Feedback-Programme als Alternative zur jährlichen Mitarbeiterbefragung

Bei einer Mitarbeiterbefragung werden zwar relevante Probleme angesprochen, dennoch: es dauert oft bis zu einem Jahr, bis Betriebe wissen, ob diese auch die gewünschte Wirkung erzielen. Foto: ©Arcady/Depositphotos.com

Knapp zehn Wochen hat die Auswertung der jährlichen Mitarbeiterbefragung im Unternehmen gedauert. Jetzt sitzen die Abteilungsleiter dem Chef gegenüber, der die Maßnahmen präsentiert. Verdutzt wendet sich die Marketing-Leiterin an ihren Kollegen aus den Human Resources: Die beiden Mitarbeiter ihrer Abteilung, auf die die Vorschläge hauptsächlich abzielen, haben vor drei Wochen gekündigt. Auch der Kollege ist perplex. Die von langer Hand geplante Umstrukturierung in seinem Bereich wurde nicht berücksichtigt, die Verbesserungsvorschläge führen an der Realität vorbei. Die beiden Kollegen sind einer Meinung: Wieder wurde bei der Befragung der Beschäftigten viel Potential verschwendet, wurden dringende Bedürfnisse verkannt und erforderliche Strukturanpassungen übersehen.

Solche oder ähnliche Erfahrungen haben die meisten Beschäftigten mit der jährlich stattfindenden Mitarbeiterbefragung gemacht. Dennoch wurde an ihr festgehalten, war sie jahrzehntelang das Aushängeschild für Unternehmen, die sich um das Wohlbefinden ihrer Angestellten sorgen. Doch gerade in Zeiten der Digitalisierung verändern und entwickeln sich Firmen in immer kürzeren Zyklen und die internen Strukturen müssen sich schneller denn je anpassen. Es stellt sich die Frage, ob die Jahresumfrage noch ein geeignetes Mittel ist, um auf die Bedürfnisse der Beschäftigten einzugehen. Deswegen sollten sie genau darüber nachdenken,  ob eine Befragung adäquat ist und welche Ziele Sie im Unternehmen mit einer Mitarbeiterbefragung erlangen möchten. So könnten diese Ziele auch eventuell durch Feedback-Programme, aber auch durch Workshops oder Interviews mit Schlüsselpersonen besser erreicht werden.

Mehr Nach- als Vorteile bei der jährlichen Mitarbeiterbefragung

Selbst wenn die beschlossenen Maßnahmen auf die brennenden Probleme eingehen: Es dauert oft bis zu einem Jahr, bis Unternehmen wissen, ob diese auch die gewünschte Wirkung erzielen. Zudem wäre wichtig, die Maßnahmen in Hinblick auf ihren Einfluss auf das Kerngeschäft auszuwerten. Doch bei einer einmaligen Datenerhebung pro Jahr ist es fast unmöglich, relevante Zusammenhänge zu erkennen – die Unternehmensentwicklung bleibt nicht stehen. Mitarbeiter sehen sich in der Zwischenzeit vielleicht neuen, grundlegenden Veränderungen ausgesetzt. Diese Herausforderungen werden aber erst in der nächsten Jahresumfrage erfasst, während veraltete Maßnahmen umgesetzt werden. Weder können sich die Mitarbeiter auf die neuen Arbeitsbedingungen einstellen, noch die alten Vorgaben hinter sich lassen. Das kann die Firmenentwicklung lähmen.

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Feedback-Programme erfassen validere und differenziertere Daten

Erfolgreiche Unternehmen haben das Dilemma mit den jährlichen Umfragen erkannt und setzen Feedback-Programme um, die während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters Informationen einholen. Egal, ob beim Vorstellungsgespräch, während des Onboarding oder bei der Leistungsbeurteilung: Jeder einzelne Meilenstein während der Firmenzugehörigkeit eines Mitarbeiters bietet die Möglichkeit, Feedback einzuholen und wichtige Treiber im Unternehmen zu verstehen.

So können Unternehmen Mitarbeiterdaten strukturiert erfassen, schnell auswerten und übersichtlich aufbereiten. Wesentliche Motivations- und Antriebsfaktoren schlummern oft tief in den Daten. Die Zusammenhänge sind für Menschen meist kaum herzustellen. Hier helfen künstlich intelligente Analyseprozesse, die erhobenen Daten nach Themen zu segmentieren und automatisch Zusammenhänge sowie Gewichtungen zwischen den Treibern und den gewonnenen Daten herzustellen. Selbst die Stimmung der Mitarbeiter kann mit modernen Feedback-Management-Systemen und so genannten Sentiment-Analysen erfasst werden. Neben Verhaltensmustern können Trends aufgespürt werden, die sonst häufig verborgen bleiben. So erfahren Unternehmen beispielsweise, welche Mitarbeiter sie möglicherweise bald verlieren und was sie tun können, um die Abwanderung zu verhindern. Der Trick ist, alle Daten an einem zentralen Ort zu sammeln und zu korrelieren, um Prognosen zum Verhalten der Beschäftigten zu erstellen.

Moderne Feedback-Management-Systeme ermöglichen es Unternehmen und Organisationen, das Feedback zu den unterschiedlichsten Vorgängen zu erfassen und zu analysieren:

• Feedback zum Lebenszyklus des Mitarbeiters: Mitarbeiter bringen ihre Erfahrungen zu den wichtigsten Meilensteinen ihrer Unternehmenszugehörigkeit ein.
• Always-On-Feedback: Mitarbeiter geben über einen offenen Kanal nach Bedarf oder zu einem bestimmten Ereignis anonym Feedback. Unternehmen etablieren damit regelmäßige, strukturierte Feedback-Mechanismen, die ein Thema über einen gewissen Zeitraum hinweg begleiten. Beispielsweise können Beschäftigte im Intranet über ein Kommentarfeld Wünsche und Anregungen teilen oder Kollegen für Unterstützung danken. Oder ein Manager postet einen Hinweis auf den „Weiterbildungskurs zur Teamfähigkeit“ und gibt an, dass dieser von 30 Prozent der Mitarbeiter belegt wurde. Über ein Kommentarfeld können sich die Beschäftigten äußern, ob der Kurs lehrreich war und dem Kursleiter Feedback geben oder Verbesserungsvorschläge machen.
• Ad-hoc-Umfragen: Mitarbeiter können zu speziellen Anlässen, etwa dem Abschluss eines großen Projekts oder der Weihnachtsfeier Feedback geben.
• 360-Grad-Feedback: Mitarbeiter werden nicht nur selbst, sondern auch aus unterschiedlichen Perspektiven evaluiert – zum Beispiel aus dem Blickwinkel von Kollegen, Team-Mitarbeitern, Vorgesetzten oder Kunden. 360-Grad-Befragungen ermöglichen eine perspektivreiche Sicht und eignen sich insbesondere zur Bewertung der Leistung und der Entwicklung einzelner Mitarbeiter sowie zur Bewertung von Führungspersonen und ihrer Führungskompetenz.
• Zyklische Umfragen zur Mitarbeitermotivation: Mitarbeiter können sich in einer regelmäßig stattfindenden Umfrage ausführlich zu allen Unternehmensangelegenheiten äußern. Organisationen erkennen dadurch die Haupttreiber der Mitarbeitermotivation und identifizieren die Bereiche, die verbessert werden müssen.

Praxisbeispiel:

Auch der Technologie-Provider World Wide Technology (WWT) wollte diese Vorteile nutzen und sein Feedback-Management überarbeiten. Denn bis dato dauerte die Auswertung von Umfragen bis zu sechs Wochen – ein viel zu langer Zeitraum, wenn es um wichtige Veränderungen der Unternehmensprozesse ging. Außerdem war WWT auf externe Anbieter angewiesen, um die regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen anzupassen.

Das war zum einen mit großen Ausgaben verbunden, zum anderen konnten Umfragen nicht kontinuierlich durchgeführt werden. Die Investition in ein Feedback-Management-System, mit dem WWT die Umfragen intern umsetzen und auswerten konnte, führte zu spürbaren Verbesserungen für alle Beteiligten: Die Reporting-Zeit wurde um 75 Prozent verkürzt, wodurch das Unternehmen deutlich schneller auf etwaige Probleme oder Unzufriedenheiten seiner Mitarbeiter eingehen konnte.

Die verbesserte Reaktionsmöglichkeit wiederum hatte zur Folge, dass die Antwortrate der Beschäftigten um 25 Prozent stieg. Mithilfe der zusätzlichen Informationen schraubt die Firma weiter an der Zufriedenheit seiner Angestellten. Mit positivem Effekt: Die Motivation der Mitarbeiter verbesserte sich deutlich, heute fühlen sie sich gehört und geschätzt.