Leistungsfähigkeit steigern: Mit diesen 7 Tipps mehr schaffen

Viele Chefs verlieren angesichts der Fülle an Aufgaben den Überblick und setzen falsche Prioritäten. So werden Aufgaben fokussiert erledigt, die wenig Nutzen (Umsatz) bringen. Wichtige Tasks bleiben hingegen liegen. Der Stress wandert mit nach Hause und raubt den Schlaf, was wiederum Leistung kostet. Mit den folgenden 7 Tipps können Unternehmer ihre Leistungsfähigkeit verbessern und somit deutlich mehr erledigen.

1. Prioritäten setzen

Diese Situation kennt jeder: Gerade ist der Stapel auf dem Schreibtisch kleiner geworden, da stürmt die Assistenz der Geschäftsleitung mit einem Stapel neuer Anfragen herein. Oder das Finanzamt meldet sich zu einer Betriebsprüfung. Sind die Bücher in Ordnung, ist nichts zu befürchten. Lästig, weil zeit- und ressourcenaufwendig, ist die Prüfung trotzdem.

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Es gibt einfach Tage und Phasen, da stapelt sich Arbeit auch auf dem Schreibtisch der Unternehmer. Besonders hektisch geht es oft kurz vor den Ferien oder zum Jahresabschluss zu. Geschäftspartner haben genau dann immer noch einen dringenden Auftrag zu erledigen. Wie mit Situationen, in denen die Arbeit mehr wird, umgehen? Wichtig ist, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.

Wichtige Aufgaben selbst erledigen

Nicht alles, was auf dem Schreibtisch liegt, ist wichtig. So muss die Entscheidung zum Beispiel zu einem neuen Programm für das betriebliches Gesundheits-Management (bGM) nicht sofort fallen. Ersatzbeschaffungen für Produktionsmaschinen gehören auf der Liste dagegen ganz nach oben. Schließlich geht es hier um den reibungslosen Ablauf der Produktion und damit den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.

Auch Fragen der Nachbesetzung offener Stellen oder:

• Ausschreibungen um neue Aufträge
• Lieferanfragen
• Beschwerden aus dem Qualitätsmanagement (QM)
• drohende Streitigkeiten vor Gericht

dürfen in ihrer Wichtigkeit nicht unterschätzt werden. Im Zusammenhang mit der Trennung wichtiger und unwichtiger Aufgaben wird gern auf das Pareto-Prinzip zurückgegriffen. Dahinter 20-80-Regel. 20 Prozent der Aufgaben erreichen 80 Prozent des Gesamtnutzens. Damit entfallen auf die restlichen 80 Prozent des Stapels – in der Theorie – nur 20 Prozent Nutzen.

Hinter diesem Zusammenhang steht eine von Vilfredo Pareto gemachte Beobachtung statistischer Kausalitäten. Ins Projektmanagement übertragen bedeutet diese Regel: Stapelt sich die Arbeit, wird nach der 20-80-Regel den Aufgaben eine Priorität zugewiesen. Weniger wichtige Aufgaben lassen sich delegieren.

2. Pausen machen

Hochkonzentriert und fokussiert immer die richtigen Entscheidungen treffen: das ist über Stunden ohne Pause einfach nicht drin. Wie ihre Beschäftigten sollten sich auch Unternehmer Freiraum schaffen und Pausen machen. Das Gehirn braucht einfach mal eine Pause von der stressigen Bürozeit. Warum sind Unterbrechungen wichtig? Immer konzentriert zu arbeiten und dabei ein Auge auf die Uhr zu werfen, bedeutet Stress.

In den Pausen abschalten heißt, auch mal den Stress abschütteln. Zudem gehen Unternehmer, die Pausen machen und diese vielleicht im Rahmen des bGM nutzen, ihren Beschäftigten mit gutem Beispiel voran. Ist der Kopf ausgeruht und hat vielleicht Energie in Form eines kleinen Power-Snacks getankt, gehen die nächsten Arbeiten effizienter von der Hand.

Neben kleinen Pausen im Arbeitsalltag ist es jedoch auch wichtig, regelmäßig Entspannungsphasen einzulegen. Gerade zu Beginn einer Unternehmensgründung ist es schwierig, regelmäßig am Wochenende zu entspannen. Doch spätestens nach den ersten Hürden sind regelmäßige Entspannungstage wichtig. Es gibt viele Möglichkeiten um sich zu entspannen: oft reicht es schon, einfach einmal etwas zu tun, was richtig Spaß macht. Ferner helfen jedoch auch regelmäßige Bewegung, Wellness, Massagen oder einfach gute Gespräche mit Freunden.

3. Genug Schlaf macht leistungsfähiger

In der Crunch Time herrscht in Unternehmen hektische Betriebsamkeit. Arbeitnehmer machen Überstunden und das Frustbarometer steigt. Selten wird daran gedacht, wie oft Unternehmer in der „Crunch Time“ stecken. Wichtige Verträge und Angebote, die schnellstens Kunden übergeben werden sollen, sind da nur ein Beispiel.

Oder Video-Konferenzen mit Auftraggebern, die in Asien oder den USA sitzen. Auf diesem Weg gerät die so oft beschworene Work-Life-Balance aus den Fugen. Und auch an einen geregelten Wach-Schlaf-Rhythmus ist schon lange nicht mehr zu denken. Dabei liegt genau hier ein Grund für den Abfall der Leistungsfähigkeit und Effizienz. Wer nicht ausreichend schläft, kann nötige Power nicht abrufen. Schlafstudien zeigen, dass Schlafmangel bereits nach wenigen Tagen kognitive Fähigkeiten beeinflusst.

Alle Parameter geistiger Leistungsfähigkeit – wie:

• Reaktionszeit
• Aufmerksamkeit
• Konzentration

brechen innerhalb kurzer Zeit zusammen. Schlafforscher sind sich heute einig, dass ausreichend Schlaf essenziell ist, um geistig immer 100 Prozent abrufen zu können. Und auch auf das Immunsystem sowie die Gesundheit allgemein hat Schlafmangel Auswirkungen.

Tipp: Eine Schlafdauer zwischen sieben Stunden und neun Stunden gilt allgemein als Durchschnitt für Erwachsene. Alles unter sechs Stunden wird hingegen als kritisch angesehen.

4. Ablenkung reduzieren

Hier eine E-Mail, da der Anruf von Familienangehörigen: sich als Unternehmer ablenken zu lassen, geht relativ schnell. Gerade dieses „Störfeuer“ geht zulasten der Produktivität und verhindert, dass konzentriert gearbeitet wird. Welche Tricks gibt es, Störungen und Ablenkung zu verhindern? Gerade Freunde und Familien können schnell der Meinung sein, dass Unternehmer immer ein offenes Ohr haben.

Hier ist klarzumachen, dass nach Feierabend Zeit für die Familie ist und im Büro Störungen unerwünscht sind. In Bezug auf die Informationsflut über E-Mails hilft es, sich feste Zeitfenster für deren Beantwortung zu setzen. Außerhalb wird das E-Mail-Programm einfach ignoriert. Ablenkungen zu vermeiden bedeutet auch, das Arbeitsumfeld entsprechend einzurichten. Ein Schreibtisch, auf dem Mappen mit unerledigten Aufgaben verteilt sind, bremst auf jeden Fall die Produktivität.

5. Nicht alles auf einmal

E-Mails tippen, nebenbei telefonieren und Beschäftigten Anweisungen erteilen – Unternehmer müssen Multitasking-Talente sein. Schließlich wird von ihnen eine überdurchschnittliche Produktivität eingefordert. Dabei zeigen Studien und Veröffentlichungen, dass das menschliche Gehirn damit eigentlich überfordert ist. Bedeutet: Multitasking ist weder produktiver noch effizienter.

Vielmehr kostet es Aufmerksamkeit und die Aufgaben sind keineswegs richtig erledigt. Monotasking hat auf der anderen Seite Vorteile. Das Gehirn kann sich voll auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren. Damit lassen sich Arbeitsschritte schnell und effizient erledigen.

6. Vorbereitung: abends den nächsten Tag planen

Auf dem Schreibtisch regiert das reinste Chaos und die Termine spielen Ping-Pong: Situationen, die Unternehmern eventuell bekannt vorkommen. Ein klares Zeichen, dass Struktur fehlt. Abhilfe schafft zum einen die bereits angesprochene Priorisierung. Aber die Planung darf ebenfalls nicht vergessen werden. Um am nächsten Tag sofort zu wissen, was als Nächstes ansteht und welche Termine besonders wichtig sind, wird der Ablauf am Abend vorher in groben Zügen skizziert. Zusammen mit einer guten Einstimmung am nächsten Tag die bestmögliche Vorbereitung.

Sinnvoll ist, alle Aufgaben nach einem bestimmten Muster zu verteilen. Wichtige Aufgaben werden in Phasen hoher Konzentration gelegt. Wer der Vormittags-Typ ist, erledigt diesen Teil der To-Do-Liste bis zum Mittag und lässt es dann etwas ruhiger angehen. Der Abendmensch arbeitet seine Liste in der genau entgegengesetzten Richtung ab. Achtung: nach dem Mittag knickt die Leistungskurve allgemein etwas ab, unser Körper ist dann mit der Verdauung beschäftigt.

7. Step-by-Step: Große Aufgaben zerlegen

Wir haben im Alltag oft komplexe Aufgaben zu erledigen. Für ein großes Kundenprojekt müssen verschiedene Module zusammengeführt werden oder neue Investitionsprojekte sind zu planen. Viele Projekte ziehen sich über Wochen oder gar Monate hin. Um den Überblick nicht zu verlieren und die Aufgaben von Erfolg zu krönen, bietet sich deren Zerlegen in kleinere Tasks an.

Der Vorteil: Auf diese Weise lässt sich der Überblick behalten. Voraussetzung ist natürlich, dass im Projektmanagement entsprechend genau gearbeitet und die einzelnen Teilschritte zusammengeführt werden.

Fazit

Unternehmer sind keine Übermenschen und der Tag hat für niemanden 48 Stunden. Um trotzdem die Herausforderungen der Unternehmensleitung zu meistern, ist effizientes und fokussiertes Arbeiten gefragt. Wer sich nicht mehr mit dem Chaos der Crunch Time zufriedengeben will, kann mit einigen einfachen Tipps gegensteuern. Einige erfordern ein gewisses Organisationstalent, bei anderen ist Umdenken im Kopf gefragt. Grade Monotasking hat vielleicht nicht das beste Image, stellt seine große Wirkung täglich unter Beweis. Und auch Pausen wirken im ersten Moment kontraproduktiv. Dauernd unter Strom und immer auf Abruf: dieses Stresslevel ist für jeden irgendwann zu viel.

^{Foto/Thumbnail: ©Ivanko1980/Depositphotos.com}