Beim Einkauf von Verpackungen Geld einsparen

Verpackungen schützen nicht nur die Ware, sie fördern bei vielen Warengruppen auch den Verkauf. Zugleich stellen sie jedoch in vielen Unternehmen einen erheblichen Kostenfaktor dar, da auf sie ein beachtlicher Teil des Einkaufsvolumens entfällt. Entsprechend groß sind oft die Einsparpotenziale, die in dieser Beschaffungsgruppe ruhen, zu der unter anderem Folien, Etiketten und Kartonagen zählen. Beim Realisieren dieser Einsparungen hat sich ein zweistufiges Vorgehen bewährt:

1. die Voraussetzungen zum Heben der Einsparpotenziale schaffen und
2. die Einsparpotenziale realisieren.

Schritt 1: Die Voraussetzungen zum Heben der Einsparpotenziale schaffen

Als ersten Schritt sollten Unternehmen, die besagte Einsparungen erzielen möchten, die 7 W’s des Einkaufs für alle optimierbaren Verpackungsgruppen beantworten:

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Dabei sind zwei Fragen für den Verpackungseinkauf besonders entscheidend:

1. Wie groß ist Ihr Einkaufsvolumen je Verpackungswarengruppe? Mittels einer ABC-Analyse können Sie eine Priorisierung der Warengruppe vornehmen und Ihre Kapazität auf die strategisch wichtigsten Warengruppen konzentrieren. Darüber hinaus lassen sich durch eine Strukturierung und Analyse des Einkaufsvolumens einige Einsparansätze im Vorhinein identifizieren beziehungsweise ausschließen. So ist zum Beispiel die Zahl der Lieferanten ein erster Indikator für das Potenzial zur Bündelung.
2. Welche Verpackungsartikel kaufen Sie ein? Es ist wichtig, das Verpackungsmaterial und deren Spezifikationen genau zu erfassen, damit ein objektiver Preisvergleich zwischen den Angeboten neuer und bestehender Lieferanten möglich ist. Legen Sie eine Datenbank mit den Spezifikationen aller Artikel an. Potenzielle Quellen neben dem ERP-System (wie zum Beispiel SAP) sind Datenblätter der bestehenden Lieferanten sowie – falls notwendig – technische Zeichnungen, welche neuen Lieferanten zur Angebotsabgabe an die Hand gegeben werden können.

Schritt 2: Die Einsparpotenziale realisieren

Im zweiten Schritt sollten folgende Hebel überprüft werden, um die maximal möglichen Einsparungen zu realisieren:

1. Volumenbündelung
2. Erweiterung des Lieferantenkreises
3. Optimierung der Supply Chain
4. Spezifikationsoptimierung

Erfahrungsgemäß generieren diese vier Hebel unterschiedlich hohe Einsparungen. Außerdem unterscheiden sie sich bezüglich der Komplexität ihrer Anwendung.

Wie die Hebel die Verpackungskosten optimieren, wird im Folgenden erklärt.

Volumenbündelung

Dieser Hebel lässt sich relativ einfach anwenden, denn das Bündeln von Volumen erfordert keinen kompletten Lieferantenwechsel. Zugleich ist sein Einsparpotenzial überdurchschnittlich groß. Durch das Erhöhen des Volumens pro Bestellung erreichen Sie einen geringeren Durchschnittspreis pro Stück. Dass trifft zwar auf (fast) alle Warengruppen zu, aber besonders auf Verpackungen – unter anderem, weil die meisten primären Verpackungen bedruckt sind. Gerade im Druckbereich haben hohe Stückzahlen jedoch einen signifikanten Einfluss auf den Preis, da sie den Arbeitsaufwand pro Einzelverpackung deutlich reduzieren. Deshalb können Lieferanten bei viertel- oder gar halbjährlichen Bestellungen weitaus günstigere Preise anbieten.

Ebenfalls zu Einsparungen beim Einkauf führt eine gebündelte Bestellung (und damit Produktion) unterschiedlicher Druckbilder mit identischer technischer Spezifikation (zum Beispiel Rollenbreite bei Folien). Eine solche Zusammenlegung der Produktion steigert nochmals die Effizienz der Lieferanten. Hierfür ist ein genaues Erfassen der Spezifikationen nötig.

Ein mögliches Hindernis für eine solche Bestellweise ist die begrenzte Lagerkapazität. Das kann allerdings vom Lieferanten aufgefangen werden. Die meisten Lieferanten im Verpackungsbereich bieten eine Lagerkapazität von sechs bis zwölf Monaten an. Die benötigten Mengen können dann bei Bedarf abgerufen werden.

Erweiterung des Lieferantenkreises

Ein Erweitern des Lieferantenkreises ist komplexer in der Umsetzung, da ein Lieferantenwechsel gegebenenfalls umfangreiche Tests der Produktionsqualität (zum Beispiel Druckbildtest) erfordert. Auch ein längerer Transportweg kann Risiken für die Versorgungssicherheit beinhalten und den administrativen Aufwand erhöhen. Scheuen Sie sich aber nicht vor der vermeintlich schwierigeren Kommunikation mit ausländischen Lieferanten. Der deutschsprachige Raum ist der größte Markt der Verpackungsindustrie in Europa und sehr attraktiv für ausländische Unternehmen. Die meisten qualifizierten Lieferanten im (europäischen) Ausland haben deshalb einen deutschsprachigen Vertrieb.

Durch ein Erweitern des Lieferantenkreises lassen sich oft erhebliche Einsparungen erzielen. Häufig wählen Unternehmen Lieferanten stark nach der Nähe zu ihrem Standort aus. In Osteuropa und der Türkei sind jedoch zum Beispiel die Lohnstückkosten deutlich niedriger als in Mittel- und Westeuropa. Die günstigeren Personal- und Produktionskosten wiegen die höheren Transportkosten meist bei weitem auf.

Bei Verpackungen aus Wellpappe lag der Fall in der Vergangenheit anders. Hier galt die Faustregel: In Frage kommen nur Lieferanten beim Einkauf, die in einem Radius von 300 bis 400 Kilometern vom Produktionsstandort ansässig sind. Diese Regel gilt heute bei hochwertigen Verpackungen aus Wellpappe nicht mehr. Somit kommen auch weiter entfernte Lieferanten in Frage.

Optimierung der Supply Chain

Ein Optimieren der Supply Chain ist in der Regel einfacher als ein Erweitern des Lieferantenkreises, denn hierfür müssen Sie lediglich die genauen Produktionsmöglichkeiten Ihrer (potentiellen) Lieferanten beim Einkauf kennen. Meist wird hierbei nur ein Händler ausgespart und stattdessen direkt beim Hersteller bestellt. Mit dem Hebel „Optimieren der Supply Chain“ können in der Regel nicht so hohe Einsparungen erzielt werden wie mit den Hebeln „Volumenkonzentration“ und „Erweitern des Lieferantenkreises“.

Für das Nutzen dieses Hebels gilt folgende Faustregel: Je größer das Einkaufsvolumen ist, umso sinnvoller ist es, einen Hersteller direkt anzusprechen. Achten Sie folglich bei volumenstarken Warengruppen darauf, dass Sie diese nicht von einem Zwischenhändler beziehen, dessen Marge Einsparpotenzial für Sie beinhaltet. Im Verpackungsbereich gibt es zum Beispiel Lieferanten, die zwar Folien bedrucken, aber nicht herstellen können. Wenn ein Lieferant Ihren Bedarf liefern kann, heißt das noch nicht, dass er diesen auch produzieren kann.

Zwischenhändler können bei Verpackungsgruppen mit geringer strategischer Bedeutung sinnvoll sein – beispielsweise eignen sich Transportverpackungen wie Stretch- und Schrumpffolien hierfür. Händler sind oft auch bei sehr langen Lieferwegen und/oder sprachlichen und kulturellen Barrieren, wie zum Beispiel bei Produzenten aus Fernost, nötig.

Spezifikationsoptimierung

Der komplexeste Hebel beim Verpackungseinkauf ist die Spezifikationsoptimierung. Viele Verpackungsspezifikationen sind veraltet und wurden vom Marketing, Vertrieb oder Produktmanagement festgelegt. Dabei wurde häufig die Kostenseite außer Acht gelassen. Überprüfen Sie deshalb die Sinnhaftigkeit der Spezifikationen bei neuen Produkten im Vergleich zu bestehenden Artikeln.

Bei den verschiedenen Verpackungen gibt es zudem häufig Spezifikationen, die man ohne Qualitätsverlust optimieren kann. Hierzu zählen

• Materialdicke: Bei vielen Folien können Sie die Folienstärke um zehn bis 20 Prozent reduzieren. Das senkt nicht nur den Preis, sondern schont auch die Umwelt. Entsprechend kann man bei Papier bezüglich der Verringerung der Grammatur vorgehen.

• Druckverfahren: Das Druckverfahren kann zum Beispiel bei vielen Folien ohne Qualitätsverlust vom Tief- auf das Flexodruckverfahren umgestellt werden. Dies bringt oft schon mehrere Prozent Einsparungen. Außerdem sind beim Flexodruck die Drucknebenkosten (Klischees) niedriger als beim Tiefdruck.

• Standardisierung von Formaten: Sie sollten eine möglichst geringe Zahl von Formaten (Maßen) haben (zum Beispiel bei Etiketten). Unterschiede von einem Millimeter können leicht ausgeglichen werden, da der Endkunde den Unterschied nicht bemerkt. Eine Angleichung der Maße führt zu höheren Mengen je Format und somit einer Steigerung der Effizienz in der Produktion (siehe Volumenbündelung). Die Kosten für Werkzeuge wie Stanzen werden dadurch ebenfalls reduziert.

Um die Produktion und den Vertrieb Ihres Unternehmens von solchen Änderungen zu überzeugen, sollten Sie als Einkäufer beim Einkauf die Einsparungen durch eine Spezifikationsoptimierung beziffern können. Die Höhe kann je nach Spezifikation sehr variieren. Erfragen Sie deshalb die Preise für mehrere alternative Spezifikationen bei Ihren Lieferanten. Mit der Aussicht auf hohe Einsparungen können die Fachbereiche überzeugt werden. Natürlich müssen die alternativen Spezifikationen vor der Einkaufsentscheidung getestet werden.

Die größten Einsparungen können Sie durch eine Erweiterung des Lieferantenkreises und eine Volumenkonzentration erreichen. Ein Bündeln der Volumen ist in der Regel recht einfach möglich. Deutlich schwieriger umzusetzen ist zumeist eine Spezifikationsoptimierung. Sie kann aber je nach Warengruppe und Unternehmen ebenfalls zu deutlichen Einsparungen führen. Daher lohnt sich auch hier eine Überprüfung.

Autoren: Dr. Bernhard Höveler und Gereon Küpper

(cf)