebenen. Erstens auf der digitalen Erfahrungen und Infrastruktur-Ebene mit Schlagwörtern wie Cloud, Mobile, Sozial, Datenanalysen und zweitens auf einer Verbesserung der digitalen User Experience aufbauend auf Personas, Kontext, intelligente Automatisierung und IoT. Diese und weitere Technologien können Sie einsetzen, um ganz neue Angebote für Kunden zu entwickeln.
• Erweiterte / Plattform Geschäftsmodelle: Aufbauend auf neuen Technologien und Trends ist es ebenso möglich, Geschäftsmodelle zu überdenken und auszubauen. Mit den richtigen Ideen ist es möglich das eigene Geschäftsmodell anzupassen. Weg von einer eindimensionalen Wertschöpfungskette und hin zu einer Art Plattform, auf der Werte auf verschiedene Weise generiert werden.
• Professionelle Digitale Services: Mit der Einführung von neuen Technologien und dem Aufbau eines gänzlich neuen Geschäftsmodells, ist die professionelle Umsetzung der IT wichtig. Für diese zählt jetzt nicht nur das „was“ sondern auch das „wie“. Viele Jahre konnte sich die IT an die Lösung einer Aufgabe mit herkömmlichen Werkzeugen und in der bevorzugten Art und Weise machen. Das ist heutzutage nicht mehr der Fall, denn die Entwicklung von Produkten und Services ist heute genauso wichtig wie die agile und kontinuierliche Weiterentwicklung, die passende Infrastruktur, Automatisierung und Integration.

Das sind wichtige Punkte, die Sie bei der Evaluierung des digitalen Zustandes Ihres Unternehmens unterstützten können. Bedenken Sie bei sämtlichen digitalen Projekten, dass es sich dabei eher um eine Reise handelt, als ein Ziel. Technologien entwickeln sich ständig weiter, genauso wie die Erwartungshaltung und Gewohnheiten Ihrer Kunden. Hinterfragen Sie Ihren digitalen Zustand am besten jährlich in einer strategischen und strukturierten Vorgehensweise. Das Ergebnis kann eine einfache Tabelle sein, in der Sie Ihr Unternehmen in die verschiedenen Bereiche aufbrechen und diese entsprechend bewerten.

Modellierung der Geschäftsprozesse

Gerade in der operativen Planung und Optimierung und auch für strategische Entscheidungen ist es wertvoll, eine Prozesslandkarte zu haben. Spätestens bei der Digitalisierung von Prozessen ist es unumgänglich, präzise zu definieren wie ein Prozess aussieht. Außerdem: Welches Ergebnis erwartet wird und wie die Fehlerbehandlungen aussehen.

Das Prozessogramm

Wenn Sie einen guten Überblick über das gesamte Optimierungspotenzial Ihres Unternehmens erhalten wollen, dann macht ein Prozessogramm Sinn. Dieses Prozessogramm erleichtert es, neuen Mitarbeitern und auch externen Dienstleistern, die Sie bei der digitalen Transformation unterstützen, einen guten Überblick über die Unternehmensprozesse zu erhalten. Wichtig ist, bei der Digitalisierung nach Unternehmensprozessen und nicht nach Abteilungen vorzugehen. Datensilos müssen zur Unternehmensoptimierung aufgebrochen werden, um schnelle und gute, datengestützte Entscheidungen treffen zu können. Falls in Ihrem Unternehmen schon Abteilungen mit Datensilos existieren und sich darum bereits politische Gruppen gebildet haben, ist ein Prozessogramm für einen externen Dienstleister ebenfalls ideal. Dieser geht ohne die politischen und historischen Hintergründe der Abteilungen an eine Planung und Optimierung heran.

Die Geschäftsprozessmodellierung

Um einen detaillierteren Überblick über Unternehmensprozesse zu erhalten, kann es Sinn machen, zusätzlich zu dem Prozessogramm, noch tiefer in die Geschäftsprozessmodellierung einzusteigen. Der Aufwand ist hier deutlich höher als der zur Erstellung eines Prozessogramms. Wenn Sie bereits wissen, dass ein Teil der Prozesse sich bald verändern wird, macht es wenig Sinn, diese jetzt noch formal zu dokumentieren.

Um die Prozesse im Detail mit dem Verantwortlichen für die digitale Transformation zu besprechen, kann auch ein Gespräch mit den Beteiligten für Klarheit sorgen. So können alle Details zu einem Geschäftsprozesse korrekt herausgearbeitet werden, bevor dieser optimiert wird. Das kann hier im zweiten Schritt erfolgen, oder aber auch erst im nächsten Schritt, in dem der Bedarf für technische und personelle Aufwände festgelegt werden.

Vorhaben konkretisieren

Sie haben jetzt eine Übersicht der Bereiche mit den Prioritäten identifiziert und eine Prozessliste. Jetzt wird es Zeit, Ihr Vorhaben zu konkretisieren. Entweder haben Sie bereits intern einen Mitarbeiter, der die Digitalisierung vorantreibt oder Sie können einen externen Dienstleister finden, der Sie bei der Aufgabe unterstützt. Mit dieser Person besprechen Sie am besten Ihre Ideen und Ziele. Gehen Sie auch kurz auf die Bereiche und Prozesse ein, denen Sie eine niedrigere Priorität vergeben haben. Häufig gibt es Lösungen, die mehrere Bereiche abdecken und somit etwa die IT Infrastruktur vereinfachen. Diese Lösungen können aber nur identifiziert werden, wenn bereits vor den ersten Umsetzungen der digitalen Optimierung Ihrer Prozesse, ein ganzheitliches Bild existiert. Das zeigt, wie Ihre Vision und der Idealfall aussehen.

Sie haben jetzt aus den letzten beiden Schritten zur Beurteilung des digitalen Reifegrades und der Definition des Handlungsbedarfs eine Liste mit Prioritäten sowie ein oder mehrere Ziele. In diesem dritten Schritt wird es jetzt notwendig den Bedarf zu ermitteln, der sich aus den beiden genannten Listen ergibt.

Die richtige Mitarbeiterführung im digitalen Wandel

Kommen wir nun zu Ihren Mitarbeitern: Für große Unternehmen wie internationale Konzerne kann dieser Punkt gänzlich außer acht gelassen werden. Personen auf der C-Level Ebene können digitale Visionen schaffen und bei der Umsetzung lediglich auf Positionen oder Jobs und nicht Personen im Unternehmen achten. Denn: die Personen kommen und gehen aber Positionen bleiben bestehen – abhängig von den digitalen Prozessen natürlich.

In kleineren Unternehmen kann das grundlegend anders sein – die Betonung liegt hier auf kann. Hat Ihr Unternehmen zwischen zehn und fünfzig Mitarbeiter, sind Sie sicherlich schon einige Jahre am Markt tätig und es existieren historisch gewachsene Prozesse. Außerdem wird es Softwarelösungen und auch Teams oder sogar definierte Abteilungen bereits geben. Die digitale Transformation einiger Bereiche oder sogar mehrerer Unternehmensprozesse, die alle Bereich durchlaufen wird von einigen Mitarbeitern sicherlich als starke Veränderung oder als Bedrohung wahrgenommen. Meist bringt eine Einführung von modernen, bereichsübergreifenden IT Systemen eine höhere Transparenz mit sich.

Digitale Transformation als Chance betrachten

Teilweise werden Aufgabengebiete gänzlich weg-optimiert. Es kann sogar vorkommen, dass Positionen komplett wegfallen, weil die Aufgaben jetzt von Software übernommen werden können. Im Idealfall sind einfache Aufgaben und Teilzeitpositionen betroffen, die relativ einfach digital optimiert und automatisiert werden konnten. In Fällen, wo die Digitalisierung die Kernprozesse umkrempelt, kann es auch zu Blockaden seitens der Mitarbeiter und Kündigungen kommen. Das ist natürlich zu dem Zeitpunkt schwer, aber später – rückblickend betrachtet – meist gut, da die Leute, die bleiben, die digitale Transformation begrüßen und die neue Arbeitsweise als positiv empfinden.

In einem Unternehmen mit weniger als zehn Leuten sind Sie sicherlich, zumindest vorerst, auf jeden einzelnen Mitarbeiter angewiesen. Versuchen Sie, Ihre Mitarbeiter frühzeitig ins Boot zu holen. Besprechen Sie mit ihnen Ihre Ideen und arbeiten Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern deren Probleme und Wünsche heraus. Finden Sie heraus, wie technisch versiert die einzelnen Mitarbeiter sind und wo Schulungsbedarf besteht.

Bedenken Sie dabei: Jede Person hat im privaten Bereich bereits mehrere digitale Transformationen durchlaufen. Anstelle von Quelle Katalog bestellen die Leute jetzt bei Amazon online, Facebook hat E-Mail teilweise ersetzt und E-Mail die Brieffreundschaften. Während die Bände der Enzyklopädie auf dem Regal verstauben, beantworten Siri und Google Assistent jetzt Fragen via Spracheingabe.

Die Rolle der Technologie im digitalen Wandel

Die technische Seite kann sich als etwas leichter herausstellen. Gerade wenn Sie noch wenig in Richtung digitale Transformation gemacht haben, stehen meist viele Optionen zur Verfügung. Eine Featureliste kann mit Ihrem definierten Zielen und Anforderungen verglichen werden.

Die digitale Transformation sollte man allerdings gänzlich anders angehen und ansehen als etwa die Neuanschaffung einer metallverarbeitenden Maschine oder das Upgrade des Betriebssystems!
Die digitale Transformation ist eher ein Marathon als ein Sprint.

Durch die ständige Weiterentwicklung neuer Technologien und Geschäftsmodelle sind Unternehmen heute entweder im starken Wachstum oder starkem Zugzwang. Die Digitalisierung sollte entsprechend nicht als eine neue Website und eine neue Geschäftssoftware angesehen werden, sondern eher umgekehrt. Das heißt eine Website und eine Geschäftssoftware, die am besten noch integriert und automatisiert miteinander kommunizieren, sind Bestandteile der digitalen Neuorientierung.

Ermittlung der Kosten und des ROI

Die wichtigsten Fragen, die sich vor einer Investition stellen sollten, sind die nach dem Nutzen und den Kosten einer Investition.

Im Idealfall haben Sie ganz konkrete Zahlen, etwa zum Arbeitsaufwand und der Fehlerquote eines Prozesses vorliegen. Somit können sie kalkulieren, wie viel dieser Prozess pro Monat kostet. Diese Kosten können Sie dann den Kosten für die Vollautomatisierung des Prozesses Gegenüberstellen und somit lässt sich der Return on Investment (ROI) errechnen.

Beispiel:

Ein vereinfachtes Beispiel aus einem Projekt ist etwa der Bestellprozess bei zwei Zulieferern. Jeden Tag dauert die manuelle Verwaltung und Bestellung der Waren mit drei involvierten Personen akkumuliert ca. 2 Stunden. Durch die Optimierung der Daten und die Integration der Systeme beider Zulieferer in das eigene System, benötigt der gleiche Bestellprozess lediglich 5 – 10 Minuten mit einer involvierten Person. Hier lässt sich der ROI recht einfach errechnen.

Qualität eines Prozesses als Einflussfaktor

Komplexer wird es jedoch, wenn noch andere Faktoren herangezogen werden müssen. Dadurch kann man präzisiere ROI berechnen wie etwa die Qualität eines Prozesses (wie viel kosten Fehler, welche Fehlerquote existiert vor und nach der Automatisierung?).

Es gibt aber auch diverse Investitionsanforderungen, die sich manchmal schlecht messen lassen. Dazu können z.B. Marketingkampagnen, eine neue Website oder unternehmensinterne Individualsoftware gehören.

Noch schwieriger wird es bei gänzlich immateriellen Werten wie das Aufbau von Wissen durch Trainings. Teilweise gibt es hier „Bauchentscheidungen“, falls eine Investition aktuell einfach Sinn macht. Versuchen Sie dennoch etwas messbares zu finden, auch wenn es nicht direkt als Ziel genutzt werden kann.

Bedenken Sie bei allen Messungen: In einigen Fällen wird es seriös nicht möglich sein, vor der Umsetzung eines neuen Projektes zu wissen oder zu garantieren, welche Auswirkungen – etwa Conversion-Rate – nachher existieren wird.

^{Foto/Thumbnail: ©Depositphotos.com}