8 hilfreiche Tipps, wie Sie gekonnt einen Workshop moderieren
In vielen Unternehmen beklagen sich die Mitarbeiter darüber, dass Meetings und Workshops nicht die gewünschten Resultate bringen. Viele dieser Veranstaltungen wirken erzwungen, sind nicht gut strukturiert oder falsch zusammengestellt. Innovation und Motivation bleiben dabei auf der Strecke. Anbei 8 Tipps, die Sie dabei unterstützen werden, Workshops in Zukunft noch zielgerichteter zu moderieren. Das fängt mit der Definition der Ziele an und schließt auch die Wahl geeigneter Methoden und Präsentationsmedien mit ein.
1. Ziel des Workshops definieren
Wenig effektive Workshops sind häufig auf eine mangelnde Zieldefinition zurückzuführen. Daher sollten Sie unbedingt im Vorfeld folgende Fragen beantworten:
- Warum brauchen wir diesen Workshop
- Was möchten wir erreichen?
- Welche Personen sollen welchen Beitrag leisten?
Diese Zielsetzungen sollten Sie nicht nur für sich persönlich definieren, sondern auch offen zu Beginn des Workshops kommunizieren. Es ist hilfreich, wenn alle Teilnehmer direkt wissen, in welche Richtung es gehen soll.
2. Ablaufplan klar festlegen und gut vorbereiten
Man kann nicht jedes Detail eines Workshops planen und irgendwie leben diese Veranstaltungen auch von Kreativität und Spontaneität. Allerdings sollten Sie sich im Vorfeld einen klaren Ablaufplan überlegen, der die Leitplanken des Workshops vorgibt.
In diesem Zusammenhang ist eine gute Vorbereitung Ihrerseits unerlässlich. Sprechen Sie dazu idealerweise schon im Vorfeld mit einzelnen Personen, die im Workshop anwesend sein werden. So erhalten Sie ein erstes Meinungsbild. Je besser Sie die Veranstaltung vorbereiten, desto effizienter kann gearbeitet werden.
Allerdings sollten Sie auch Möglichkeiten zur freien Entfaltung einbauen. Wichtig ist dabei vor allen Dingen das Zeitmanagement. So vermeiden Sie beispielsweise, dass sich eine Diskussion, die nicht zur Zielerreichung beiträgt, sich ewig im Kreis dreht.
3. Klare Aufgaben- und Rollenverteilung
Zu einer guten Vorbereitung gehört auch die eindeutige Verteilung der Aufgaben und Rollen. Überlegen Sie sich genau, wen Sie unbedingt bei Ihrem Workshop mit dabei haben möchten und wessen Anwesenheit nicht zwingend notwendig ist.
Je kleiner Sie den Kreis halten, desto zügiger kann gearbeitet werden, da sich die Meinungen schneller homogenisieren. Allerdings sollte die Anzahl an Teilnehmern auch nicht zu stark reduziert werden, weil sonst ggf. die Kreativität unterdrückt werden könnte oder einige Abteilung und Interessen verschiedenster Stakeholder in Ihrem Unternehmen nicht ausreichend repräsentiert wären.
4. Visuelle Kommunikationselemente einsetzen
Zur Visualisierung von Informationen bieten sich verschiedene Medien an. Die einleitenden Worte können Sie per PowerPoint-Präsentation untermauern, danach sind aber besonders dynamische Formate gefragt – z.B. mithilfe von Flipcharts.
Die Flipchartgestaltung ist dabei von großer Bedeutung. Bereiten Sie ihre Flipcharts gründlich vor und skizzieren Sie sie notfalls auf Karteikarten. Je einladender später die Blätter gestaltet sind, desto mehr Spaß macht es, diese mit Leben zu füllen. Außerdem bleiben optisch ansprechende Flipcharts vermutlich viel länger im Gedächtnis als lieblose Bullet-Point-Listen, die mit Edding gekritzelt werden. Nutzen Sie gerne Formen, kleine Zeichnungen und verschiedene Farben.
5. Arbeitsmethoden definieren
Es gibt viele moderne Arbeitsmethoden, die sich für Workshops etabliert haben, wie beispielsweise die Open Space Methode, die bei größeren Gruppen eingesetzt wird und besonders interaktiv ist. Gerne wird auch die World Café Methode angewandt, bei der bestimmte Fragestellungen von verschiedenen Teams bearbeitet werden. Diese Teams werden zudem regelmäßig durchgemischt. Eine weitere Idee ist die 6 Hüte Methode. Hier wird ein Thema aus verschiedenen Perspektiven (u.a. neutral, pessimistisch, subjektiv etc.) beleuchtet.
Was diese Methoden alle gemeinsam haben: Sie animieren jeden Teilnehmer zur Mitarbeit und verhindern, dass manche der Anwesenden passiv bleiben. Wenn jeder aktiv den Workshop mitgestaltet, führt dies zu den besten Resultaten.
6. So kurz wie möglich und so lang wie nötig!
Wenn sich der Workshop in die Länge zieht, nimmt der Output von Minute zu Minute spürbar ab. Planen Sie daher nicht zu lange Sitzungen und verteilen Sie den Workshop auf mehrere Termine. Das ist besonders dann wichtig, wenn Sie den Workshop in den normalen Arbeitstag einflechten möchten.
Es gilt die bewährte Regel: “So kurz wie möglich & so lang wie nötig!”. Scheuen Sie sich auch nicht davor, einen Workshop einmal früher abzubrechen, wenn man einer gewissen Stelle nicht mehr weiterkommt. Gleichzeitig sollte man aber auch eine fruchtbare Diskussion nicht im Keim ersticken, weil die Zeit gerade abgelaufen ist.
7. Zusammenfassung der Ergebnisse
Damit die Resultate des Workshops am Ende nicht verloren gehen, sollte unbedingt eine Zusammenfassung der Ergebnisse erfolgen. Eine gute Grundlage hierfür ist die Anfertigung eines Protokolls.
Um dieses übersichtlicher zu halten, sollte ein Ergebnisprotokoll statt eines Verlaufsprotokolls gewählt werden. So haben auch abwesende Personen einen guten Eindruck davon, was im Rahmen des Workshops erreicht wurde.
8. Ausblick und Next Steps kommunizieren
Direkt nach der Veranstaltung oder mit etwas zeitlichem Abstand sollte Sie einen Ausblick formulieren und die Next Steps kommunizieren. So stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer den Workshop mit einem klaren To-Do verlässt und nicht den Bezug verliert.
Zeitgleich können Sie auf diese Weise überprüfen, wie nah Sie schon an den die gewünschten Ziele herangekommen sind und welche Schritte noch notwendig sind, um das Projekt entscheidend voranzubringen.
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