Wie führt man Lieferantenbewertungen durch?
Die Bewertung von Lieferanten gehört zu den Kernaufgaben eines jeden Einkäufers. Umso überraschender ist es, dass die Lieferantenbewertung gerne im „Vorbeigehen“ oder gar nicht erledigt wird, weil, so wird argumentiert, die Lieferanten schon seit langem bekannt seien. 10 Tipps, wie man Lieferanten bewertet.
Außerdem heißt es, dass Lieferanten bei schlechter Leistung sofort ausgetauscht würden. Der erfolgreiche Einkauf verfügt jedoch über ein professionelles Bewertungssystem. Wer das noch nicht hat, sollte es einrichten.
Tipp 1: Legen Sie fest, für welche Materialgruppen/Lieferanten Sie eine Bewertungdurchführen wollen
Die meisten Unternehmen arbeiten mit vielen Materialgruppen und Lieferanten. Um das Unternehmen nicht mit einer unzumutbar hohen Anzahl von Bewertungsvorgängen „zu lähmen“, ist es ratsam, sich auf die wichtigen Materialgruppen und Lieferanten zu konzentrieren. Überlegen Sie sich genau, für welche Materialgruppen eine Lieferantenbewertung erforderlich ist. Legen Sie dann fest, welche Lieferanten zu bewerten sind. Die Höhe des Einkaufsvolumens oder die strategische Bedeutsamkeit von Materialgruppen/Lieferanten sind beispielsweise geeignete Filterkriterien, um die Materialgruppen/Lieferanten herauszukristallisieren, die für eine Bewertung in Frage kommen.
Tipp 2: Entwickeln Sie ein mehrstufiges, präzises Kriterienset
Jedem Einkäufer ist klar, dass die Bewertung eines Lieferanten nicht ausschließlich nach Kostengesichtspunkten erfolgen kann. Andere Kriterien wie Qualität, Versorgungssicherheit, Risiko und Innovationsfähigkeit spielen genauso wichtige Rollen. Doch was ist darunter zu verstehen? Präzisieren Sie die einzelnen Bewertungskriterien, indem Sie auf einer zweiten und gegebenenfalls sogar dritten Ebene geeignete Subkriterien bilden.
Tipp 3: Legen Sie Bewertungsskalen fest
Die Präzisierung der Bewertungskriterien (wie Kosten, Qualität, Risiko, etc.) durch Subkriterien reicht nicht aus, um die Objektivität einer Lieferantenbewertung sicherzustellen. Jedes Subkriterium ist mit eindeutigen Bewertungsskalen zu hinterlegen. Das Kriterium „Kosten“ können Sie zum Beispiel mit dem Subkriterium „Preisniveau im Vergleich zu den Wettbewerbern“ präzisieren. Eine entsprechende Bewertungsskala sollte für diesen Fall festlegen, wie viel Prozent der Preis eines Lieferanten unter dem Durchschnittspreis einer Ausschreibung liegen muss, um eine sehr gute Bewertung zu erzielen. Ansonsten wäre einer willkürlichen Bewertung Tür und Tor geöffnet.
Tipp 4: Scheren Sie nicht alle Materialgruppen über einen Kamm
Grundsätzlich sollten alle Materialgruppen mit einem einheitlichen Kriterienset bewertet werden, um Ausgewogenheit zu erreichen. Aber die Gewichtung der Kriterien, wie auch die Bestimmung der Subkriterien, sind für jede Materialgruppe individuell festzulegen. Ansonsten würden höchst unterschiedliche Lieferantenleistungen, zum Beispiel „Reinigungsdienstleistungen“ und „Marketingdienstleistungen“, mit denselben Kriteriensets gemessen, was zu fehlerhaften Ergebnissen führen würde. Und mit diesen kann der Einkauf sicherlich nicht die Akzeptanz der Fachbereiche gewinnen.
Tipp 5: Bewerten Sie Ihre Lieferanten und definieren Sie Maßnahmenkataloge
Die Lieferantenbewertung ist kein Selbstzweck. Die Auswertung sollte zu einem Ranking der Lieferanten führen: „Top-, Average- und Low-Performer“. Enttäuscht die Leistung eines Lieferanten, so sind Verbesserungsmaßnahmen auszuhandeln.
Tipp 6: Bewerten Sie Ihren Lieferanten nicht nur „ex post“
Die meisten Einkaufsabteilungen und Fachbereiche bewerten Lieferanten ausschließlich,nachdem ein Produkt geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wurde. Für ein vollständiges Bild im Sinn einer „360 Grad-Bewertung“ sind umfassendere Informationen über den Lieferanten zu sammeln und auszuwerten. Sie können Meilensteine Ihres strategischen und operativen Einkaufsprozesses wie Lieferantenselbstauskünfte, Ausschreibungen, Verhandlungen und Audits immer wieder zum Anlass für Lieferantenbewertungen nehmen.
Tipp 7: Bewerten Sie den Lieferanten regelmäßig
Um ein verlässliches Bild von der Lieferantenleistung zu bekommen, sollten Sie die für die Bewertung vorgesehenen Lieferanten mindestens einmal pro Jahr bewerten. Die Informationen müssen stets aktuell sein, um eine solide Arbeitsgrundlage zu bieten.
Tipp 8: Geben Sie dem Lieferanten ein fundiertes Feedback
Damit die Bewertung eine Wirkung erzielt, sollten Sie regelmäßig Feedback-Gespräche mit den Lieferanten durchführen. In diesen Gesprächen sollten – falls erforderlich – konkrete Maßnahmen mit Terminen und Verantwortlichkeiten vereinbart werden, um die Lieferantenleistung zukünftig zu optimieren.
Tipp 9: Definieren Sie eindeutig Verantwortung
Die Lieferantenbewertung ist keine „one-man show“ des Einkaufs. Gewinnen Sie die Akzeptanz Ihres Fachbereichs, indem Sie ihn in die Bewertung einbinden. Legen Sie gemeinsam fest, wer für welche Materialgruppe und Bewertungskriterien verantwortlich ist.
Tipp 10: Etablieren Sie ein einfach zu bedienendes IT-System zur Lieferantenbewertung
In größeren Organisationen ist es unabdingbar, eine geeignete Software zur Lieferantenbewertung einzusetzen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle Bewertungsergebnisse zentral an einer Stelle gesammelt, konsolidiert und zum Abruf bereitgestellt werden. Über eine Software sind die Bestandteile der Lieferantenbewertung, zum Beispiel die Einhaltung von Lieferterminen, automatisiert zu erfassen, so dass der Anteil der zeitaufwändigen manuellen Tätigkeiten so gering wie möglich gehalten wird.
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