Mit einer Einkaufs-Balanced Scorecard den Einkauf professioneller gestalten

Der weltweite Einkauf gehört heute zum Tagesgeschäft von vielen Unternehmen und unterstützt sie beim Erzielen von Einsparungen. Diese Entwicklung bringt eine neue Dynamik ins Einkaufsumfeld. Denn mit der wachsenden Reichweite des Einkaufsmarkts und den Fortschritten der Informationstechnologie steigt die verfügbare Datenmenge sprunghaft an. Und der Einkauf erlangt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, der sich diese Informationsressourcen zu Nutze macht.

Um der Datenmasse Herr zu werden und frühzeitig über neueste Markt- und Produkttendenzen informiert zu sein, reicht der Einsatz herkömmlicher Kennzahlen nicht aus. Kennzahlen, die zu Zeiten eines begrenzten und stabilen Wirtschaftsumfelds noch zuverlässig ihren Dienst erwiesen, wirken heute oft statisch und vergangenheitsbezogen, denn sie spiegeln nur einen kleinen Ausschnitt der Unternehmensrealität wider. Außerdem sind sie oft kontraproduktiv für eine effiziente Einkaufssteuerung. Doch wie sieht ein modernes Kennzahlensystem aus, das

• einen verlässlichen Überblick über den Einkauf und Einkaufsmarkt verschafft,

• den Entscheidungsprozess unterstützt und

• bei der Definition von Einkaufszielen hilft?

Funktionsübergreifend hat sich insbesondere in global agierenden Unternehmen die Balanced Scorecard (BSC) als Instrument zum Steuern komplexer Prozesse und zum Erreichen definierter Ziele bewährt. Folglich liegt es nahe, die klassische Balanced Scorecard um die Dimension „Lieferanten“ zu erweitern. Denn hierdurch wird eine hervorragende Basis für das „Number-Crunching“, also die professionelle Zahlen- und Datenbearbeitung und -auswertung im Einkauf geschaffen. Eine Einkaufs-Balanced Scorecard (E-BSC) hat folgende Vorzüge: Sie

• verschafft den Entscheidern in den Unternehmen mit wenigen Kennzahlen einen Überblick über den Einkauf und

• erleichtert es ihnen, Unternehmensziele in messbare Einkaufsziele zu übersetzen.

Hier einige Tipps, worauf Sie beim Einführen und Arbeiten mit einer Einkaufs-Balanced Scorecard in Ihrem Unternehmen achten sollten.

Tipp 1: Sorgen Sie für eine solide Datenbasis.

Die Grundlage für das Formulieren treffsicherer Kennzahlen ist eine Datenbasis von hoher Qualität. Stellen Sie fest, welche Daten Ihnen in welcher Qualität und Form zur Verfügung stehen. Ihre Datenbasis muss konsistent und korrekt sein.

Das Ausarbeiten und Einführen einer Einkaufs-Balanced Scorecard ist die Kür des Einkaufscontrollings. Zuvor muss die Pflicht erfüllt sein. Wenn noch keine konsistente und korrekte Datenlage besteht, müssen Sie zunächst für Ordnung sorgen. Denn auch das ausgefeilteste Kennzahlensystem kann inkonsistente Daten nicht in zufriedenstellende Ergebnisse verwandeln.

Tipp 2: Achten Sie auf ein ausgewogenes Bild des Einkaufs.

Die Einkaufs-Balanced Scorecard bildet die im Einkauf relevanten Dimensionen „Finanzen“, „Mitarbeiter“, „Lieferanten“, „Kunden“ und „interne Prozesse“ ab. Achten Sie zur Wahrung der Ausgewogenheit darauf, dass in jeder Dimension ungefähr die gleiche Anzahl an Kennzahlen verwendet wird.

Die Ausgewogenheit der Einkaufs-Balanced Scorecard ist auch beim Abbilden der einzelnen Dimensionen zu wahren. Wählen Sie nicht nur finanzielle Kennzahlen aus, die die Vergangenheit beleuchten. Ziehen Sie auch Frühindikatoren für künftige Einsparungen hinzu – zum Beispiel die Anzahl der regelmäßig untersuchten Einkaufsmärkte.

Tipp 3: Sorgen Sie für das richtige Verhältnis von Aufwand und Nutzen.

Behalten Sie bei der Auswahl der Kennzahlen den erforderlichen Aufwand für das Erheben und Auswerten der Daten im Auge. Der Aufwand der Erhebung muss im richtigen Verhältnis zum Nutzen der Kennzahlen stehen. Stellen Sie sicher, dass der Großteil der Kennzahlen im alltäglichen Betrieb erhoben werden kann. Stimmt das Verhältnis von Aufwand und Nutzen nicht, werden die Kennzahlen nach kurzer Zeit nicht mehr in der erforderlichen Frequenz erhoben und das Projekt droht zu scheitern. Zudem gilt: Das Verwenden von Kennzahlen macht nur Sinn, wenn diese auch konsequent als Entscheidungsgrundlage genutzt werden.

Tipp 4: Definieren Sie exakte Kennzahlen.

Ein weiterer Fallstrick, über den Unternehmen häufig stolpern, ist die unsachgemäße Definition der Kennzahlen. Immer wieder konstatiert man in Unternehmen, dass sie Kennzahlen als Entscheidungsgrundlage verwenden, die nicht das messen, was sie vorgeben zu messen. Seien Sie folglich sorgfältig beim Definieren der Kennzahlen. Schwammige oder ungenaue Definitionen verleiten zu falschen Schlüssen und die haben gravierende Auswirkungen – für den Einkauf und das gesamte Unternehmen.

Die Sorgfaltspflicht gilt insbesondere bei der Definition komplexer Kennzahlen mit verschiedenen Input-Größen. Beschränken Sie sich deshalb am Anfang auf wenige, klar definierte und einfach nachvollziehbare Kennzahlen, um zunächst Erfahrung mit deren Erhebung und Einsatz zu sammeln. Gehen Sie erst danach komplexe Messungen an.

Tipp 5: Planen Sie den Projektablauf.

Gehen Sie von Anfang an strukturiert vor, um den Erfolg des Kennzahlensystems zu sichern. Holen Sie Ihre Mitstreiter schon bei der Einführung der Einkaufs-Balanced Scorecard an Bord, und entwickeln Sie die Kennzahlen mit den relevanten Stakeholdern. Hierdurch stellen Sie sicher, dass alle Sichtweisen einbezogen werden. Zudem wird so die Machbarkeit der Datenerhebung gewährleistet. Zugleich erhöhen Sie damit die Akzeptanz für das Kennzahlensystem. Und das ist wichtig! Denn wer lässt seine Leistung gern messen?

Tipp 6: Brechen Sie die Kennzahlen auf die Abteilungen und Mitarbeiter herunter.

Sobald die Einkaufs-Balanced Scorecard in Ihrem Unternehmen eingeführt ist, sollten Sie die Kennzahlen einsetzen. Übersetzen Sie mit ihrer Hilfe zunächst die Unternehmensziele in Einkaufsziele. Vereinbaren Sie konkrete Kennzahlen als Ziele mit Ihrem Einkaufsleiter. Das macht die Ziele und den Erfolg der Abteilung transparent und messbar.

In einem zweiten Schritt können und sollten Sie die Gesamtziele der Einkaufsabteilung auf deren Unterabteilungen und die einzelnen Mitarbeiter übertragen. Der Grad der Zielerreichung auf Mitarbeiterebene erleichtert in Folge Entscheidungen über die Höhe des variablen Vergütungspakets der Einkäufer. Um die Vergleichbarkeit und Transparenz sicher zu stellen, sollten Sie bei der Leistungsmessung aller Mitarbeiter – vom Einkaufsleiter bis zum strategischen Einkäufer – die gleichen Kennzahlen verwenden.

Fazit: Mit einer Einkaufs-Balanced Scorecard können Unternehmen einen fundierten Überblick über den Erfolg ihrer Einkaufsabteilung gewinnen. Die Einkaufs-Balanced Scorecard erleichtert den Entscheidern in den Unternehmen zudem das Ableiten und Kommunizieren von Unternehmenszielen und deren Herunterbrechen auf die Einkäuferebene. Wenn Sie bei der Einführung und Verwendung der Einkaufs-Balanced Scorecard die obigen sechs Tipps beachten, helfen Sie Ihrem Einkauf zudem, im globalisierten Einkaufsmarkt mit der erforderlichen Professionalität zu agieren.

(cf)