Videokonferenz-Knigge: Darauf sollten Sie achten

Der Einsatz alternativer Kommunikationsformen via Instant-Messaging und Videotelefonie hat die globale Vernetzung und den Übergang hin zu flexiblen Arbeitsmodellen in den letzten Jahren vorangetrieben. Die Corona-Krise hat jetzt die Verbreitung virtueller Meetings zusätzlich beflügelt und mancherorts lange gehegte Bedenken über den Haufen geworfen. Unternehmen und Organisationen machen sich seitdem die Vorteile von Videokonferenzen als günstige und sichere Alternative zu Vor-Ort-Treffen zunutze. Dies funktioniert für alle Formate, für die weiterhin ein persönlicher Kontakt hilfreich ist: Status-Updates, Mitarbeiter-Briefings oder virtuelle Sprechstunden.

Auch für viele kleine und mittelständische Unternehmen gehören Videokonferenzen inzwischen zum Alltag. Dabei wurden auch die Herausforderungen deutlich, die virtuelle Besprechungen im Vergleich zu realen Treffen mit sich bringen. Um das Beste aus dem “New Normal” zu machen, gibt es einige Dinge zu beachten.

Generell gilt: Je mehr Teilnehmer in der Leitung, desto wichtiger ist eine gute Vorbereitung und Organisation. Diese Tipps helfen dabei:

1. Videoplattform abstimmen

Nichts ist nerviger als kurz vor Beginn zu merken, dass Teilnehmer keinen Zugang zur eingesetzten Video-Meeting-Software haben. Als Organisator spielt daher die Auswahl der passenden Lösung eine zentrale Rolle. Das Angebot an leistungsfähigen Videokonferenz-Lösungen ist groß. Da nicht davon auszugehen ist, dass alle Teilnehmer über dieselben Tools verfügen, empfehlen sich frei verfügbare Lösungen, die intuitiv in der Handhabung sind. Idealerweise wird im Vorfeld abgestimmt über welche Tools die Teilnehmer verfügen oder ein Anbieter gewählt, der eine Teilnahme ohne Installation und Anmeldung ermöglicht.

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2. Besprechungen vorbereiten

Noch stärker als bei Offline-Terminen sollte die Agenda klar strukturiert, den Teilnehmern bekannt und das Thema entsprechend vorbereitet sein. Die einfache aber häufig nicht konkret beantwortete Frage in der Vorbereitung lautet: Was ist das Ziel des Termins? Natürlich darf auch Zeit für Smalltalk eingeplant werden, doch der Moderator sollte stets den Fortschritt auf das Ziel im Blick behalten und bereit sein auf dieses Ziel hin zu moderieren.

3. Regeln festlegen

Je mehr Teilnehmer in der Konferenz, desto wichtiger ist es bereits zu Beginn des Meetings klare Regeln zu vereinbaren. Wie wird eine Wortmeldung bemerkbar gemacht? Wann sollen Fragen gestellt werden? Gibt es einen Protokollführer? Ist die Erwartung, dass alle die Kamera aktivieren oder ausschalten? Wer hat das Wort in welchen Themenbereichen? Wer gleich zu Beginn die Spielregeln definiert, kann im Laufe des Meetings mit einem leichteren und produktiveren Verlauf rechnen.

4. Anfangstakt setzen

Die ersten Worte der Begrüßung und Einführung setzen häufig den Takt und die Dynamik für das komplette Meeting. Diese sind im Laufe des Meetings schwer “zu drehen”. Wer bewusst darauf achtet den Auftakt so zu setzen, dass die Dynamik das Ziel unterstützt, holt das Meiste aus der eingesetzten Zeit aller Teilnehmer heraus.

5. Ergebnissicherung betreiben

Gerade wenn die Anzahl virtueller Meetings überhand nimmt, hilft es die wichtigsten Punkte schriftlich während oder direkt nach dem Termin zu fixieren und idealerweise mit den anderen Teilnehmern zu teilen. So wird für spätere Diskussionsrunden ein gemeinsames Verständnis geschaffen und Klarheit darüber hergestellt, welche konkreten nächsten Schritte geplant sind.

6. Hintergrundgeräusche vermeiden

Jederzeit von überall arbeiten zu können, ist ein großer Pluspunkt der modernen Technik. Belebte, öffentliche Orte sind jedoch unpassend für Videokonferenzen. Auch Musik und andere Hintergrundgeräusche wie Baulärm sollten soweit möglich vermieden werden. Daher idealerweise einen Arbeitsplatz wählen, an dem bei Bedarf die Tür geschlossen werden kann – zu Hause kann ein “Nicht stören”-Schild Abhilfe schaffen.

7. Auf Wahrnehmung achten

Ist die Kamera eingeschaltet, sollte man auf das eigene Erscheinungsbild achten. Wie sieht der Hintergrund aus? Ist man hinreichend ausgeleuchtet? Trägt man eine dem Termin angemessene Kleidung? All dies hilft, um einen professionellen Kontext zu erhalten und eine klare Trennlinie zwischen Arbeit und privatem Umfeld zu ziehen.

8. Headset verwenden

Neben einer stabilen Internetverbindung gehört das Headset zur Video-Chat-Standardausrüstung. Wenn sich das Mikrofon direkt vor dem Mund befindet, steigert das die Verständlichkeit deutlich. Gleichzeitig werden Umgebungsgeräusche verringert. Zudem sollte vor Beginn des Meetings getestet werden, ob das Mikrofon funktioniert und richtig eingestellt ist.

9. Mikrofon stummschalten

Wer gerade nichts beiträgt, sollte das Mikrofon stumm schalten. So werden Hintergrundgeräusche wie beispielsweise ein klingelndes Telefon, Tastaturgeklapper oder lautes Schnaufen ausgeblendet.

10. Aufmerksam bleiben

Multitasking sollte nach Möglichkeit vermieden werden. Auch Blickkontakt hilft die Stimmung des Meetings zu steuern. Das Gegenüber merkt schnell, wenn andere Dinge nebenher erledigt werden – das ist nicht nur störend, sondern wird auch als unhöflich wahrgenommen.

11. Pausen planen

Videokonferenzen können ermüden, darum sind regelmäßige Pausen wichtig – dies gilt übrigens auch für die Arbeit am Bildschirm im Allgemeinen. Virtuelle Meetings haben mittlerweile einen eigenen Stresstypus hervorgebracht: die sogenannte “Zoom-Fatigue”. Wer aber entsprechend Pausen einplant, nutzt die übrige Zeit effektiver.

Das Videokonferenz-Phänomen Zoom-Fatigue

Der rasante Anstieg von Videokonferenzen in sehr kurzer Zeit hat eine eigene Art von Stress verursacht, der besonders ermüdend wirkt. Das neue Phänomen wird, benannt nach dem häufig verwendeten Chat-Dienst, als Zoom-Fatigue bezeichnet und zeigt sich durch Symptome wie Konzentrationsschwierigkeiten, zunehmende Ungeduld und Gereiztheit, Kopf- und Rückenschmerzen sowie Glieder- und Magenschmerzen.

Die Ursachen, warum Videokonferenzen schnell ermüden, sind vielschichtig. Ganz erheblich ist natürlich, dass die zwischenmenschliche Ebene weitgehend wegfällt und die nonverbale Kommunikation schwerer deutbar ist. Gleichzeitig zieht das eigene Bild im Sichtbereich Aufmerksamkeit auf sich, was durch das konstante Selbst-Monitoring Stress auslösen kann. Des weiteren ist es verlockend andere Aufgaben parallel anzugehen, so dass man sich dabei selbst unter Druck setzt und fahrig wird. Nicht unterschätzt werden sollte auch die zusätzliche Anstrengung, wenn der Gesprächsfluss immer wieder durch technische Störungen behindert wird.

Wie lange sollte eine Videokonferenz dauern?

Neben den bereits erwähnten regelmäßigen Pausen kann eine Beschränkung der Konferenz-Dauer auf beispielsweise maximal 45 Minuten am Stück oder eine Telefonkonferenz als erfrischende Alternative erwägt werden. Zudem sollte kritisch hinterfragt werden, wie viele Meetings wirklich notwendig sind und wo vielleicht auch eine Abstimmung über E-Mail oder Chat reicht.

Wer diese Tipps und Regeln beherzigt, dem werden Videokonferenzen zukünftig leichter fallen. Die Vorteile moderner Lösungen können so voll ausgeschöpft werden und Unternehmen können auch in Zeiten von schwierigen äußeren Rahmenbedingungen souverän handeln und letztlich ihr Projekt zum Erfolg führen.

^{Foto/Thumbnail: ©Depositphotos.com}