9 Regeln für reibungsloses Management von Daten

Eine klare Zuordnung von Content-Elementen verhindert lästige und komplexe Suchprozesse. Foto: ©maxkabakov/Depositphotos.com

Doch was müssen Unternehmen am Anfang, das heißt bereits beim Anlegen der Daten, beachten? Welche Grundregeln gibt es für die Datenpflege? Und was sollten alle an dem Datenpflegeprozess Beteiligten wissen?

1. Die Struktur muss klar und logisch sein

Eine IT-Landschaft besteht, je nach Unternehmen, aus zahlreichen Systemen. Im Idealfall ist diese Landschaft so aufgebaut, dass sie auch ohne detailliertes Handbuch für am Datenmanagement Beteiligte nachvollziehbar ist. Damit im Rahmen der Datenpflege jeder schnell erkennt, welche Daten wo liegen und – zum Beispiel bei einer Aktualisierung – wo gespeichert werden müssen, sollte die Struktur der Systemlandschaft klar und logisch sein. Das heißt konkret: Ob CRM-, ERP– oder PIM-System – sie alle sollten ihre ganz bestimmten Aufgaben in der Landschaft haben und einen klar definierten Zweck erfüllen.

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2. Jeder Inhalt hat nur eine Quelle

In einer vielfältigen Systemlandschaft besteht eine goldene Regel: Jedes Content-Element hat nur eine Quelle, wird dahert in nur einem System gepflegt. Dies ist unabhängig davon, ob das Content-Element anschließend in unterschiedlichen Systemen dargestellt wird. So wird z.B. der Preis oder die Artikelnummer initial im ERP-System gepflegt, auch wenn sie anschließend im PIM oder im Shop dargestellt werden. Diese Regel ist die Basis für erfolgreiche Prozesse im Datenmanagement, und auch dafür, dass die Synchronisation von Datenquellen überhaupt gelingen kann.

3. Ähnliche Content-Arten nicht in unterschiedlichen Systemen pflegen

Die Einkaufspreispflege findet im ERP-System statt? Die Verkaufspreispflege hingegen im PIM-System? Das ist eine Vorgehensweise, die nicht zu empfehlen ist. Unterschiedliche Verantwortliche mögen jeweils ihre individuellen Wünsche haben, welches das am besten geeignete System für ihren speziellen Zweck ist. Jedoch sollten Inhalte, die ähnlicher Natur sind und deswegen zusammen gehören, auch nur an einer Stelle vorliegen: Kundendaten gehören ins CRM-System, Produktdaten ins PIM-System, Bilddaten ins MAM-System usw. Diese klare Zuordnung von Content-Elementen verhindert lästige und komplexe Suchprozesse und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die gewollten Daten.

4. Verschiedene Prozess- und Freigabestufen einbauen

Dies ist ein Punkt, der gerne mal vergessen wird: Prozesse im Datenmanagement müssen genauso klar und logisch strukturiert sein, wie die Systemlandschaft, in der sie stattfinden. Für die Datenpflege sind in einem Unternehmen oft unterschiedliche Personen an unterschiedlichen Stellen beteiligt. Wer pflegt die Materialstammdaten? Wer ist für das PIM verantwortlich? Welche Person gibt die Media Assets frei? Und wer kümmert sich um den fremdsprachigen Content? Hier gilt es, genaue Prozess- und Freigabestufen zu definieren und einzuführen. Diese Festlegung hat das Ziel, die Komplexität in der Systemlandschaft und im ganzen Unternehmen zu verringern. Zudem verbessern klare Strukturen und Prozesse die Qualität der Daten und reduzieren den organisatorischen Aufwand – übersetzt heißt das, man spart am Ende Zeit und Geld.

5. Alle relevanten Informationen aus allen Systeme im Übersetzungsprozess beachten

Wer nur die Inhalte aus dem PIM-System übersetzen lässt, denkt leider zu kurz. Wenn nämlich kurzfristig der Content aus einem anderen System für einen bestimmten Zweck benötigt wird, geht das Übersetzungsprozedere wieder von vorne los. Es gilt, alle relevanten Inhalte aus sämtlichen Systemen direkt in den Übersetzungsprozess zu integrieren. Ob dabei ein Translation-Memory-System zum Einsatz kommt, ist sicherlich von der jeweiligen Infrastruktur und den Anforderungen abhängig.

6. Kanalspezifischen Content im Pflegeprozess berücksichtigen

Ob für den Online-Shop, eine Broschüre, einen Newsletter oder Social Media: Unterschiedliche Kanäle erfordern unterschiedlich aufbereiteten Content. Das muss man auch schon in der Datenpflege (und ganz am Anfang in der Datenanlage) berücksichtigen. Das bedeutet, Texte müssen entsprechend vorbereitet werden (zum Beispiel für Web und für Print), aber auch, dass alle zusätzlichen Content-Formen, wie zum Beispiel Bilder oder Videos, mit vorliegen.

7. Unnötige Informationsflüsse per Push-Info vermeiden

Was kostet wohl mehr Aufwand? Tägliche Statusmails, die ein System automatisch generiert, wegzuklicken oder zwischendurch den Status von bestimmten Produktdaten im System gezielt selbst zu prüfen? Ganz richtig: Die erste Variante ist zeitintensiver. Push-Mails erfüllen nicht zwangsläufig ihren Zweck, denn oft enthalten sie Informationen, die der Empfänger zu diesem Zeitpunkt – oder womöglich nie – gebraucht hätte. Es gibt stattdessen die Möglichkeit, im jeweiligen System aktuelle Änderungsreports zu erstellen und anzusehen. Dadurch gelingt ein sparsamer Umgang mit der Informationsvermittlung.

8. Unbeabsichtigte Änderungen von freigegebenen Daten verhindern

Wenn ein Datenbestand als „freigegeben“ gilt, dann sollte er auch nicht einfach geändert werden können – ohne dass die verantwortliche Person, die die Freigabe erteilt hat, erneut einen prüfenden Blick darauf wirft. Eine Art Sperre für Dritte verhindert, dass es zu unbeabsichtigten Änderungen und Fehlern im Datenbestand kommt, die im weiteren Datenmanagement-Prozess zu Problemen führen könnten.

9. Wildwuchs durch Content-Querübertragungen vermeiden

Die Daten liegen, wenn Sie sich an die erste Regel gehalten haben, schön sortiert in ihren jeweiligen Systemen. Sollte man sie nun am Ende für diverse Zwecke doch quer in andere Systeme übertragen? Die Antwort ist: Das würde nicht den Anforderungen an eine klare Systemstruktur gerecht werden. Mit diesem Vorgehen würde man eher einen Daten-Wildwuchs fördern und die Daten-Sichtbarkeit reduzieren, um die man sich ursprünglich so bemüht hatte.

Die oben beschriebenen Regeln gelten übrigens unabhängig vom Datenbestand. Das bedeutet: Egal, um welche Art von Daten es sich handelt – diese Prozess- und Strukturregeln sind entscheidend, wenn effizientes Datenmanagement gelingen soll. Darüber hinaus ist es wichtig, dass man regelmäßig überprüft, ob die eigene Systemlandschaft den Anforderungen eines reibungslosen Datenmanagements gerecht wird. Verfüge ich bereits über die richtigen Systeme? Machen die Prozesse so Sinn? Um dies zu analysieren, kann man auch das Know-how eines Experten heranziehen. Nur, wer die eigenen Strukturen und Prozesse immer wieder hinterfragt, wird am Ende auch auf Dauer sein Datenmanagement optimieren können.