Das Rechnungswesen im Unternehmen

Machen Sie sich daher mit Hilfe von Seminaren kundig, wie sie von Volkshochschulen angeboten werden, und befragen Sie unbedingt auch Ihren Steuerberater sowie Buchführungshelfer, die unter Umständen für Sie die Buchführung übernehmen können. Letzteres sollte Sie natürlich nicht von der Pflicht entbinden, sich mit den Grundlagen vertraut zu machen, damit Sie jederzeit einen Überblick über den Stand Ihres Unternehmens haben.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Es ist zwischen einfacher und doppelter Buchführung im Rechnungswesen zu unterscheiden. Die einfache Buchführung, auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) genannt, gilt laut Gesetzgeber für Freiberufler und Kleinunternehmen. Sie ist die denkbar einfachste Form der Buchführung, obwohl auch sie natürlich Arbeit verursacht. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden die Einnahmen und die Ausgaben einander gegenübergestellt; die Differenz macht den Gewinn oder den Verlust aus:

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Einnahmen

– Ausgaben

= Bruttogewinn

– Einkommensteuer

– Solidaritätszuschlag

– Kirchensteuer

= Nettogewinn

Einnahmen und Ausgaben sind zeitlich, in der Regel quartals- oder monatsweise, und nach Kostenarten zu ordnen. Zu letzteren gehören Kosten für Werbung und Repräsentation, Miete, Fahrzeugkosten, Kosten für Fachliteratur, Mitgliedsbeiträge von Fachverbänden.
Kleine Unternehmen verpassen oft die Chance, ihre Buchführung auch für eine Kalkulation ihrer Preise heranzuziehen, weil sie sie als eine lästige Pflicht auffassen, zu der sie vom Finanzamt „verdonnert“ werden. Da werden einfach die Preise der Konkurrenz „Pi mal Daumen“ übernommen, ohne zu überprüfen, ob der Betrieb damit rentabel arbeitet.

Eine ganz einfache Faustregel für kleine Ein-Personen-Betriebe ohne Mitarbeiter, ohne Herstellungskosten, ohne Wareneinsatz sowie unter 75 000 Euro Umsatz pro Jahr ist die „Drittel- Regel“: Ein Drittel der Einnahmen sind fixe und variable Kosten, ein weiteres Drittel Einkommensteuern und das letzte Drittel der Gewinn, also das, was tatsächlich verdient wurde. Wenn Sie einen Nettoverdienst von 50 Euro pro Stunde haben wollen, müssen Sie Ihre Arbeitsstunde dementsprechend mit 150 Euro kalkulieren.

Dies gilt aber, wie gesagt, nur für Kleinstbetriebe, und selbst dort können Sie präziser kalkulieren, wenn Sie mit dem Deckungsbeitrag operieren. Sie können zum Beispiel abschätzen, ob ein angebotener Auftrag für Sie rentabel ist und ob es sich lohnt, ihn anzunehmen. Ziehen Sie dazu von der Auftragssumme beziehungsweise Ihrem zu erwartenden Erlös zunächst die variablen Kosten ab. Das sind alle Kosten, die Sie Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung unmittelbar zurechnen können, wie Material, Personal, Verpackung, Porto. Dann erhalten Sie den Deckungsbeitrag. Er trägt dazu bei, Ihre Fixkosten abzudecken. Bei manchen Produkten oder Dienstleistungen fällt er höher aus als bei anderen. Ziehen Sie vom Deckungsbeitrag jetzt noch einen angemessenen Anteil Ihrer Fixkosten (wie Miete, Strom, Beratungsleistungen) ab, die unabhängig von Ihrer Auftragslage ohnehin anfallen. Jetzt haben Sie Ihren Gewinn vor Steuern, und zwar unmittelbar bezogen auf den einzelnen Auftrag. Sie können nun feststellen, ob sich der Auftrag für Sie lohnt oder nicht.

Nettoumsatz des Auftrags

– variable Kosten

= Deckungsbeitrag

– anteilige Fixkosten

= Gewinn vor Steuern

Doppelte Buchführung

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen sind gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dies gilt auch für Unternehmen, die nicht im Handelsregister stehen, aber

• mehr als 250 000 Euro Jahresumsatz oder

• mehr als 24 000 Euro Gewinn oder

• mehr als 625 000 Euro Betriebsvermögen haben.

In diesen Fällen müssen Sie einen Jahresabschluss erstellen, der im Wesentlichen aus einer Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung besteht.

Das Wort Bilanz leitet sich aus dem Lateinischen „bis lanx“ ab und bedeutet sinngemäß „eine im Gleichgewicht befindliche Waage“. Daraus ist ersichtlich, dass die Bilanz die Gegenüberstellung zweier gleichgewichtiger Größen ist, und zwar der Aktiva und der Passiva.

Im Rechnungswesen wird unterschieden zwischen einer Beständebilanz und einer Erfolgsbilanz. In der Beständebilanz werden auf die linke Seite (Aktiva) Anlage- und Umlaufvermögen eingetragen und auf der rechten Seite (Passiva) Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten (Fremdkapital). In der Erfolgsbilanz werden Aufwendungen und Erträge des Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraumes, meist eines Jahres, einander gegenübergestellt.

Es gilt die Grundregel: Bilanzen müssen ausgeglichen sein. Das heißt, Aktiva und Passiva müssen sich genau die Waage halten. Eine gezielte Gestaltung der Bilanz unter Ausnutzung der Bilanzierungsvorschriften kann als Steuerungsinstrument eingesetzt werden.

Aufbewahrungspflichten

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen für alle geschäftlichen Unterlagen, und zwar unabhängig davon, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder es sich um einen Freiberufler oder Kleinbetrieb handelt. Zu den geschäftlichen Unterlagen gehören Bilanzen, Jahresabschlüsse, Belege, Bücher, Geschäftskorrespondenz, Bankauszüge, Buchungsbelege und alle sonstigen für die Besteuerung relevanten Unterlagen.

Seit dem 1. Januar 1999 gilt für alle Unterlagen eine einheitliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

Für das Kalenderjahr 2008 endet die Aufbewahrungspflicht also am 31.12.2018. Stammt jedoch eine einzige Aufzeichnung für das Jahr 2008 aus dem Jahre 2009, so endet die Frist erst am 31.12.2019.

Quelle: Sonja Klug, Dorothee Köhler – Internet für Existenzgründer, ISBN: 3593366541

(cf)