Bürokratie-Abbau: So schaffen Sie Platz für Neues

Prozessbesessenheit, Reporting-Manie und verkrampfte Regelwerke sind eine kolossale Verschwendung von Zeit, Geld, Engagement und Talenten, die sich heute niemand mehr leisten kann: Bürokratie macht ein Unternehmen lahm und dumm, weil alles einem vordefinierten Weg folgen muss und in starren Verfahrensweisen versinkt. Doch je träger eine Organisation, desto anfälliger ist sie für Überholmanöver.

Von daher ist zunächst eine Transformation in einen agileren Zustand vonnöten. Alles, was eine Organisation schwerfällig macht, muss schleunigst weg. Und alles, was sie schnell macht, muss her. Im Eilschritt die Zukunft erreichen, heißt zuallererst: rigide Strukturen lockern, Festgefahrenes lösen, Altlasten entsorgen und Hürden entfernen, um flotter laufen zu können. Hiermit sind allerdings nicht die gesetzlichen Regularien und behördlichen Vorschriften gemeint, sondern überholte interne Unternehmensroutinen.

Bürokratie macht langsam und dumm

Ganz ohne Strukturen und Regeln geht es natürlich nicht, schon allein deshalb ist plus/minus 50 eine vernünftige Zielzahl. Einleuchtende Funktionsvorgaben sichern ein notwendiges qualitatives Leistungsniveau. Und sie helfen, böse Fehler zu vermeiden. Solche Prozesse sind kluge Prozesse. Dumme Prozesse hingegen verplempern wertvolle Zeit. Und sie sorgen für Stillstand. Denn wenn ein Handbuch zum Gesetzbuch wird, sind die Mitarbeiter vor allem damit beschäftigt, den vorbestimmten Arbeitsabläufen akribisch zu folgen, selbst dann, wenn das der größte Unsinn ist. Zudem sorgt Bürokratie für Selbstvermehrung. Jeder Ausrutscher hat eine weitere Regel zur Folge. Am Ende wird das Ganze derart komplex, dass alles wie in einem Panzer erstarrt. Deswegen: „Entregeln“ Sie! Bringen Sie es in der Kunst des Weglassens zur Meisterschaft. Werden Sie wendig, pfiffig und schnell.

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Vor dem Obendrauf muss unten was weg

Entschlackungsprogramme gehören in den tagtäglichen Ablauf, weil bei zunehmender Arbeitsdichte und steigender Komplexität schon jetzt kaum noch Raum für das Wesentliche bleibt. Und ständig werden den bereits überlasteten Mitarbeitern weitere Projekte aufgebrummt. Doch vor dem Obendrauf muss erstmal unten was weg.

Wer die Zukunft erreichen will, tut sich leichter mit wenig Gepäck. Regeln, Standards und Normen von früher sind dabei nur hinderlich. Sie lähmen das Vorankommen, frustrieren die Mitarbeiter und verärgern die Kunden. Die entscheidende Frage ist demnach nicht: „Was brauchen wir noch?“ Sondern sie lautet zunächst: „Was muss weg?“ Und hiernach stellt sich die Frage: „Was muss anders werden, damit wir möglich schnell zukunftsfit werden?“ Die Mitarbeiter wissen übrigens meist längst, was dazu nötig ist.

Bürokratie- und andere Monster identifizieren

Zum Start fängt man am besten dort an, wo sich schnell was bewegen lässt. Dies ist auch deshalb sehr hilfreich, weil erste Erfolgserlebnisse so zügig sichtbar werden und im Unternehmen via Storytelling die Runde machen können. Neben überflüssigem Papierkram, antiquierten Routinen, lästigen Arbeitsabläufen, unnötigen Verfahren, bremsenden Vorschriften und sonstigen Bürokratiemonstern kann man sich bei dieser Gelegenheit auch von vielen weiteren Monstern trennen:

• Schreibstil-, Textbaustein- und Floskelmonster
• Kundenverärgerungsmonster
• Meeting-, Powerpoint- und eMailmonster

Für all diese Zwecke empfiehlt sich eine „Kill a stupid rule“-Initiative.

So starten Sie ein Entschlackungsprogramm

„Kill a stupid rule“ wurde ursprünglich von US-Banker Vernon Hill entwickelt. Er belohnte jeden Mitarbeiter mit 50 Dollar, der eine bestehende Vorschrift ausmachte und abschaffen half, die daran hinderte, die Kunden der Bank glücklich zu machen. Eine ideale „Kill a stupid rule“-Ausgangsfrage ist diese: „Kill a stupid rule!“ Von welchen untauglichen Standards, Regeln und Verfahren und von welchem administrativen Unsinn sollten wir uns schnellstmöglich trennen?

Bitten Sie zum Beispiel im Rahmen eines Abteilungsmeetings die Anwesenden, sich zu zweit zusammenzusetzen und innerhalb von zehn Minuten so viele „stupid rules“ wie nur möglich zu finden, auf Haftzettel oder Moderatorenkärtchen zu schreiben und anonym an eine umgedrehte Pinnwand zu heften. Sie werden sich wahrscheinlich wundern, wie auf einmal die Funken sprühen und was so alles zusammenkommt.

Ist die Sammlung komplett, wird eine Priorisierung vorgenommen. Danach machen sich bereichsübergreifende Dreier-Teams an die Arbeit, um „stupid rules“ ganz zu streichen oder durch neue, agilere Vorgehensweisen zu ersetzen. Folgende Fragen helfen dabei: „Bisher dauert die Abwicklung von x eine Woche. Wie schaffen wir das in einem Tag?“ Oder so: „Bisher brauchte die Ausarbeitung von x zehn Seiten. Wie schaffen wir das in zehn Sätzen?“ Solches Vorgehen schafft endlich Zeit und Raum für das wichtige Neue.

Weblinks zum Thema

• Buchempfehlung: „Die Orbit-Organisation. In 9 Schritten zum Unternehmensmodell für die digitale Zukunft“. Gabal Verlag 2019, 312 Seiten, 34,90 Euro. ISBN: 978-3869368993. Autoren: Anne M. Schüller, Alex T. Steffen.
• Wie lässt sich Bürokratie abbauen?

^{Foto/Thumbnail: ©luislouro/Depositphotos.com}