Erfolgreiches Projektmanagement – das sollten Sie wissen
Projektmanagement gehört bei den meisten Unternehmen zu den zentralen Bestandteilen des internen Ablaufs. Das Ziel besteht darin, die Arbeit aller Angestellten effizienter zu machen und so die Einnahmen und die Produktivität des Unternehmens zu vergrößern. Das Projektmanagement teilt zu diesem Zweck die Aufgaben der Mitarbeiter in Projekte auf, die dann vom Projektmanager verwaltet werden.
Warum ist gelungenes Projektmanagement so wichtig?
Die DIN 69901-5:2009 nennt als Ziel des Projektmanagements die korrekte Planung und Steuerung, sodass Chancen genutzt und Risiken eines Projektes begrenzt werden. Außerdem soll das Projekt im Kostenrahmen, in der angestrebten Qualität und termingerecht beendet werden. Projektmanagement, das funktioniert, stellt somit den Erfolg eines Projekts sicher. Es wird damit zur tragenden Basis des Unternehmens. Aus diesem Grund lohnt es sich, nach Möglichkeiten zu suchen, um das Projektmanagement zu verbessern.
Was zeichnet gutes Projektmanagement aus?
Grundsätzlich sollten alle Beteiligten vom Projektmanagement profitieren. Dabei geht es nicht nur um die Interessen der Unternehmensführung, sondern auch um die Mitarbeiter selbst. Unter anderem ist es mit gutem Projektmanagement möglich, für Abwechslung bei den Aufgaben zu sorgen. Projekte werden von Grund auf geplant, sodass das Unternehmen in der Lage ist, mit mäßigem Risiko auch neue Wege zu gehen und neue Technologien oder Ansätze auszuprobieren. Das sorgt für Abwechslung und erhält die Spannung bei der Arbeit. Weiterhin finden häufig auch neue Teams zusammen, sodass das kollegiale Verhältnis der Projektbeteiligten unterstützt und gestärkt wird. Die Motivation der Mitarbeiter steigt – auch deshalb, weil mit dem Projekt klare Ziele definiert werden, die zu erreichen sind. Ein gesetztes Ziel ermöglicht effizienteres Arbeiten und bewirkt ein gutes Gefühl, wenn es erreicht (und vielleicht – wenn es sich um ein größeres handelt – sogar im Kollegenkreis gefeiert wird). Wer daran gewöhnt ist, in Zielen und Projekten zu denken, wird zu einer besonders wertvollen Arbeitskraft, die ihre Zeit bewusst und sinnvoll einsetzen kann.
Hilfsmittel für verbessertes Projektmanagement
Aufgrund der großen Bedeutung, die sinnvolles Projektmanagement für den Erfolg eines Unternehmens hat, wurden zahlreiche Mittel und Methoden entwickelt, die das Projektmanagement unterstützen sollen. Diese lassen sich unterscheiden in allgemeine Tipps und in Tools, die zum Beispiel in Form von Software veröffentlicht wurden oder als Dienstleistung angeboten werden.
Die Bedeutung der Zielsetzung
Wesentlich für gutes Projektmanagement ist ein klar definiertes Ziel. Wenn nicht klar ist, was mit dem Projekt erreicht werden soll, nützen alle anderen Maßnahmen nicht viel. Auf der anderen Seite kann ein intensiv durchdachtes und eindeutiges Ziel die Arbeit deutlich erleichtern. Das definierte Ziel sollte allen Projektteilnehmern mitgeteilt werden – unabhängig von den ihnen zugedachten Aufgaben. Anschließend können Teilziele definiert werden, die dann von den Mitgliedern des Projektteams erreicht werden können.
Software und weitere Tools
Es kann für das Projektmanagement sehr nützlich sein, wenn es durch spezielle Software gestützt wird. Hier lohnt es sich, wenn Sie im Zweifel unterschiedliche Programme auszuprobieren, um dasjenige zu finden, das am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt. Auch das Outsourcing von Dienstleistungen kann sinnvoll sein: Unternehmen wie z.B. ebuero helfen als Büroservice, Kundegespräche anzunehmen und damit Managementaufgaben zu erleichtern.
Fristen setzen
Beim Projektmanagement geht es nicht nur um Inhalte, sondern auch um Zeit. Deshalb sollte kein Ziel ohne einen Termin definiert werden, an dem es erreicht werden soll. In vielen Unternehmen arbeiten Mitarbeiter schneller und effizienter, wenn die gesetzte Frist bald abgelaufen ist.
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