Noch ein weiter Weg bis zum papierlosen Büro
Digitalisierung ist das beherrschende Thema für viele Unternehmen. Aktuell sind jedoch ein Großteil der deutschen Arbeitsplätze noch nicht so ausgestattet, dass Mitarbeiter wirklich digital arbeiten können. So die Ergebnisse "Digital Working Studie" von Host Europe.
Für die 1.000 befragten Angestellten mit Bürotätigkeit sind eine schnelle Internetverbindung und eine gute technische Ausstattung die zwei wichtigsten Elemente, um sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen.
Beim Blick auf den Standardbüroarbeitsplatz fehlt jedoch die moderne Technik, um rundum digital und ortsflexibel zu arbeiten. Festnetztelefon (83%), stationäre Computer (68%) und Faxgeräte (49%) gibt es noch sehr viel häufiger als etwa Laptops (37%), Smartphones (29%), Tablets (14%) oder Equipment für Videokonferenzen (19%). Teilweise haben Mitarbeiter im Homeoffice gar die besseren Bedingungen für digitales Arbeiten: Hier gehören Laptop (69%) und Smartphone (66%) zur Grundausrüstung. Auch Tablet (33%), Zugang zu Cloud-Speicher (31%) und Headset sowie Webcam für Videotelefonie (40%) sind eher zu finden als an einem Büroarbeitsplatz.
„Zwar sprechen alle von Digitalisierung, doch bei der technischen Ausstattung als zwingender Voraussetzung dafür ist aktuell in vielen Büros noch Luft nach oben. Unternehmen, die Prozesse digitalisieren wollen, sollten mit der Arbeitsplatzausstattung ihrer Mitarbeiter beginnen“, so Dr. Claus Boyens, Geschäftsführer von Host Europe.
Weiter Weg zum papierlosen Büro
Kaum eine Bürotätigkeit wird schon vollständig digital ausgeführt. Zeiterfassung (59%), Kalenderführung (49%), Protokolle (48%) und Schriftverkehr (36%) werden am ehesten rein digital erledigt. Meetings und Teambesprechungen (19%) gehören neben Unterschriften (9%) zu den nachvollziehbar am wenigsten digitalisierten Prozessen. Doch selbst die Dokumentenablage (28%) und Terminabstimmung (34%) erfolgt nur beim geringeren Teil der Büroangestellten rein digital. Dabei könnte die Digitalisierung gerade dieser Prozesse dazu beitragen, mühselige Tätigkeiten zu beschleunigen. Cloud-Dienste wie Office 365 vereinfachen und automatisieren Dokumentenmanagement, Kalendersynchronisation und E-Mail-Bearbeitung.
Sicherheit wird vor allem im mobilen Büro vernachlässigt
Je mehr Prozesse digitalisiert werden, desto wichtiger wird es, digitale Geräte und Dokumente zu schützen. Doch auch hier besteht noch erheblicher Nachholbedarf auf dem Weg zum digitalen Deutschland. 30 Prozent der Befragten verwenden weder ein Antivirenprogramm noch ist ihr Postfach mit Spam-Filter geschützt.
Fatal sind die Sicherheitsvorkehrungen beim Arbeiten unterwegs: 64 Prozent haben keinen Passwortschutz für ihre dienstlich genutzten Mobilgeräte. Nur eine Minderheit vermeidet riskantes Verhalten, indem sie den persönlichen Hotspot und die Bluetooth-Verbindung ausschaltet, wenn diese nicht benötigt werden. Drei Viertel der Befragten gehen demnach sehr unbedarft mit den dienstlich genutzten mobilen Endgeräten um.
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