In 6 Schritten zur Buchhaltung 4.0

Der Buchhalter der Zukunft setzt sich mit intellektuellen Arbeiten auseinander, wie der Interpretation von Daten. Foto: ©scanrail/Depositphotos.com

Intelligente Software in der Buchhaltung ist mit einer Lernfähigkeit ausgestattet, die Routinetätigkeiten künftig selbst ausführt. Der Buchhalter der Zukunft beschäftigt sich dann nicht mehr mit eben solchen Angelegenheiten, sondern mit intellektuellen Arbeiten, wie der Interpretation von Daten. Darüber hinaus ist die kommende Generation an Mitarbeitern ganz selbstverständlich mit digitalen Werkzeugen aufgewachsen. Sie trägt daher auch neue Kompetenzen in Unternehmen hinein, auf die Arbeitgeber sich heute bereits einstellen müssen.

Unternehmen müssen alle diese Veränderungen nicht nur identifizieren und bewerten. Sie stehen darüber hinaus vor der Aufgabe, die für sie optimale Umsetzung zu realisieren, um zukunftsfähig zu bleiben. Anbei sechs einfache Schritten, was Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltung beachten müssen.

Schritt 1: Strategie festlegen

Das Fundament für jeden Digitalisierungsprozess sollte eine auf das Unternehmen abgestimmte Strategie sein. Diese ist von großer Bedeutung und beinhaltet unter anderem die Benennung von Verantwortlichkeiten, eine Auswahl von kompetenten Partnern und eine gut vorbereitete Infrastruktur. Im ersten Schritt geht es für Unternehmen aber vorrangig darum, eine Bestandsaufnahme der vorliegenden Gegebenheiten zu erarbeiten sowie konkrete Ziele und Anwendungsbereiche festzuhalten. Die Verantwortung für die Digitalisierung obliegt zunächst den Entscheidungsträgern, um im nächsten Schritt fachliche Kompetenzen einzubeziehen und schlussendlich sowohl die Buchhaltung als auch andere Firmenabteilungen auf die Umstellungen vorzubereiten. In der Planungsphase sollten zudem kompetente Berater und Fachleute miteinbezogen werden, um Bedarf und tatsächliche Möglichkeiten abzustimmen. Vorhandene Partnerunternehmen, die schon digital gut aufgestellt sind, können als Orientierungshilfe dienen und sollten für einen Erfahrungsaustausch herangezogen werden.

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Schritt 2: Infrastruktur schaffen

In den meisten Unternehmen muss, bevor der Digitalisierungsprozess beginnen kann, erst einmal die passende Infrastruktur geschaffen werden. Der Aufbau einer Organisationsstruktur, die für die digitale Buchhaltung geeignet ist, erfordert – angefangen bei der Bestandsanalyse über die Bedarfsermittlung und die technische Planung bis hin zur Ausführung – fundiertes Fachwissen. Unternehmen sind hier also gut beraten, bei der Entwicklung Experten ans Werk zu lassen. Hierbei gilt vor allem, diese externen IT-Dienstleister von Beginn an in die Planung miteinzubeziehen. Erst nach dem vollständigen Abschluss der Planungsphase erfolgt die Realisierung der Infrastruktur. Die bestehende IT-Landschaft im Unternehmen kann als Basis für die neue Infrastruktur dienen, um Bestandsanwendungen weiter zu betreiben. Ergänzend dazu werden dann die zusätzlichen Voraussetzungen der künftigen Anforderungen implementiert. Eine Infrastruktur, die für die digitale Transformation gerüstet ist, zeichnet sich vor allem durch Flexibilität, Adaptionsfähigkeit und Sicherheit aus.

Schritt 3: Die richtige Buchhaltungssoftware finden

Die richtige Buchhaltungssoftware ist der zentrale Bestandteil für die zukünftig digitale Buchführung. Wie schon bei der Strategie gilt: Kein Unternehmen ist wie das andere. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Strukturen und damit auch besondere Anforderungen an die Buchhaltung. Grundsätzlich hat die Software in der Buchhaltung die Aufgabe, die Buchführung zu vereinfachen, Abrechnungen zu erstellen und Steuerunterlagen zusammenzustellen. Darüber hinaus muss sie zudem für eine Archivierung der digitalisierten Belege zuverlässig und gemäß den gesetzlichen Vorgaben sorgen. Was viele Entscheider hier schnell vergessen: Auch die Buchhaltungssoftware muss den Vorgaben der Gesetzgebung entsprechen und sollte dementsprechend auf dem aktuellsten Stand sein. Es gilt daher, der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Bei der Auswahl einer geeigneten Software sollten Unternehmen darauf achten, dass die grundlegenden Funktionen, wie Buchführung, Belegerfassung, Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, aber auch die Verwaltungvorhanden sind.

Unternehmen sollten bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware auf folgende Punkte achten:

•  Buchungen von Ein- und Ausgangsrechnungen: Programmassistent kann Scans einlesen und automatisch buchen
• Verwaltung von Belegen muss den gesetzlichen Vorlagen entsprechen – sämtliche Dateien sollten mit ihrer Versionshistorie abgespeichert werden
• Nicht jede Abrechnungsart ist notwendig! Darauf achten, dass die benötigte auch zuverlässig funktioniert
• Auf richtige ELSTER-Schnittstelle zum Finanzamt achten, da Umsatzsteuer vierteljährlich oder monatlich erfolgen muss
• Tool sollte Berechnungen selbstständig ausführen und Angaben überprüfen, um Verwaltungsprozess so zu erleichtern
• DATEV-Schnittstelle zum Steuerbüro für vereinfachte Zusammenarbeit
• Desktop-Software (lokal, einmalige Anschaffungsgebühr, Unternehmen muss für Aktualität sorgen, benötigt stabile Infrastruktur des internen Servers) vs. Cloud-Software (extern, monatliche Gebühr, Aktualität vom Anbieter gewährleistet, benötigt schnelle Internetverbindung): Vor- und Nachteile abwägen
• Einfache Bedienbarkeit und angebotenen Support beachten

Schritt 4: Mitarbeiter ins Boot holen

Die Infrastruktur bildet die technische Basis für die Digitalisierung in einem Unternehmen. Die Transformation der Buchhaltung steht und fällt jedoch mit den Mitarbeitern. Denn auch die beste Technologie kann ihr Potential nur ausschöpfen, wenn die Mitarbeiter wissen, wie sie dieses einsetzen müssen. Wichtig ist hierbei, dass nicht nur die Mitarbeiter der Buchhaltung, sondern alle von der Entscheidungs- bis hin zur Produktionsebene gleichermaßen an der Umsetzung beteiligt sind. Um das Gelingen der Umstellung zu sichern, muss daher die gesamte Belegschafft von der Effektivität des Unterfangens überzeugt sein. Schulungen helfen hier denjenigen Mitarbeitern, die täglich mit der digitalen Buchhaltung arbeiten oder teilweisen Zugriff auf verarbeitete Daten haben, die neuen Prozesse zu verstehen. Auch neue Teamstrukturen nach der Implementierung sind manchmal notwendig.

Schritt 5: Kunden informieren

Die digitale Transformation in der Buchhaltung bringt zahlreiche Neuerungen mit sich, die nicht nur die Firma selbst betreffen. So verändert die digitale Buchhaltung das Unternehmensportfolio hinsichtlich Angebot und Service. Zahlreiche Prozesse in der Buchhaltung erfahren durch die Digitalisierung eine Automatisierung, die auch die Kundenkommunikation, insbesondere mit Bestandskunden, betreffen. Dazu gehören die Angebotserstellung, die Rechnungsstellung, das Mahnwesen, aber auch Lieferabläufe und der Kundenservice. Unternehmen sollten daher nicht nur einfach die Veränderungen kommunizieren, sondern über die Vorteile aufklären und gleichzeitig motivieren, diese Transformation zu unterstützen. So müssen Kunden beispielsweise aktiv zustimmen, um Rechnungen in digitaler Form per E-Mail zu erhalten. Um hier Vertrauen zu schaffen, sollte das Unternehmen über die Vorteile der elektronischen Rechnung aufklären und den Kunden so aktiv auf die Umstellung vorbereiten.

Schritt 6: Testen und Implementieren

Um Fehler rechtzeitig zu erkennen und beheben zu können, sollten Unternehmen die Arbeitsprozesse der digitalen Transformation einer mehrwöchigen Testphase unterziehen. Die digitale Transformation in der Buchhaltung schafft häufig eine stärkere Vernetzung von Arbeitsprozessen, die nun in Abhängigkeit zueinander stehen. Diese sekundären Arbeitsabläufe müssen dann im Anschluss intensiv getestet und Mängel behoben werden. Ziel der Testphase ist es, das System auf seine Zuverlässigkeit hin zu überprüfen, bevor das Unternehmen mit den Arbeitsprozessen nach außen und an den Kunden herantritt. Denn ist das Unternehmen erst einmal auf digitalen Wegen unterwegs, erwartet der Kunde eine reibungslose Abwicklung des Dienstleistungsprozesses für eine Kauf- oder Auftragsentscheidung. Für die Kundenbindung ist es daher entscheidend, dass die Arbeitsprozesse ausnahmslos funktionieren.

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