Warum Onlineshop-Betreiber gleich zu Beginn auf ein Warenwirtschaftssystem setzen sollten

Als die zentrale Software eines Onlineshops bildet ein Warenwirtschaftssystem, kurz WaWi genannt, nicht nur alle Warenströme ab, sondern hält alle Beteiligten über die Abläufe in Echtzeit auf dem Laufenden.

Wann sollten Onlineshop-Betreiber ein Warenwirtschaftssystem einführen?

Warenwirtschaft, das klingt für viele nicht nur komplex, es ist auch ein sehr großes und umfassendes IT-System. Gerade zu Beginn haben Shopbetreiber eher andere Aufgaben oder Sorgen und pflegen ihre Daten händisch in diversen Excel-Tabellen.

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Das funktioniert auch bei einer kleinen Produktpalette, wächst aber das Sortiment oder steigt das Bestellaufkommen, trägt das Warenwirtschaftssystem maßgeblich zum Erfolg bzw. zum Umsatzwachstum des Onlineshops bei. Der Vorteil eines frühen Einsatzes der WaWi: Die schnelle und unkomplizierte Anbindung an das Shopsystem per Schnittstelle. Je größer der Shop ist, desto länger dauert die Integration aller wichtigen Daten in die WaWi und die Komplexität steigt.

Einsatzgebiet: Lagerlogistik

Der Schwerpunkt der Bestellabwicklung in einem Onlineshop liegt auf einer reibungslos funktionierenden Logistik: Kunden erwarten in Zeiten des fortschreitenden Onlinehandels eine einfache Bestellabwicklung, geringe Lieferzeiten und hohen Service. Shopbetreiber müssen daher wissen, wieviel Ware ihnen im Lager noch zur Verfügung steht. Zudem müssen die Warenein- und Warenausgänge koordiniert und dokumentiert werden, ebenso wie eine automatische Nachbestellung regelmäßig benötigter Ware. Bei einem großen Warensortiment sind die Steuerung und Optimierung dieser Prozesse ohne ein IT-System schwer handhabbar.

Fünf  Vorteile der Warenwirtschaft für die Lagerlogistik

1. Aktueller Lagerbestand

Bestellt der Kunde Waren im Shop, die nicht mehr im Lager verfügbar sind und deren Versand sich über mehrere Tage und Wochen hinzieht, hat er sehr wahrscheinlich das letzte Mal etwas im entsprechenden Shop eingekauft. Mit einem Warenwirtschaftssystem wissen Onlinehändler genau, welche Waren vorhanden sind und welche erneut geordert werden müssen und können entsprechende Informationen zu Lieferzeiten live im Onlineshop zur Verfügung stellen.

2. Effiziente Produktplanung

Die WaWi sammelt alle Bestelldaten der Kunden. Diese lassen sich für verschiedene Analysen weiter verwerten. So weiß der Onlinehändler genau, welche Produkte stark nachgefragt sind und welche Artikel sich zu Ladenhütern entwickeln. Entsprechend kann er den Produkteinkauf und die Weiterentwicklung seines Sortiments planen.

3. Steigende Kundenbindung

Durch die erhobenen Kundendaten lernt der Shopbetreiber jeden seiner Kunden genauer kennen. Er erhält Informationen über seine Bedürfnisse und Vorlieben. Diese Daten können dann im Online-Marketing genutzt werden, um Kunden gezielt über individuelle Schnäppchen und Angebote zu informieren.

4. Verwaltung mehrerer Lagerstandorte

Wächst der Shop und der Onlinehändler benötigt mehrere Standorte, ist die WaWi das System mit dem diese einzelnen Lager verwaltet werden können. Alle Beteiligten erhalten stets einen Einblick in die aktuellen Daten der Lagerbestände oder die Lagerplatzverwaltung. Zudem erfolgt die Inventur und die Warenauszeichnung ebenfalls über die WaWi. Das vorher dafür eingesetzte Personal kann eingespart oder an anderer Stelle eingesetzt werden.

5. Effiziente Kommissionierung

Die Kommissionierungszeit (Prüfung von Bestellvorgängen), kann dank des Einsatzes des Warenwirtschaftssystems deutlich gesteigert werden. Möglich sind Sammelkommissionierungen, bei denen Bestellungen zusammengefasst und bearbeitet werden. Unnötige Laufwege und hohe Bearbeitungszeiten werden dadurch vermieden.

Drei Arten von Warenwirtschaftssystemen

Es gibt drei Arten von Warenwirtschaftssystemen: offene, geschlossene und integrierte WaWis. Shopbetreiber sollten deswegen vor dem Einsatz der WaWi genau prüfen, mit welcher dieser drei Arten sie arbeiten, bzw. welche sie auch zukünftig einsetzen möchten.

1. Offenes Warenwirtschaftssystem: Bei einer offenen WaWi wird per Schnittstelle mindestens eine Funktion durch ein anderes System abgedeckt.
2. Geschlossenes Warenwirtschaftssystem: Eine geschlossene WaWi enthält zusätzlich zur reinen Erfassung der Warenein- und –ausgänge weitere Module desselben Herstellers. Mit ihr wird der gesamte Warenfluss erfasst, von der Disposition bis hin zu einem Modul für Marketing- und Managementinformationen.
3. Integriertes Warenwirtschaftssystem: Erweitert ein Onlinehändler eine geschlossene WaWi, beispielsweise um Daten aus anderen Lagerstandorten in das System einzuspeisen, spricht man von einer integrierten Warenwirtschaft. Bei diesem System greifen Onlinehändler auf Schnittstellen zu, die das Anbinden weiterer Features oder Fremdsysteme erlauben. Auch Lieferanten und Partner können an eine integrierte WaWi angebunden werden.

Abgrenzung der WaWi zum ERP-System

Die Unternehmenssoftware für die Ressourcenplanung („Enterprise-Resource-Planning“), kurz ERP genannt, regelt sämtliche betrieblichen Prozesse und ist damit von der Definition her streng gesehen viel mehr als eine WaWi. Aber im Einsatz sind die Übergänge von der WaWi hin zu einem ERP-System fließend. Der eigentliche Unterschied zwischen den beiden Systemen liegt im Umfang der Funktionen und Aufgabenbereiche, die das jeweilige System abdecken soll.

Die WaWi erfasst Waren und wird vorranging für eine effiziente Lagerlogistik eingesetzt. Im Fokus des Systems steht der Materialfluss. Es geht hauptsächlich um die Ermittlung des Bedarfs, die automatische Beschaffung der Ware, deren Lagerung sowie den Transport. Die ERP-Software ist in ihren Funktionen deutlich umfangreicher. Sie hat das Ziel alle Ressourcen eines Unternehmens, angepasst an dessen Größe und Struktur, zu verwalten. Daten von Kunden oder Lieferanten können mit einem ERP-System ebenso erfasst und verwaltet werden, wie Daten von Partnershops.

Die WaWi ist ein Teil des ERP-Systems und ist innerhalb dessen mit weiteren Systemen wie CRM oder Buchhaltung verknüpft. Priorisieren Onlinehändler ein schnelles Wachstum als Unternehmensziel, sollten sie sofort auf ein umfangreiches ERP-System setzen, statt erst auf eine WaWi. Diese müssten sie sonst später umständlich in ein großes System integrieren.

WaWi als klassische Inhous-Intallation oder als Lösung aus der Cloud?

Onlinehändler haben in der Regel zwei Möglichkeiten ihre WaWi zu betreiben, entweder lokal oder in der Cloud. Entscheiden sie sich für die erste Variante, zahlen sie eine einmalige Nutzungsgebühr und erhalten die Software zur eigenen Verfügung. Diese wird – meist in Zusammenarbeit mit einem IT-Systemhaus – inhouse installiert, verwaltet und aktualisiert.

Für eine WaWi in der Cloud stellt sich der Onlinehändler die Software mit seinen gewünschten Anforderungen und Funktionen im Gespräch mit dem Hersteller zusammen. Für ihn fallen daher Kosten für die einmalige Einrichtung sowie die monatlichen Abo-Kosten an. Die Kosten für die Hardware können deutlich gesenkt werden und der Zugriff von außen ist bei einer cloudbasierten WaWi gegeben.

Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile. Die laufenden Kosten sind bei der Cloud-Lösung höher durch das Abo-Bezahlmodell, dazu kommt die Abhängigkeit bei Updates und Neuerungen. Als Onlinehändler muss man hier bereit sein, die Kontrolle ein Stück weit abzugeben und sich auf den Hersteller einer WaWi verlassen, was Systemupdates, Sicherheit und Zugangskontrolle betrifft. Hier bieten klassische Inhouse-Lösungen in der Regel mehr Sicherheit. Am Ende des Tages kommt es jedoch auf die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens an, bei der Frage nach der optimalen Lösung.

Gute Planung ist alles: Die Wahl des richtigen Warenwirtschaftssystems

Anlegen eines Pflichtenhefts

Bevor sich Onlinehändler auf die Suche nach der WaWi machen, die am besten zu ihnen und ihren Unternehmenszielen passt, sollten sie ein Pflichtenheft anlegen. In diesem halten sie alle wichtigen Funktionen der WaWi, ihre Wünsche ans System und aktuelle Angaben zum Shop fest. Der Blick in die Zukunft spielt ebenso eine große Rolle und sollte im Pflichtenheft nicht vernachlässigt werden, ebenso wie Service- und Supportvereinbarungen.

Mit den bereitgestellten Angaben suchen die Shopbetreiber dann das Gespräch mit dem Hersteller einer WaWi-Software. Manchmal reicht ein Blick auf die Homepage schon aus, um eine Entscheidung zu treffen, doch oft ist ein Gespräch der beste Weg eine geeignete WaWi zu finden. Viele Anbieter stellen ihre Software auch für einen Test bereit. So können Onlinehändler ganz gezielt einen Blick auf die Software werfen.

Dem System wenig Grenzen setzen

Für Onlinehändler ist es wichtig, dass sie sich für ein System entscheiden, welches sie variabel erweitern können. Zu Beginn sollten dem System möglichst wenig Grenzen gesetzt und Funktionen eingeplant werden, die zukünftig wichtig werden können. Hauptgrund dafür ist die aufwändige und zeitintensive Implementierung zusätzlicher Module in ein bestehendes System.

Die Zeit im Auge behalten

Von der Planung, über die Integration bis hin zur Inbetriebnahme der WaWi können, je nach Größe des Onlineshops, mehrere Monate vergehen. Der Zeitfaktor ist daher bei der Entscheidung für die WaWi nicht zu unterschätzen. Selbst nach der Inbetriebnahme des Systems fallen weitere Stunden für Anpassungen und Optimierungen an. Deswegen ist es auch so wichtig, sich sehr zeitig im Geschäftsprozess für ein Warenwirtschaftssystem zu entscheiden: Je später das passiert, desto mehr Aufwand ist für die Integration nötig.

Weblinks zum Thema

• Experten Tipps: Wie Sie Ihren Online-Shop wachsen lassen
• Erfolgsfaktoren im E-Commerce – Tipps zum profitablen Online-Shop
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