Einkauf als Schlüsselabteilung für komplexe Strategieprozesse in Unternehmen

Industrie 4.0 ist in dem Kontext zu nennen, denn die zunehmende Automatisierung sorgt dafür, dass operative Aufgaben in den nächsten Jahren zunehmend wegfallen werden, hierfür jedoch strategische Aufgaben in den Vordergrund rücken. Hierbei lassen sich einige wichtige Eckpunkte nennen, die jeder Einkäufer im Hinterkopf behalten sollte und inhaltlich auch erprobt erlernen muss, um im Sektor Industrieeinkauf langfristig erfolgreich sein zu können:

• Lieferantenrecherche / Lieferantensuche
• Lieferantenauswahl / Lieferantenqualifizierung
• Elektronische automatisierte Bestellprozesse / E-Procurement Prozesse
• Ausschreibungen planen
• Komplexe Anfragen gezielt bei Lieferanten platzieren
• Angebotsanalysen erstellen
• Supply Chain Management / Optimierungen in der Lieferkette
• Qualifizierte Lieferantenbewertungen durchführen
• Strategische Entwicklung der Einkaufsprozesse (nachhaltige und optimierende Mengenplanungen, Bestandsreduzierungen, etc.)

Betrachten wir die Basis eines strategischen Beschaffungsmanagements:

Ein jeder versierter und erfahrener Einkäufer ist natürlich auf der Suche, die für das Unternehmen besten und leistungsstärksten Lieferantenpartner zu finden. Dies ist elementar, um die eigene Wettbewerbssituation im Unternehmen zu stärken, das Gesamtkostenniveau auf einen guten Marktschnitt zu bringen und die Gesamteffizienz der Unternehmung damit nachhaltig zu stärken.

Die effiziente Lieferantensuche kann als beispielhafte Aufzählung wie folgt erfolgen:

• Internetrecherche (Allgemeine Recherche oder über Lieferantensuchmaschinen)
• Recherche über Fachmagazine
• Recherche über Einkaufsfachportale
• Recherche über Branchenverbände
• Recherche über Fachmessen
• Recherche bei Verbandstreffen
• Recherche über Kataloge von potentiellen Lieferanten
• Recherche über Fach-Blogs
• Recherche über Fachbücher und Fachliteratur
• Recherche über Kollegen und sonstige Netzwerkbefragungen

Sind die passenden Lieferantenkontakte gefunden, müssen diese kontaktiert und im Detail analysiert werden. Die Lieferantenanzahl darf nicht unkontrolliert steigen, weil auch dieses den Aufwand und die Kostenstruktur im eigenen Unternehmen belastet.

Die Auswahl von Lieferanten sollte nach einem internen Lieferantenkriterienkatalog erfolgen. Dieser ist selbstredend nicht in jeder Firma identisch. Beispielhaft kann man aber davon ausgehen, dass folgende Pflichtkriterien immer enthalten sein sollten.

Kriterien zum Aufbau eines strategischen Lieferantenpartners:

• Produktqualität des Lieferanten
• Konditionenstruktur (Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen)
• Kundenservicelevel (Beratung, Projektunterstützungen, Bemusterungen, Kulanzverhalten)
• Marktstellung des Lieferanten (z.B. Monopolistenstellung oder Marktführer in Europa etc.)
• Nachhaltigkeit, Umweltschutz, Einhaltung von Menschenrechten, Allgemeiner Arbeitsschutz etc.
• Risikobewertung des Lieferanten (Finanzauskünfte zum Unternehmen, Ausfallwahrscheinlichkeit etc.)

In der allgemeinen digitalen und automatisierten Beschaffung liegen viele Vorteile, insofern ist es auch nicht verwunderlich, dass mehr und mehr Prozesse automatisiert werden, speziell im Sektor der C-Teilbeschaffung. Hierbei setzen zahlreiche Firmen bereits auf eine vollautomatische Beschaffung über vorab definierte Artikelportale, auf denen feste Lieferanten und feste Konditionen hinterlegt sind.

In einigen Betriebsbereichen setzt man auch auf die vollautomatische Bedarfssteuerung durch Kanbansysteme, welche durch die jeweiligen Lieferanten in primärer Eigenregie verwaltet werden können. Der Primärvorteil ist natürlich, dass „Handlingsaufwand“ im operativen Einkauf spürbar minimiert wird, man jedoch im Gegenzug die Verantwortung auf digitale und automatische Systeme legt. Auch diese Systeme sind nie komplett fehlerfrei und es bedarf einer komplexen Systemintegration und einer nachhaltigen Systembegleitung durch IT-Experten.

Lieferantenbewertung und Risikobewertung von Schlüssellieferanten:

Setzt man in einem Unternehmen bei wichtigen A-Produkten auf einige große Schlüssellieferanten, so bietet das durchaus Vorteile. Die Professionalität und Zuverlässigkeit des „großen Lieferantenpartners“ ist in der Regel nicht das Problem, sondern durch eine breite Erfahrungskurve des jeweiligen Lieferanten langjährig erprobt und perfektioniert worden. Dennoch ist eine regelmäßige Risikoeinstufung von Lieferanten unabdingbar, damit es zu keinen vollständigen Ausfällen in der eigenen Lieferkette kommen kann.

Diese Risikobewertung kann die folgenden Faktoren und Kriterien im Detail kontrollieren und in ein sinnvolles Bewertungsverhältnis bringen:

• Umsatz des Lieferanten pro Jahr und/oder pro Quartal
• Gewinnerwartungen pro Quartal / Gewinne im Vorjahr
• Anzahl der Werke
• Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter
• Qualitätsnormen und Zertifikate zur Qualitätssicherung und Erhaltung eines hohen Standards
• Weltweite Aufstellung des Lieferantenpartners vorhanden
• Aktive Trendforschungen und Ausrichtungen für die Zukunft des Lieferanten vorhanden

Als Empfehlung:
Sie sollten bei wichtigen Schlüssellieferanten regelmäßig aktuelle Lieferanteninformationen von Fachfirmen für Wirtschaftsauskünfte (z.B. Creditreform) einholen und die o.g. Zahlenwerte damit vergleichen bzw. einstufen.

Auch interne Vergleichszahlen sollten in diese Risikobewertung mit einfließen. Diese können z.B. die folgenden Kriterien sein:

• Marktentwicklung der Branche vom jeweiligen Lieferanten (z.B. Metallpreisentwicklungen etc.)
• Preisentwicklung des Lieferanten pro Quartal im Vergleich vom z.B. Vorjahr
• Qualitätskonstanz und Reklamationsquoten pro Quartal
• Lieferantenperformance und Serviceverhalten pro Quartal
• Konstanz in der Liefertreue und Zuverlässigkeit von Zusagen genereller Natur
• Marktentwicklungsquote und Trendforschung des jeweiligen Lieferanten
  Einkaufsumsatz mit dem Lieferanten ins Verhältnis zu seinem Gesamtumsatz setzen und daraus eine Kennzahl und Eigenbewertung bilden (Wichtigkeitsstufe für den jeweiligen Lieferanten in Bezug auf unsere Geschäftsverbindung ermitteln)

Wie beschrieben wird der strategische Einkauf der „Einkauf der Zukunft“ sein und den rein operativen Einkauf in den nächsten Jahren zunehmend verdrängen. Dies bietet Chancen, wenn man sich darauf als versierter Einkäufer einstellt, sein Fachwissen stetig ausbaut und seine eigene Methodenkompetenz stetig verbessert.

Wichtige Kernpunkte, Auswertungen und Tools für strategische Einkäufer sind z.B. die folgenden Elemente im strategischen Einkaufsalltag:

• Generelle professionelle Markterhebungen und Marktanalysen
• Multisourcing / Mehrquellenbeschaffung
• Dual-Sourcing / Zweiquellenbezug
• Single-Sourcing / Einquellenbezug
• Make or Buy Analysen / Analyse zur Eigen- oder Fremdfertigung
• Lieferanteneinstufungen und Bewertungen
• Lieferantenverhandlungen / Vorarbeit, Verhandlung und Nacharbeit
• Outsourcing Projektsteuerungen
• Investment- und High Performance Projektleitungen