Buchführung: Ablage und Fristen im Griff haben
Ein Unternehmen zu gründen, ist eine Mammutaufgabe. Vor allem Start-ups müssen mit ihrer Idee ihre Position auf einem Markt finden, der meist noch nicht existent ist. Auch wenn der Fokus der Gründer mitunter auf der Etablierung der Marke liegt, sollten die organisatorischen Aufgaben hinter den Kulissen nicht unterschätzt werden. Oft ist es die Buchführung, die zu kurz kommt. Doch auch wenn man sich mit ihr kaum beschäftigt hat: Mit der richtigen Organisation gelingt die Buchführung wie von alleine.
Eine konsequente Buchführung bietet u.a. einen Überblick über aktuelle Forderungen und Verbindlichkeiten und damit Unterstützung bei Entscheidungsprozessen. Bildrechte: Flickr Close-up of the receipts spooling out ben_osteen CC BY 2.0 Bestimmte Rechte vorbehalten
Warum muss man überhaupt Buchführung machen?
Die Dokumentation der entstehenden Geld- und Leistungsströme in einem Unternehmen – unabhängig davon, ob es sich um ein Start-up handelt oder nicht – hat mehrere Gründe. Zum einen sind die Buchführungspflichten gesetzlich geregelt, denn Unternehmen müssen genauso wie die Bürger Steuern zahlen. Weiterhin dient die Buchführung dem Schutz von Kunden, Geschäftspartnern und Gläubigern, denn diese sind auf wahrheitsgemäße Informationen über den Zustand des Unternehmens angewiesen. Leiht man sich das Kapital für die Gründung eines Start-ups beispielsweise bei einer Bank, dann verlangt diese in der Regel eine ausführliche und regelmäßige Dokumentation der Geschäftsvorgänge. Und zu guter Letzt schützt eine konsequente Buchführung auch den Gründer bzw. Unternehmer. Schließlich bietet sie einen Überblick über aktuelle Forderungen und Verbindlichkeiten und damit Unterstützung bei Entscheidungsprozessen.
Tipp 1: Rechnungen richtig schreiben
Mit einer Rechnung können Unternehmer die erbrachten Leistungen sowie Lieferungs- und Zahlungsbedingungen schriftlich fixieren. Der Kunde hat sogar in den meisten Fällen Anspruch auf eine Rechnung, denn nur mit ihr kann er bestimmte Leistungen von der Steuer absetzen oder Garantieansprüche geltend machen. Ratgeber im Internet bieten detaillierte Informationen und Rechnungsvorlagen an. Nachfolgend sind die steuerrechtlichen Anforderungen aufgelistet, die in jedem Fall auf eine Rechnung gehören:
- Name und Anschrift des Unternehmers und Rechnungsempfängers
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Erbrachte Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder erbrachten Leistung
- Rechnungssumme
- Umsatzsteuernummer
- Hinweis, wenn man als Kleinunternehmen von der Umsatzsteuer befreit ist
Tipp 2: Frist für die Umsatzsteuer-Voranmeldung einhalten
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erscheint komplizierter, als sie es im Endeffekt ist. Generell muss ein Unternehmen für jeden Umsatz, den es generiert hat, Steuern zahlen – die sogenannte Umsatzsteuer. Für Lebensmittel und kreative Leistungen liegt der Satz bei 7, bei allen anderen Leistungen bei 19 Prozent, auch wenn es dabei einige Ausnahmen gibt. Um die Steuerlast für Unternehmen gleichmäßig auf das Jahr zu verteilen, ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt Pflicht. So muss der Unternehmer die Umsatzsteuer nicht auf einen Schlag bezahlen und das Finanzamt weiß, dass das Unternehmen liquide ist. Die erste Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bereits im Monat nach der Gründung fällig, wobei das Dokument digital spätestens zum 10. des Monats an das Finanzamt zu übermitteln ist.
Ob dies vierteljährlich oder monatlich geschehen muss, hängt von der Höhe der im Vorjahr gezahlten Umsatzsteuer ab. Betrug die Umsatzsteuer mehr als 7.500 Euro, dann muss sie fortan monatlich gemeldet werden. Lag der Betrag bei weniger als 7.500 und über 1.000 Euro, dann ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich fällig. Hilfreich ist das kostenlose Programm ELSTER (Kurzform von „elektronische Steuererklärung“), das eine Vielzahl von Steuer-Formularen bereithält.
Tipp 3: Organisation der Ablage ist das A und O
All die Arbeit mit der Buchführung bringt nichts, wenn die Belege unvollständig sind und man deshalb Betriebsausgaben nicht von der Steuer absetzen kann. Deshalb sollte man mit der Gründung des Unternehmens ein System etablieren, das Ordnung in das Zettelwirrwarr bringt. Am praktischsten ist es, wichtige Belege digital zu speichern, und zwar alle Dokumente und Ordner immer im gleichen Format, damit man die Belege auch wiederfindet. Zudem sollte das physische System aus mehreren Ordnern bestehen, damit beispielsweise private und geschäftliche Ausgaben nicht verwechselt werden. Mit einer guten Organisation ist die Buchführung schon halb erledigt.
Kommentare