4 Tipps zur Optimierung von Kommunikation und Arbeitsprozessen
Ein funktionierender, erfolgreicher Vertrieb ist der Motor des Unternehmenserfolgs. Nur durch eine gute Auftragslage können Unternehmen wirtschaftlich arbeiten und stetig wachsen. Aspekte, wie beispielsweise die Investition in eine optimale Ausbildung des Vertriebsteams, eine effiziente Arbeitsweise der Mitarbeiter oder die laufende Optimierung der Arbeitsprozesse sind daher wichtig. Welche Schritte für einen erfolgreichen Vertrieb notwendig sind, erfahren Sie im Folgenden.
1. Kommunikation verbessern
Klare Vorgaben hinsichtlich der Kommunikation mit potenziellen Kunden legen die Rahmenbedingungen eines Vertriebsgesprächs fest und erleichtern den Mitarbeitern die Vertriebsarbeit. Auf diese Weise wird ein gewisser Standard etabliert, in welchem man eine wertvolle Orientierungshilfe findet und welcher sicherstellt, dass im Gespräch alle elementaren Informationen ausgetauscht werden.
Wertvoll sind zudem auch Kommunikationscoachings, in denen Vertriebsmitarbeiter im Rollenspiel mit verschiedenen Situationen und Herausforderungen konfrontiert werden. Dabei lernen sie hilfreiche Kommunikationstechniken kennen und erhalten adäquates Feedback durch den Coach.
2. CRM-System implementieren
Laut einer Studie arbeiten knapp 50 Prozent der KMUs nach ihrer Gründung bereits mit speziell für den Vertrieb entwickelter Software. Die Kernaufgabe dieser sogenannten CRM-Software liegt in der Erfassung aller Daten und Informationen rund um die entstehende Geschäftsbeziehung. Alle am Vertriebsprozess beteiligten Mitarbeiter können auf diese zugreifen und sind somit zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand der Kommunikation mit den potentiellen Kunden, wissen beispielsweise über ausgetauschte Informationen oder noch ausstehende Rückmeldungen Bescheid. Dadurch lassen sich die Gespräche und Verhandlungen so effizient und zielorientiert wie möglich gestalten. Auch dann, wenn der für den Kunden zuständige Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel krankheitsbedingt verhindert ist.
Die im CRM hinterlegten Informationen helfen nicht nur während des Vertriebsprozesses. Auch der Mitarbeiter oder das Team, welcher bzw. welches einen neu gewonnen Kunden übernimmt und diesen in der operativen Umsetzung betreut, kann auf die protokollierte Kommunikation zugreifen. Dadurch gehen keine Informationen über bereits getroffene Vereinbarung verloren und der Mitarbeiter bzw. das Team gewinnt bereits vor dem ersten Gespräch einen Einblick in die Herausforderungen und Ziele des Neukunden.
3. Optimierte Arbeitsprozesse durch eine zentrale Aufgabenerfassung
Zudem bietet professionelle CRM-Software die Möglichkeit, Arbeitsprozesse der Vertriebsteams durch Workflow-Management-Systeme digital abzubilden und zu vereinfachen. Dabei stehen eine effiziente Arbeitsweise, eine klare Aufgabenverteilung und eine geschickte Ressourcenplanung im Fokus. So können beispielsweise Teilaufgaben, wie ein erstes Informationsgespräch, das Nachfassen beim Kunden oder der Versand eines Vertragsangebots, mittels Software erfasst werden. Hierfür wird ein einzelner Task erstellt, der einem bestimmten Mitarbeitern eindeutig zugewiesen wird. Wurde die Teilaufgabe fertig gestellt, so können (falls vorhanden und notwendig) wichtige Notizen hinterlegt und der Task abgehakt werden.
Im Hinblick auf den Vertriebsprozess hilft eine solche Software dabei, einen exakten Überblick über den Status Quo und Fortschritt von Vertragsverhandlungen zu erhalten. Durch die digitale Aufgabenverteilung können zudem fehleranfällige mündliche Verabredungen so gut wie eliminiert werden.
4. Aktualität und Konsequenz sind das A und O
Um den Vertrieb noch erfolgreicher zu machen, ist es zunächst notwendig die Kommunikation sowie Arbeitsprozesse zu optimieren. Die Aufgabe der Vertriebsmitarbeiter ist es, alle zum Interessenten gesammelten Informationen und Schlüsselfaktoren – wie zum Beispiel die Bedürfnisse – zu bündeln und zentral sowie digital zu erfassen. Zudem müssen Aufgaben für alle einsehbar verwaltet werden, damit die Arbeitsabläufe so reibungslos wie möglich vonstattengehen.
Der wichtigste Punkt bei all diesen Aspekten ist aber die Aktualität. Keine Datenbank, keine Kommunikationsvorgaben und keine digitale Aufgabenverteilung können ihren Zweck erfüllen, wenn sie nicht stets aktuell gehalten werden. In diesem Zusammenhang ist es von enormer Wichtigkeit, Mitarbeiter hierfür zu sensibilisieren und für eine sorgfältige sowie konsequente Arbeitsweise zu sorgen. Das bedeutet, dass die Vertriebler ihre Eingaben in die Datenbank idealerweise nach einem Kundengespräch eingeben, denn eine große Anzahl von Leuten hat darauf Zugriff und möchte diese uneingeschränkt nutzen. Sind Daten nicht aktuell, kann dies sogar geschäftsschädigend sein, denn wichtige Geschäftsprozesse werden falsch eingeschätzt und im schlimmsten Fall können potentielle Neukunden verloren gehen.
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