Diese Vorteile haben Unternehmen von einer Buchhaltungssoftware
Als Unternehmer oder Führungskraft gilt es, betriebswirtschaftliche Kennzahlen stets im Blick zu behalten. Das gelingt am besten mit einer übersichtlichen Buchhaltung - damit sind alle Zahlen schnell erfasst. Auf Schwankungen lässt sich viel schneller reagieren, ausstehende Forderungen werden nicht vergessen und eigene Rechnungen werden zuverlässig gezahlt.
Vor allem in kleinen Firmen erledigt der Chef die Buchhaltung oft selbst – da ist eine einfache Handhabung einer Buchhaltungssoftware sehr effizient. Foto: ©SectoR_2010/Depositphotos.com
Unterstützung bieten dabei digitale Programme – Softwares, mit welchen sich die Erledigung buchhalterischer Aufgaben viel effizienter gestalten lässt. In der Regel sind bei den meisten Software-Programmen standardmäßig folgende Funktionen enthalten:
- Buchführung: Die komplette Buchhaltung lässt sich übersichtlich mit nur einem Programm erledigen. Hier lassen sich sämtliche Geschäftsvorfälle wie Eingangs- oder Ausgangsrechnungen buchen. Je nachdem, für welches Programm man sich entscheidet, sind damit die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Bilanz mit Jahresabschluss unkompliziert zu erstellen. Alle Daten lassen sich per ELSTER- oder DATEV-Schnittstellen schnell und ohne weiteren Aufwand an das Finanzamt übermitteln.
- Erstellen von Rechnungen: Diese sind digital schnell geschrieben, indem die benötigten Daten nur in vorgefertigte Masken eingegeben werden müssen. Sowohl hier als auch online gibt es die Möglichkeit, Dauerrechnungen zu erstellen. Damit sind wiederkehrende Aufträge schnell bearbeitet. Ein häufig integriertes Mahnwesen sorgt dafür, dass Unternehmer ausstehende Forderungen stets im Blick haben.
- Angebotserstellung: Analog zur Erstellung von Rechnungen funktioniert die Angebotserstellung vollkommen digital und unkompliziert.
Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sobald ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, muss es eine Entgeltabrechnung durchführen. Auch das ist mit der Software möglich - Kassenbuch: Manche Aufträge werden in bar bezahlt. Dann muss ein Kassenbuch geführt werden, was ebenso Bestandteil der Software ist.
Daneben gibt es weitere Ausführungen mit breiterem Funktionsumfang. Dazu gehören dann beispielsweise eine Funktion zum Führen der Warenwirtschaft oder ein CRM-System.
Aus welchen Gründen lohnt sich der Einsatz einer Software?
Kleine Firmen und Start-ups
Gerade in kleinen Firmen erledigt der Chef die Buchhaltung oft selbst. Das trifft ebenso häufig auf Existenzgründer zu, die gerade noch am Geschäftsaufbau sind und noch keine Mitarbeiter beschäftigen, welche administrative Aufgaben gegebenenfalls übernehmen können. Die Buchhaltung muss dann meist zusätzlich zum eigentlichen Kerngeschäft erledigt werden. Das kostet wertvolle Zeit. Verantwortliche opfern dafür nicht selten ihre Freizeit. Eine Buchhaltungssoftware kann hier für sinnvolle Abhilfe sorgen. Mit einer solchen lässt sich die Buchführung sehr viel schneller und effektiver erledigen. Das spart Zeit, die sich zweckmäßiger investieren lässt. Gründer sowie bestehende Unternehmen können diese beispielsweise zur Kundenakquise nutzen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt: Der eigene Chef oder der jeweils Zuständige ist auf den Bereich Buchhaltung in der Regel nicht spezialisiert. Oft herrscht dann große Unsicherheit in Bezug auf das Erledigen einer ordnungsmäßigen Buchhaltung. Eine Software bietet hierfür fertige Masken, in welche relevante Daten nur noch übertragen werden müssen. Integrierte Assistenten sorgen dafür, dass man die Buchhaltung auch ohne Vorkenntnisse leicht selbst erledigen kann. Meist aktualisieren sich die Programme automatisch und sind damit immer auf dem aktuellsten Gesetzesstand.
Mittelständische bis große Unternehmen
Selbst größere Unternehmen, die eigene Buchhaltungs-Abteilungen haben, können von einer Software profitieren. Digitale Programme erleichtern die Arbeit der Mitarbeiter in diesem Unternehmensbereich. Diese können ihre Aufgaben sehr viel effizienter erledigen. Ein langes Suchen nach Belegen oder Stammdaten entfällt, weil diese mit nur wenigen Klicks schnell digital aufzufinden sind.
Die Vorteile der Buchhaltungssoftware im Überblick
Ein digitales Programm zum Erstellen der Buchhaltung bietet Unternehmern zahlreiche Vorteile.
- Kein aufwendiges Sortieren von Belegen mehr – diese können digital abgespeichert werden und sind per Volltextsuche auch schnell auffindbar.
Kosten für Papier, Drucker und Zubehör, Pendelordner sowie das Bereithalten von Räumlichkeiten können gespart werden. - Die Buchhaltung kann sehr viel effizienter gestaltet werden, was außerdem zum Einsparen von Personalkosten führt.
- Die Daten werden per ELSTER- oder DATEV-Schnittstellen digital übertragen. Portokosten und der Weg zur Post entfallen.
- Über diese Schnittstellen ist eine hilfreiche Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder externen Buchhaltern möglich.
- Sämtliche Daten werden sicher und in Echtzeit übertragen.
- Fehler beim Erstellen der Buchhaltung können dank vorgegebener Masken in der Software minimiert werden.
- Die Software macht es ebenso Laien möglich, buchhalterische Aufgaben selbst zu übernehmen.
Größe, Strukturen sowie Bedürfnisse von Firmen sind unterschiedlich. Es gilt daher, sich für eine Variante zu entscheiden, die optimal zum jeweiligen Unternehmen passt. Online finden sich nützliche Ratgeber mit weiterführenden Informationen zum Thema Buchhaltungssoftware. Diese helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, welche den Betrieb langfristig in einer effizienten Arbeitsweise unterstützt und so dessen Fortbestehen sichern kann.
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