Mitarbeitergespräche richtig führen

Natürlich stehen bei einem Mitarbeitergespräch die fachlichen Leistungen auf dem Prüfstand. Aber auch ein Rückblick auf die persönlichen Entwicklungen bietet sich an, um in beiden Bereichen den Grad der Zielerreichung zu ermitteln bzw. weitere Fördermaßnahmen abzuleiten.

Darüber hinaus dienen Mitarbeitergespräche auch dazu, Sicherheit zu vermitteln, klar zu kommunizieren, wohin das Unternehmen will und wie der Mitarbeiter in dieses Szenario eingebunden werden kann. Lassen Sie gemeinsam die letzten Monate Revue passieren. Wer hat was von wem erwartet? Wurden diese Vorstellungen erfüllt, Zusagen eingehalten? Und wenn nicht, warum?

Nutzen Sie dann aber vor allem den Blick nach vorne: Was soll in den nächsten Wochen und Monaten anders werden? Welche Ziele werden mit welchen konkreten Schritten verfolgt? Welche Perspektiven gibt es für den Mitarbeiter? Welche Erwartungen haben Sie als Führungskraft? Wie sieht dies der Mitarbeiter aus seiner Sicht? Alle Beteiligten sollten hier vor allem darauf achten, dass jeder Gesprächsteilnehmer ausreichend zu Wort kommt. Manchmal erfahren und bewegen wir durch Zuhören erheblich mehr als durch ständig neue und nachdrücklich gestellte Forderungen.

Vorbereitung ernst nehmen – Gespräche kristallklar führen

Je klarer unsere Gedanken sind, umso besser können wir diese unserem Gesprächspartnern vermitteln. Ein präziser Gedanke führt zu einer klaren Sprache und einem strukturierten Handeln. Geht es also, wie in einem Mitarbeitergespräch, um den Dialog, um Veränderungen in der Organisation oder andere gemeinsame Vorhaben, sollte eine entsprechende Vorbereitung selbstverständlich sein. Tür und Angelgespräche haben beim Smalltalk vielleicht noch ihre Berechtigung, geht es um die Zusammenarbeit im beruflichen Umfeld, signalisiert ein wertvoller Rahmen eine Wertschätzung dem Gesprächspartner gegenüber.

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Aber auch für uns selbst hat eine gute Vorbereitung Vorteile: Es macht uns sicherer, wir sind in der Lage, durch eine umfassende Recherche im Vorfeld und Kenntnis aller Fakten, auch unangenehme Themen anzusprechen und haben das gute Gefühl, das Ruder selbst in der Hand zu haben. Bei einem Mitarbeitergespräch ist es grundsätzlich wichtig, dieses möglichst ungestört (ohne Telefonanrufe, Unruhe durch ständige Störungen oder Lärm, weil das Gespräch z. B. in Produktionsnähe stattfindet) führen zu können. Was spricht dagegen, ein Mitarbeitergespräch an einen ungewöhnlichen, inspirierenden Ort zu verlegen? Vielleicht ein solches Gespräch sogar einmal mit einem Spaziergang in der freien Natur zu verbinden?

Die richtigen Fragen im Mitarbeitergespräch stellen

Mitarbeitergespräche werden oft nur deshalb geführt, weil etwas schiefgelaufen ist, durch organisatorische Umstrukturierungen auch Veränderungen für den Mitarbeiter anstehen oder es ansonsten irgendwelche nicht so erfreuliche Themen zu besprechen gibt. Dann spricht meistens der Vorgesetzte und der Mitarbeiter hört zu. Der Sinn eines Mitarbeitergesprächs ist grundsätzlich ein anderer:

Bei einem Austausch soll z. B. auch das Eigenbild mit dem Fremdbild verglichen werden und jeder Gesprächspartner wertvolle Impulse erhalten. Grundlage dafür ist es, weniger zu reden und mehr zu fragen. Die richtigen Fragen zum passenden Zeitpunkt erhöhen das Ergebnis. Dies schließt natürlich ein, dass die Führungskraft genauso offen für ein Feedback ist, wie sie dies vom Mitarbeiter erwartet. Oft sind wir in unseren Gedanken und Wahrnehmungen sowie der eigenen Erwartungshaltung so gefangen, dass nur ein offenes und direktes Aufzeigen ermöglicht, neue Wege (und seien diese erst einmal nur im eigenen Kopf vorhanden) zu beschreiten.

Eine aktive Sprache führt zur Verbindlichkeit!

Wenn wir einmal genau überlegen, was wir tagtäglich sprachlich ausdrücken und ebenso genau hinhören, was andere Menschen sagen, werden wir feststellen, dass unsere Sprache oft sehr unkonkret ist. Eigentlich wollte ich pünktlich zu unserem Termin kommen…, (wollte er nun oder wollte er nicht?), unter Umständen (welche) würde ich versuchen (wird er es tun oder nicht?), wahrscheinlich (ja oder nein?) gelegentlich (?) ein bisschen mehr (?) zu arbeiten… Unsere Sprache transportiert entweder Unsicherheit oder Sicherheit! Mit einer aktiven Sprache übernehmen Führungskräfte Verantwortung für das eigene Handeln und beweisen im Mitarbeitergespräch Souveränität. Oft wundern sich diese z. B., wenn nach einem Gespräch, in dem sie einem Mitarbeiter gegenüber Wünsche geäußert haben, nichts passiert. Werden diese nicht erfüllt, handelt es sich meistens nicht um böse Absicht (was wir unserem Gesprächspartner nur allzu oft und schnell unterstellen), sondern unsere Anweisungen waren einfach nicht präzise formuliert.

Wie oft passiert es, dass wir aneinander vorbei reden? Wir gehen aus einem Dialog und fühlen uns missverstanden. Jeder hat etwas anderes verstanden und handelt, wenn überhaupt, dann allerdings in bester Absicht, aufgrund dieser „Missverständnisse“. Unzufriedenheit und Frust wachsen. Zum einen liegt dies daran, dass unsere eigenen Gedanken nicht klar strukturiert sind, zum anderen daran, dass wir alle verlernt haben, wirklich zuzuhören. Wir nehmen die Worte zwar auf, oft aber nicht den Sinn dahinter wahr. Verständnis und Klarheit in der Sprache sind deshalb bei einem Mitarbeitergespräch enorm wichtig. Um ein solches jedoch wirklich professionell und souverän zu führen, bedarf es einigem mehr.

Checkliste Mitarbeitergespräch

Nutzen Sie die folgenden Tipps, damit Mitarbeitergespräche im Unternehmen zukünftig als Bereicherung gesehen werden und die Ergebnisse für alle Beteiligten ebenso deutlich erkennbar wie erfreulich ausfallen:

• Bereiten Sie sich auf jedes geplante Mitarbeitergespräch – das gilt für den Vorgesetzten ebenso wie für den Mitarbeiter – gewissenhaft vor.
• Sorgen Sie als Führungskraft für ein angenehmes Gesprächsklima.
• Entwickeln Sie sich vom Zuhörer über den Hinhörer zum Hineinhörer.
• Führen Sie durch Fragen das Gespräch, nutzen Sie öffnende Fragen (Wie?, Was?, Welche?), damit Informationen fließen.
• Definieren und vereinbaren Sie ein gemeinsames GesprächsZiel.
• Nutzen Sie die ProaktiveSprache und zeigen Sie damit Souveränität.
• Verbleiben Sie am Ende des Mitarbeitergesprächs konkret.
• Überzeugen Sie, falls nötig, mit Begründungen.
• Seien Sie authentisch in Mimik, Gestik und Sprache.
• Egal was Sie sagen, wichtig ist, was Ihr Gesprächspartner versteht.