Zeitmanagement: Wie Sie Ihre Zeit optimal planen
Ihr Terminkalender ist voll und auf dem Schreibtisch stapelt sich die Arbeit. Am liebsten würden Sie die Vogel-Strauss-Methode anwenden: Den Kopf in den Sand stecken und gar nichts tun. Aber dafür werden Sie nicht bezahlt. Was also tun? In einer Serie stellt Ihnen Onpulson unterschiedliche Methoden des Zeitmanagements vor.
Was ist Zeitmanagement?
Unter Zeitmanagement versteht man das bewusste Kontrollieren der für Arbeitsaufgaben aufgewendeten Zeit. Zeitmanagement verfolgt als Ziel die Maximierung der persönlichen Effizienz. Zum Zeitmanagement gehört die Analyse, wie Zeit eingesetzt wird und das Festlegen von Prioritäten bei den verschiedenen Arbeitsaufgaben.
Bei einem guten Zeitmanagement haben Sie am Ende mehr Zeit. Diese zusätzliche Zeit sollten Sie aber nicht dafür verwenden, um noch mehr zu arbeiten, sondern Sie sollten die Zeit für schöne Dinge wie Erholung oder das Pflegen von Hobbies etc. nutzen. Unter einem guten Zeitmanagement versteht man primär ein gutes Selbstmanagement.
Durch gezielte Ausrichtung auf die Prioritäten in Ihrem Arbeitsleben können Sie das Wesentliche vom Unwesentlichen trennen und haben bereits vorher im Blickfeld, wann kleinere Katastrophen auftauchen könnten. Seien Sie sich aber darüber im Klaren, ob Sie überhaupt ein Zeitmanagement erlernen wollen. In unserer heutigen Gesellschaft wirkt es „wichtig“, wenn wir immer unter Stress und Zeitdruck stehen. Auch die Aussage: „Ich habe gerade keine Zeit, ich bin im Stress“, wird gerne benutzt, um wichtig zu erscheinen. Fragen Sie sich, ob Sie dieses Image aus irgendwelchen persönlichen Gründen vielleicht aufrecht erhalten wollen?
Problematiken im Zusammenhang mit Zeitmangament
Ablenkungsmanöver: Wir alle sind Meister des Ablenkens. Anstelle sich auf die wesentliche Arbeit zu konzentrieren, telefonieren wir, checken unaufhörlich Mails oder reden mit unseren Kollegen.
Wenig intensiv: Viele Menschen arbeiten sehr oberflächlich und beschäftigen sich nicht intensiv mit den einzelnen Arbeitsvorgängen. So wird die Arbeit nur halb erledigt. Und da der Teufel bekanntlich im Detail steckt, werden Details oft nicht berücksichtigt.
Sich verzetteln: Dies passiert, wenn man sich nicht auf eine Sache konzentriert, sondern tausend Arbeitsvorgänge am liebsten auf einmal erledigt. Die Folge ist Chaos.
Schlechtes Gewissen: Wenn Sie nicht genügend gearbeitet haben, peinigt Sie Ihr schlechtes Gewissen. Dies verfolgt Sie bis in den Feierabend hinein, und Sie können nicht richtig entspannen, weil sie von Ihrem schlechten Gewissen verfolgt werden.
Unkenntnis über die Materie: Sie haben Angst, sich in ein neues Thema einzuarbeiten und schieben die Arbeit vor sich her.
Konfliktscheue: Ein wichtiges Projekt steht an und Sie müssen es bei Ihren Arbeitskollegen, die Ihnen nicht wohlgesonnen sind, durchboxen. Da Sie Angst vor der Konfrontation haben, schieben Sie das Projekt immer wieder auf.
Zu sehr mit anderen Gedanken beschäftigt: Wenn Sie zu sehr mit Gedanken aus der Vergangenheit oder mit der Zukunft beschäftigt sind, wenn Sie private oder berufliche Probleme wälzen, dann können Sie sich schlecht auf Ihre Aufgaben konzentrieren.
Kein klar definierter Arbeitsbereich: Sie wissen nicht genau, wer in Ihrem Büro für was zuständig ist und kennen auch nicht Ihr genaues Arbeitsfeld. Die Arbeit wird von Kollege zu Kollege geschoben, mit der Zeit stapelt sie sich, gelegentlich wird sie abgearbeitet, doch keiner weiß genau, wer die Arbeit wirklich erledigen soll.
Methoden des Zeitmanagements
- A-L-P-E-N-Methode: Die A-L-P-E-N-Methode ist eine Vorgehensweise im Zeitmanagement. Sie ist sehr wirksam, und man erreicht schnelle Erfolge. Bei dieser Methode, die Lothar J. Seiwert erfunden hat, stellt man zu Beginn des Tages einen schriftlichen Tagesplan auf, der aus 5 Punkten besteht. Zum Artikel
- ABC-Analyse: Bei der ABC-Analyse geht man so vor, dass man -je nach Wichtigkeit – die zu erledigenden Aufgaben in die Klassen A, B und C unterteilt. Es ist eine Zeitmanagementmethode, die leicht zu handhaben ist, und bei der Sie Stress reduzieren können. Zum Artikel
- Das Pareto-Prinzip: Das Pareto-Prinzip geht davon aus, dass in 20% der Arbeitszeit 80% der Arbeit erledigt werden kann. Wenn Sie diese Methode des Zeitmanagements anwenden, werden Sie bald merken, wie stressfrei Sie arbeiten werden und wie viel zusätzliche Zeit Ihnen am Ende bleibt. Zum Artikel
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