Grundlagen des Projektmanagements: Methoden, Techniken und Tipps

Projektarbeit und Projektmanagement durchdringen unser privates und berufliches Leben

Schon immer ist das so. Nur wurde es so noch nicht immer benannt. Was sind Projekte? Projekte liefern etwas Neues, etwas Einmaliges. Das können riskante Unternehmungen sein, Expeditionen zum Beispiel, bei denen niemand weiß, wo die Reise hingeht. Nur das Ziel steht fest: etwas Neues entdecken! Oder man entwickelt ein neues Produkt, für das niemand voraussagen kann, wie es vom Kunden angenommen wird oder ob sich das Neue einmal ins Tägliche wandelt. Projekte können komplex sein. Doch sind sie immer klar in ihrer Zielstellung. Wenn der Projektauftrag (und damit das Ziel) unklar ist, liefert das Projekt Ergebnisse, die nicht zu gebrauchen sind. Projekte sind außerdem zeitlich begrenzt, sie besitzen definierte Start- und Endtermine.

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Projektarbeit kann sehr erfolgreich sein. Beispiele erfolgreicher Verläufe gibt es im Grunde, seitdem der Mensch Neues erschafft: der Bau der ägyptischen Pyramiden (2680 v. Chr.), die Entdeckung des Südpols (1911) oder der 57 Kilometer lange Gotthard-Basistunnel (2016). Zu oft jedoch stand Projektarbeit in der Kritik wegen überbordenden Budget- und Zeitbedarfs. Beispiele für misslungenes Projektmanagements sind etwa die Verlegung des ersten Transatlantik-Seekabels (1857), der Bau der Concorde (1969) oder jener der Elbphilharmonie in Hamburg (2017).

Traditionelles Projektmanagement

Ein traditionell agierender Projektleiter orientiert sich an einem Phasenmodell, bei dem die aneinandergereihten Abschnitte durch wichtige Etappenziele getrennt sind. Bereits zu Beginn des Projektes erarbeitet der Projektleiter einen Projektplan, den er später schrittweise abarbeitet. Zwar akzeptiert er Änderungen im Projektablauf, doch im Grunde sind sie ihm lästig. Denn immer wieder neue Anforderungen in den bestehenden Plan einzupassen, das kann sehr arbeitsintensiv sein. Da die Phasen im traditionellen Projektmanagement nacheinander durchlaufen werden, bezeichnet man dieses Vorgehen als Wasserfallmodell. Alles strömt in eine Richtung – dem Projektziel entgegen. Die Phasen des Wasserfallmodells sind:

• Die Initiierung ist die erste Phase der Projektarbeit. Hier entsteht der Bedarf, ein Projekt zu begründen. In der Regel ist der Bedarf von Unternehmenszielen geleitet.
  Nach dem Prüfen und Genehmigen der Projektidee startet der Projektleiter die Planungsphase. Gemeinsam mit seinem Projektteam werden Budgetbedarf geplant, Meilensteine, Risiken ermittelt, Vermeidungsstrategien entwickelt und Maßnahmen für Produkt- und Prozessqualität vorbereitet.
• In der Ausführungsphase arbeiten er und sein Team die Pläne dann Schritt für Schritt ab.
• Parallel überwacht der Projektleiter in der Phase Überwachen- und Steuern Plan- und Istwerte. Gerät das Projekt aus dem Fahrwasser, steuert er zurück auf den ursprünglich geplanten Kurs.
• Die letzte Phase ist der Projektabschluss. Eine wichtige Voraussetzung, ein Projekt abzuschließen, ist die formale Bestätigung des Projektergebnisses durch den Auftraggeber. Unerledigte Aufgaben werden in einer Liste gesammelt, entsprechenden Verantwortlichen zugeordnet sowie mit einem verbindlichen Erledigungstermin versehen.

Für das traditionelle Verfahrensmodell eignen sich Projekte, deren Anforderungen und Meilensteine bereits bei Projektstart fixiert werden müssen.

Agiles Projektmanagement

Wie bei der traditionellen Strategie plant auch der agile Projektarbeiter sein Vorgehen, doch er bevorzugt deutlich kürzere Planungs- und Realisierungszyklen. Nach jedem Zyklus (auch als Sprint bezeichnet und jeweils mit einer Dauer von ca. vier bis acht Wochen) passt er dem Verlauf den Kundenwünschen an. Das agile Projektmanagement wird insbesondere von drei Akteuren bestimmt:

• Der Product Owner kennt den Produktkern sehr genau und ist mit dem Marktumfeld bestens vertraut. Der Product Owner sammelt dafür von Kunden und wichtigen Stakeholdern Anforderungen ein und wandelt sie in User-Storys um. Das sind kleine Textstücke, die technische Funktionen aus Nutzersicht beschreiben.
• Der Scrum Master kümmert sich um alle organisatorischen Dinge, sodass Architekten, Entwickler, Designer und Tester ungestört arbeiten können.
• Das Entwicklerteam arbeitet sehr selbstständig. Nach jedem Sprint richtet das Team seine Arbeit neu aus, wobei es sich an den vom Product Owner priorisierten Elementen in dessen Liste orientiert.

Standards im Projektmanagement

Standards helfen, die gleichen Tätigkeiten auf die gleiche Art und Weise zu erledigen – unabhängig von Projektkomplexität, Branchenzugehörigkeit und Unternehmensgröße. Die drei folgenden im Projektmanagement festlegenden Institute haben sich in Deutschland etabliert.

• Project Management Institute (PMI) ist der größte Fachverband für Projektmanagement weltweit. Das PMI zertifiziert Projektleiter. Die beliebteste Zertifizierung ist der Project Management Professional (PMP).
• International Project Management Association (IPMA) besteht aus Mitgliedsorganisationen, die sich über 60 Länder rund um den Globus verteilen. Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) ist in Deutschland aktiv. Das Zertifizierungssystem ist vierstufig, an dessen Spitze steht die Qualifizierung zum Projektdirektor.
• PROjects IN Controlled Environments (PRINCE2) wurde als Regierungsstandard für Projektmanagement im Bereich der Informationstechnik in Großbritannien entwickelt. Es hat sich inzwischen auch in anderen Ländern etabliert, ist jedoch – gemessen an den Mitgliederzahlen – nicht so stark wie die anderen beiden in Deutschland vertreten.

Drei Tipps für angehende Projektleiter

• Einen klaren Auftrag definieren: Während der Projektinitiierung können Projektauftraggeber und wichtige Stakeholder zumeist nur schemenhaft und wenig genau skizzieren, wie der Liefergegenstand des Projektes aussehen soll. Drängen Sie vor dem Projektstart auf einen klaren Auftrag. Lassen Sie sich das Projektziel und die Rahmenbedingungen schriftlich bestätigen. Unterschreiben Sie beide – Projektleiter und Auftraggeber – den Vertrag.
• Definieren Sie Ihre Ziele S.M.A.R.T, das heißt: spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert.
• Richtig  kommunizieren: Reden Sie, erklären Sie sich, hören Sie zu, tauschen Sie sich aus, kommunizieren Sie! Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil jedes positiven Verlaufes, wenn nicht sogar das wichtigste Werkzeug eines erfolgreichen Projektleiters.

^{Foto/Thumbnail: ©venimo/Depositphotos.com}