Ist das Büro zu Hause versichert?

Seit einigen Monaten erklären Medien immer wieder, wie man seinen Arbeitsplatz im Home-Office so einrichtet, dass man möglichst angenehm und produktiv arbeiten kann. Zudem wird beleuchtet, wie man ein mobil arbeitendes Team motivieren und die eigenen Führungsaufgaben wahrnehmen kann. Dabei stehen meist organisatorische und arbeitszeitrechtliche Fragen im Vordergrund, während Belange des Arbeitsschutzes oft vernachlässigt werden. Aber auch Fragen zu Kosten, Sozialversicherung und Steuer stellen sich.

Verlagerung der Kosten

Auf den Arbeitgeber kommen unter Umständen zusätzliche Kosten hinzu, etwa um die technische Ausstattung der Arbeitnehmer mit Laptop und Mobiltelefon zu gewährleisten. Allerdings können in der Firma laufende Kosten eingespart werden, während die Mitarbeiter von zu Hause arbeiten.

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Risiken absichern

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Auf der anderen Seite bedeutet der Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden für Arbeitnehmer und Selbstständige steigende Ausgaben für Strom und Internet. Unter Umständen wird außerdem weitere Ausstattung benötigt, etwa ein neuer Schreibtisch, ein ergonomischer Bürostuhl oder sonstiges Material. In Hinblick auf die Steuererklärung stellt sich daher die Frage, ob das Home-Office Steuervorteile mit sich bringt: Dabei ist die Möglichkeit für Abzüge bei Anschaffungskosten durch die Finanzbehörden zu prüfen. Nebenkosten wie Strom oder Heizung lassen sich zu einem gewissen Teil von der Steuer absetzen. Vor allem Selbstständige sollten sich bei einem Steuerberater Rat bezüglich der anteiligen Absetzbarkeit von Miete, Nebenkosten sowie Telefon- und Internetkosten bei gewerblicher Nutzung einholen.

Versicherungsschutz im Home-Office

Gesetzlich unfallversichert ist man im Home-Office nur, wenn etwas bei einer Tätigkeit passiert, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeit steht. Wird dienstliches Equipment im Home-Office beschädigt oder gestohlen, kann man als Arbeitnehmer nicht unbedingt auf die Kulanz des Arbeitgebers zählen. Dieser sollte bei längerfristigem mobilem Arbeiten seiner Mitarbeiter prüfen, ob und in welchen Fällen die betriebliche Versicherung einspringt, beispielsweise bei leicht fahrlässig verursachten Schäden. Darüber hinaus schadet es nicht, als Arbeitnehmer die Bedingungen der eigenen Privathaftpflicht zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Gleiches gilt für die über die Hausratversicherung versicherten Gegenstände und Schadensarten: Je nach Tarif sind auch Schäden durch Brand oder Einbruchdiebstahl an dienstlichem Arbeitsgerät explizit abgedeckt. Grundsätzlich als Hausrat versichert sind Einrichtungsgegenstände wie Möbel, das heißt auch der Schreibtisch und der dazugehörige Bürostuhl. Gebrauchsgegenstände wie Computer sind ebenfalls versichert, somit auch der im Home-Office genutzte Laptop. Geliehene Gegenstände fallen ebenfalls unter den Schutz einer privaten Hausratversicherung. Eine gute private Absicherung kann für Arbeitnehmer im Home-Office nicht schaden; sie ergänzt idealerweise die Versicherung des Betriebs.

Datenschutz

In der Regel ist im Arbeitsvertrag eine Geheimhaltungsklausel enthalten, die den Arbeitnehmer dazu verpflichtet, keine Interna aus der Firma sowie ihm bekannte Informationen über Kunden an Dritte weiterzugeben. Bei langfristiger Telearbeit oder mobiler Arbeit empfiehlt sich eine Erweiterung dieser Klausel zum Daten- und Geheimnisschutz: Der Mitarbeiter wird verpflichtet, im privaten Umfeld vertrauliche Dokumente vor dem unbefugten Zugriff Dritter (Familienmitglieder, Freunde) zu schützen.

Was bei jeglicher Form von technischem Zugriff auf Firmendaten von außen zu gewährleisten ist, ist ein lT-seitiger Schutz der übertragenen Inhalte. Das betrifft Browser-basierten Zugriff auf Datenbanken, Serverzugriff via VPN-Tunnel, Arbeit mit Cloud-Technologien und Ähnliches. Die meisten Unternehmen sind in diesem Bereich bereits gut aufgestellt – spätestens der Ausbau mobiler Arbeitsmöglichkeiten wäre ein guter Zeitpunkt, das Sicherheitskonzept diesbezüglich zu prüfen.

Arbeitsschutzrechtliche Vorschriften

Alle Arbeitsschutzvorschriften gelten genauso für die Arbeit im Home-Office, insbesondere das Arbeitsschutzgesetz. Es gibt zahlreiche Rechtsverordnungen, die die Anforderungen an die Gestaltung der Arbeit und der Arbeitsabläufe detailliert vorgeben, insbesondere die Arbeitsstättenverordnung: Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, unter Berücksichtigung der Umstände alle erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen zu treffen, um den Schutz und die Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit zu gewährleisten. Dies geschieht durch geeignete technische, organisatorische oder persönliche Maßnahmen. Die Umsetzung in der Praxis ist allerdings schwierig: Ein Arbeitgeber hat kein Recht auf Zugang zu den privaten Räumlichkeiten des Arbeitnehmers – weder bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes noch zwecks einer arbeitssicherheitsrechtlichen Kontrolle. Um die Einhaltung vertraglicher Vorgaben zu kontrollieren, sollte sich der Arbeitgeber ein Zugangsrecht einräumen lassen. Gründe und Umfang gilt es konkret festzulegen.

Flexible vs. geregelte Arbeitszeiten

Inzwischen würden viele Arbeitnehmer gerne mehr im Home-Office arbeiten, um von flexibleren Arbeitszeiten zu profitieren. Teilweise beruhen Bedenken gegen die Arbeit im Home-Office auf eingeschränkten Kontrollmöglichkeiten, nicht nur mit Blick auf denkbare Missbrauchsrisiken (Arbeitszeitbetrug). Andererseits können Mitarbeiter von falschem Ehrgeiz geleitet auch dazu neigen, gesetzliche Arbeitszeitgrenzen zu überschreiten. In einem solchen Fall müssen Unternehmen mit empfindlichen Bußgeldern rechnen.

In beiderseitigem Interesse sollte daher ausdrücklich vereinbart werden, dass Mitarbeiter selbst auf die Einhaltung von bestimmten Kernarbeitszeiten sowie die Beachtung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten achten. Sie sollten ihre Arbeitszeiten sowie Krankheits- und sonstige Ausfallzeiten gut dokumentieren – ein Zeiterfassungssystem ist hierfür ratsam.

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