9 Tipps: So reduzieren Sie die Kosten für Geschäftsreisen

1. Reiserichtlinien festlegen

Sind die Mitarbeiter Ihres Unternehmens häufig auf Dienstreisen unterwegs, sollten Sie Business-Travel-Guidelines, das heißt Richtlinien für Geschäftsreisen, einführen. Darin halten Sie fest, welche Verkehrsmittel, Buchungsklassen und Hotelkategorien während der Reise erlaubt sind. Zudem lässt sich in den Richtlinien festlegen, über welche Buchungswege die Reise geordert werden darf. In den meisten Fällen werden die Mitarbeiter online nach passenden Angeboten suchen. In diesem Zusammenhang können Sie Ihre Mitarbeiter auch darum bitten, die Preise verschiedener Anbieter zu vergleichen. Gibt man beispielsweise bei einem Anbieter wie fluege.de oder der Suchmaschine google.de Start- und Zielflughafen sowie die Reisedaten ein, erhält man eine Liste mit Fluggesellschaften und ihren Preisen. Auf diese Weise lässt sich innerhalb weniger Minuten das günstigste Angebot finden. Für Bahnfahrten sind in der Regel Sparpreisangebote erhältlich – allerdings besteht bei diesen dann eine Zugbindung. Verpasst der Mitarbeiter seinen Zug, müsste er für die nächste Verbindung  den vollen Preis zahlen.

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2. Buchung und Abrechnung durch Experten

Oft schauen Mitarbeiter während Geschäftsreisen nicht so genau aufs Geld und setzen das Gebot der Sparsamkeit nicht so um, wie von der Geschäftsführung gewünscht – schließlich bekommen Sie das ausgegebene Geld spätestens nach der Spesenabrechnung zurückerstattet. Je nachdem, wie viele Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen jährlich unternommen werden, lohnt sich daher die Implementierung eines Buchungsbüros im Unternehmen – oder das Outsourcing an entsprechende Experten. Diese setzen die Travel-Guideline des Unternehmens gewissenhaft um und identifizieren dank ihres Know-hows im besten Fall Sparpotenziale. Auch Abrechnungen und Finanzreportings der Geschäftsreisen erledigen die Spezialisten in der Regel schneller als Ihre Mitarbeiter. Unterm Strich lassen sich damit einige Stunden Arbeitszeit einsparen, die damit für andere Aufgaben frei werden. Eine Alternative zum Outsourcing ist es, einen Mitarbeiter zum zertifizierten Reisekostenspezialisten schulen  zu lassen, der anschließend für diese Aufgaben zuständig ist. Bis zu 30 Prozent weniger Reisekosten sind mit einer solchen Personalmaßnahme möglich.

3. Pauschalverträge mit Reisebüros

Früher war die Zusammenarbeit mit spezialisierten Reisebüros üblich. Heute nutzt nur noch etwa die Hälfte der Firmen eine Reisebürokette, die sich um das Travel-Management kümmern. Grund dafür sind die erheblichen Kosten. Doch diese fallen nicht zwangsläufig an – entscheidend ist, was Sie mit dem Reisebüro vereinbart haben. Die meisten Anbieter rechnen nach dem Prinzip der Transaction-Fee-Regelung ab. Das bedeutet, dass Sie für jede einzelne Leistung bezahlen. Haben Sie viele Umbuchungen oder Stornierungen, ist diese Variante ein echter Kostentreiber. Besser sind deshalb Pauschalverträge (Management Fee), die eine Pauschale pro Geschäftsreise vorsehen.

4. Schnelle Genehmigungsverfahren

Länger andauernde Reisen oder Geschäfte auf anderen Kontinenten erfordern meist eine Genehmigung durch die Unternehmensführung oder einen entsprechenden Verantwortlichen. Die Kontrolle des Zwecks und der Art der Geschäftsreise ist natürlich sinnvoll, sie sollte jedoch schnell erfolgen. Gerade bei Fernreisen lässt sich durch eine frühzeitige Buchung oft sehr viel Geld sparen. Es wäre ärgerlich, wenn ein aufwendiges Genehmigungsverfahren die Buchung der Reise hinauszögern und diese damit unnötig teuer machen würde.

5. Bonusprogramme und Firmenverträge

Bonusprogramme von Fluglinien, Hotelketten oder Mitwagenanbietern sind eine hervorragende Gelegenheit, Kosten zu sparen. Viele Anbieter gewähren Stammkunden Rabatte oder geben einen Nachlass auf eine bestimmte Anzahl von Flugmeilen. Aus diesem Grund lohnt sich auch die Einführung von Firmenkreditkarten, da diese meist ebenfalls Bonusprogramme und Prämien beinhalten. Fast jede große Fluglinie und Hotelkette bietet Firmen ab einem bestimmten Reisevolumen besondere Konditionen an. Führen die Geschäftsreisen Ihrer Firma regelmäßig an dieselben Orte, lohnt es sich, nach solchen Firmenverträgen zu fragen.

6. Sharing Economy nutzen

Geschäftsreisen im klassischen Sinne sind noble Business Travels mit Übernachtung im Sternehotel in der Nähe des Geschäfts- oder Tagungsortes. Doch nicht immer ist ein solches Luxusniveau notwendig. Die moderne Sharing Economy erlaubt es, in Apartments zu übernachten und Sharing-Cars zu nutzen. Befindet sich beispielsweise der Tagungsort in einer teuren Gegend, muss es nicht zwangsläufig das teure Hotel nebenan sein. Vielleicht gibt es in der Nähe auch möblierte Appartements? Sie sind bis zu 40 Prozent billiger als ein 4-Sterne-Hotel und bieten oft einen vergleichbaren Komfort. Allerdings ist in die Kalkulation auch immer der Weg von der Unterkunft zum Geschäftsort mit einzubeziehen. Selbst das günstigste Appartement rechnet sich nicht, wenn es so weit außerhalb liegt, dass der Fahrpreis die Kostenersparnis wieder zunichtemachen würde. Auch bieten manche Unterkünfte besondere Vorzüge, die für eine Dienstreise vorteilhaft sein können – zum Beispiel sehr schnelles Internet, einen adäquaten Arbeitsplatz, eine Küche für die Selbstversorgung und Ähnliches. Bei der Planung einer Geschäftsreise muss man daher immer den Gesamtpreis im Auge behalten (und sich nicht allein von günstigsten Anfahrts- oder Unterkunftspreisen blenden lassen) und abwägen, was wirklich notwendiger Komfort ist.

7. Dienstreisen und Arbeitszeit

Nicht immer ist die günstigste oder schnellste Art der Anreise auch die sinnvollste. Sind mehrere Kollegen gemeinsam auf Geschäftsreise, können sie die Anreisezeit beispielsweise dazu nutzen, Präsentationen auszuarbeiten oder die Abläufe zu besprechen. Dienstreisen sind Arbeitszeit und sollten dementsprechend auch effizient genutzt werden. Während einer Bahnfahrt können Mitarbeiter in der Regel besser kommunizieren und arbeiten als während eines Fluges, der viele Unterbrechungen wie Check-in und Gepäckabholung mit sich bringt. Achten Sie jedoch auf die Vereinbarungen in den Arbeitsverträgen und auf die Tageszeiten, zu denen die Reise stattfindet. Denn es gibt einige arbeitsrechtliche Regelungen bezüglich der Frage, was als Arbeitszeit und was als Reisezeit gilt. Liegen Dienstreisen beispielsweise außerhalb der Arbeitszeit, sind arbeitsvertraglich nicht festgelegt und finden nicht regelmäßig statt, so muss die reine Reisezeit außerhalb der Rahmenarbeitszeit nicht zwangsläufig mit dem normalen Stundenlohn vergütet werden. Sie zählt dann nämlich nicht mehr zur regulären Arbeitszeit, sondern ist eben lediglich Reisezeit. Und die kann – abhängig von eventuellen Sondervereinbarungen mit dem Mitarbeiter – vergütet oder auch nur teilvergütet werden.

8. Entschädigungen durchsetzen

Mängel im Hotel oder Flugausfälle sind ärgerlich, denn sie kosten Zeit und Geld. Treten diese häufiger auf, lohnt es sich,  Entschädigungen durchzusetzen. Damit sich die Personalkosten, die für die Durchsetzung der Entschädigung anfallen, in einem wirtschaftlichen Rahmen bewegen, sollten Sie eine Fachkraft damit beauftragen. Sie wird sich in die aktuellen Gesetze einarbeiten, sie kennt die maximal möglichen Entschädigungssummen und kann abschätzen, wann es sich tatsächlich lohnt, einen Entschädigungsantrag zu stellen. Denn längst nicht bei jedem verspäteten oder ausgefallenen Flug können Sie Ansprüche geltend machen.

9. Budgetierung der direkten und indirekten Kosten

Damit die Kosten für Geschäftsreisen nicht höher ausfallen als erforderlich, ist es notwendig, dass Sie einen Überblick über die Gesamtkosten der Geschäftsreisen haben. Legen Sie ein maximales Reisekostenbudget fest und prüfen Sie, ob bei Budgetknappheit nicht auch Alternativen wie Videokonferenzen infrage kommen. Für eine realistische Budgetierung ist es wichtig, dass Sie alle Kosten – sowohl die direkten als auch die indirekten – einbeziehen. Ineffiziente, kostensteigernde Abläufe im Genehmigungs- und Buchungsprozess sowie der erwähnte Zeitaufwand für Abrechnungen und Ähnliches zählen zu den sogenannten indirekten Kosten. Vergessen Sie auch nicht scheinbar geringfügige Posten wie Kreditkartengebühren oder Lizenzgebühren für Software. Sie sollten ebenso ermittelt und gegebenenfalls optimiert werden wie die direkten, per Rechnung nachvollziehbaren Kosten für Transport und Unterkunft. Denn die indirekten Kosten machen einen erheblichen Teil der Gesamtkosten einer Geschäftsreise aus.

^{Foto/Thumbnail: ©AllaSerebrina/Depositphotos.com}

(cf)